Раздел 1. Введение в документационное обеспечение управления

Тема 1. Теоретические и информационные основы документационного обеспечения управления (ДОУ)

· Значение ДОУ.

· История документов.

· Документ в системе управления.

· Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

· Государственные стандарты в системе делопроизводства.

· Организация службы ДОУ в учреждении

Тема 2. Требования к оформлению реквизитов документов

· Формуляр документа

· Бланки документов

· Гербовые бланки

· Требования к реквизитам документа согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Примерное содержание раздела.

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Ключевые понятия: документ, документооборот, унификация, стандартизация, формуляр, бланк документа, реквизит.

Унификация и стандартизация документов. Единство правил оформления управленческих документов. Краткий обзор Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Категории стандартов: государственные, республиканские, отраслевые. Их краткая характеристика.

Виды документов и их классификация, функции документов.

Функции документа: информационная, коммуникативная, кумулятивная, правовая, управленческая, социальная, функция исторического источника

Виды документов: 1) по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.); 2) по месту составления (внутренние, внешние), 3) по содержанию (простые, сложные); 4) по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые); 5) по срокам исполнения (срочные, несрочные); 6) по происхождению (служебные, личные); 7) по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты); 8) по средствам фиксации (письменные, графические, фотокинодокументы). Их краткий обзор.

Понятие «реквизит документа», оформление реквизитов документов. Значение документов. Зависимость юридической силы документов от полноты и качества их оформления. Краткий обзор стандартных бланков, используемых в организациях. Требования к бланкам.

Методические указания.

При изучении темы следует исходить из того, что делопроизводство и корреспонденция – это важная информационная технология для оперативного планирования и управления предприятием. Делопроизводство базируется на действующем законодательстве.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве,

- это средство закрепления различным способом информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы составляют в соответствии с требованиями к расположению реквизитов, изложенными в ГОС Р 6.30-2003.

Вопросы для самоконтроля к теме 1:

1. Что такое документ и для чего он создается?

2. Каковы функции документа, и какую роль играют документы в работе управленческого аппарата?

3. Дайте определение документационного обеспечения управления.

4. Перечислите состав нормативно-методической базы делопроизводства.

5. Назовите известные вам государственные стандарты на документацию.

6. Какие нормативные документы определяют унифицированную систему организационно-распорядительной документации?

7. по каким признакам классифицируются документы?

8. Какие структурные подразделения занимаются документационным обеспечением управления?

9. Какие функции выполняют службы документационного обеспечения управления, каков их должностной состав?

10. Какие нормативные документы определяют порядок работы служб документационного обеспечения управления?

Вопросы для самоконтроля к теме 2:

1. Что такое формуляр документа и формуляр- образец?

2. Порядок оформления каких реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Виды расположения реквизитов в документе??

4. Какие реквизиты входят в общий бланк, в бланк для писем?

5. Как проектируются бланки?

6. Каков порядок адресования документа?

7. Каковы составные части адресата?

8. С помощью каких реквизитов и как оформляется согласование документа?

9. Какими отметками на документе оформляется процесс его прохождения в организации?

10. Назначение заголовка к тексту и отметки о приложении к документу. Как они оформляются?