Практические задания для студентов заочного отделения

1. Составьте письмо от имени городской администрации, адресуйте его нескольким однотипным организациям, предприятиям либо учреждениям. Используйте при составлении письма следующую содержательно-логическую схему: администрация города разрабатывает программу занятости населения, так как за последнее время активизировались процессы структурной перестройки производства, при этом сокращается объем выпуска продукции, поэтому администрация прогнозирует значительное количества работающих. Администрация осознает необходимость принятия срочных мер по обеспечению занятости населения, поэтому запрашивает данные от предприятий сколько ожидается высвобождения работающих, а если нет, то уточняет возможность трудоустройства безработных на предприятие.

2. Составьте несколько взаимосвязанных писем по следующей схеме: вы хотите купить некую продукцию от некого предприятия, однако не знаете подробностей (технические характеристик, цена, возможность поставки), фирма отвечает, что в вашем регионе у них есть представительство по адресу…., предлагает вам связаться с ними и запросить нужную вам информацию, вы обращаетесь в представительство, где вам дают все необходимые разъяснения и просят сделать официальный запрос, вы присылаете запрос, они отвечают на запрос, вы подтверждаете получение письма и говорите, что будете ждать, когда они с вами свяжутся с нетерпением.

3. Напишите письмо, в котором вы выражаете благодарность учреждению, которое недавно принимало вашу делегацию, пригласите делегацию этой фирмы принять участие в организуемой вами конференции или семинаре.

4. Составьте сопроводительное письмо к пакету документов, направляемых вами в вышестоящую организацию, филиалом которой вы являетесь, в связи с их запросом.

5. Напишите докладную записку по факту обнаружения недостачи материальных ценностей в вашем офисе на имя руководителя отдела, затем докладную записку руководителя отдела на имя руководителя предприятия, а после резолюции руководителя, объяснительные записки от сотрудников, которые могли быть к этому причастны или отвечали за сохранность материальных ценностей.

6. Составьте все необходимые документы для приема нового сотрудника на работу, оформите личную карточку, личное дело, издайте необходимые приказы. Затем, по прошествии времени переведите данного сотрудника на другую работу, предоставьте ежегодный оплачиваемый отпуск и отпуск без сохранения заработной платы на 14 календарных дней, а после увольте его по собственному желанию.

7. Составьте акт приема передачи материальных ценностей от увольняемого сотрудника сотруднику, принятому на его место.

8. Составьте протокол собрания акционеров, на котором было рассмотрено не менее 3-х вопросов, касающихся дальнейшего развития предприятия.

9. Составьте необходимые документы для передачи в архив входящей и исходящей корреспонденции 4-х летней давности, а также документы, сопровождающие уничтожение каких-либо дел.

10. Составьте должностную инструкцию секретаря-референта, штатное расписание предприятия (до 15 человек) и номенклатуру дел данного предприятия в зависимости от рода деятельности.

Вопросы для подготовки к зачету

1. Понятие о документе. Пакет общегосударственных нормативных документов, необходимых для ведения документации на предприятии.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Реквизиты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Виды бланков документов. Требования к бланкам документов. Понятие «фирменный бланк».

4. Порядок адресования документов. Составные части адресата.

5. Как и когда оформляется согласование документа.

6. Отметки, оформляемые в процессе прохождения документа в учреждении.

7. Назначение заголовка к тексту и отметки о приложении к документу. Особенности их оформления.

8. Учредительные документы, составляемые при образовании организации: устав и учредительный договор.

9. Организационные документы: Положение о структурном подразделении, Положение о персонале (Правила внутреннего трудового распорядка).

10. Организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание.

11. Оформление должностной инструкции.

12. Оформляются распорядительных документов. Требования предъявляют к текстам распорядительных документов.

13. Особенности составления приказа, указа, распоряжения.

14. Особенности составления решения, постановления.

15. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

16. Особенности составления протокола.

17. Особенность составления акта.

18. Служебные письма, их виды. Стиль современного делового письма.

19. Определение и назначение документооборота.

20. Типы документопотока.

21. Этапы технологической цепочки обработки и движения поступивших документов.

22. Цель регистрации документов.

23. Телеграммы, телефонограммы, факсы.

24. Претензионные, гарантийные, сопроводительные письма.

25. Справки.

26. Докладные и объяснительные записки.

27. Расписки, доверенности.

28. Контроль за исполнением документов.

29. Номенклатура дел организации.

30. Подготовка документов к архивному хранению.

31. Ведение и оформление трудовых книжек работников.

32. Коммерческая тайна предприятия. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

33. Возможности современных офисных систем для автоматизации ДОУ.

34. Экспертная комиссии по оценке важности документов.

35. Роль секретаря-референта или службы делопроизводства на предприятии.