Электронный офис

Информационный обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно. В современный офис поступает большой поток информации. Причем с каждым годом объем потока заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений – электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения этих задач крайне желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы – будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями (от англ. unified messaging). Суть единой среды обмена сообщениями сводится к следующему. Вся входная информация-документы, голосовые и факсимильные сообщения, электронные письма попадает в один почтовый ящик, т.е. в общее хранилище данных. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настольный компьютер, телефон или переносной компьютер. С помощью компьютера пользователь может рассмотреть список полученных сообщений и краткие аннотации. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно просмотрен, или прослушать его независимо от того, в какой форме оно посту пило. В то же время с помощью телефона пользователь получим возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся поблизости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.

При работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма в принципе может оставаться почти полностью скрытой от пользователя. Эта независимость дает ему возможность всецело сосредоточиться на содержании сообщения. Пользователь всегда может ознакомиться с любыми поступившими на его имя сообщениями независимо от формы сообщений, своего местонахождения и времени суток. Для этого нужен минимум технологических ресурсов.

При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в БД электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям. При этом сообщения хранятся отдельно. Были созданы системы, в которых все сообщения независимо от их формы хранятся в единой БД. Обычно такие системы представляют собой надстройку над программой электронной почты или системой поддержки коллективной работы, обеспечивающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систему обмена сообщениями. В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе MicrosoftExchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется надстройка unified messaging. В этом случае значительно удобнее выполнять преобразование между разными типами сообщений.

При условии применения в качестве аппаратной базы для систем голосовой почты учрежденческих АТС всегда существовала проблема обмена информацией между вычислительной и телефонной сетями. Без организации такого обмена режим unified messaging построить невозможно. Проблема упрощается с появлением компьютерно-телефонного оборудования на базе открытых стандартов – плат расширения для компьютера. Посредством этих плат можно строить большие и достаточно развитые в логическом плане системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной телефонии, работают под управлением обычных программ ЭВМ. Это упрощает получение нужной информации.

Компания Octel Communications предлагает своим клиентам программу Octel Unified Messenger, представляющую собой надстройку над системой MicrosoftExchange. Программа помещает все голосовые сообщения в Exchange Inbox (входной почтовый ящик обмена). Эта программа обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или электронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие современные продукты, система Octel Unified Messenger позволяет знакомиться с содержанием голосовых сообщений и электронных писем в дистанционном режиме с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в технологию включается модуль преобразования «текст-речь». Получатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не вешая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же переправлен отправителю электронного письма. При работе с Octel Unified Messenger для хранения всех сообщений независимо от их типа используется ExchangeSewer,

В целом в архитектуре можно выделить следующие основные компоненты: Exchange Sewer, Octel Sewer, клиентское ПО для рабочих станций, линии связи в учрежденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Sewer, поэтому нет необходимости следить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Аналогичным образом использование Exchange Sewer в качестве единого хранилища упрощает решение задач.

Octel Unified Messenger обладает качеством масштабируемости системы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и Octel Sewer, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей. Octel Unified Messenger – это единая среда обмена сообщениями, где все сообщения содержатся в одной БД,

В офисной работе постоянно приходится обращаться к правовой информации. Это необходимо для того, чтобы принимаемые решения не противоречили правовым законодательным нормам. Эта задача в информационном плане решается на базе АИПС. Базы данных документальных АИПС могут содержать редуцированные (сокращенные) характеристики или полные тексты нормативных документов – законов, указов, постановлений, инструкций и других видов документов органов власти и управления. К редуцированным основным характеристикам какого-либо определенного нормативного акта в данном случае могут быть отнесены поисковый образ документа, его аннотация или реферат и адрес хранения самого документа. В случае необходимости обращения к тексту документов пользователь находит нужный документ по его адресу. При условии поиска документов в полнотекстовой базе данных пользователю на его запрос выдаются полные тексты всех релевантных документов.

Для актуализации и целостности БД правовых АИПС фирмы-разработчики обеспечивают сопровождение этих систем, как правило, на договорных началах. В России наиболее известными являются информационно-правовые справочные системы «Консультант Плюс», «Гарант-Сервис», «Кодекс», «1С: Электронный справочник бухгалтера», «Консультант-Бухгалтер».

Одной из рациональных форм построения ИТ электронного офиса являются пакеты программ, реализующие интеграцию офисных задач. Примером может служить известный пакет Microsoft Office. В этом пакете реализованы технологии текстовых редакторов, электронных таблиц, машинной графики, мультимедиа, СУБД и др., рассматриваемые в соответствующих разделах. Если деятельность определенных организаций в значительной степени связана с использованием компьютерных ИТ, средств и методов преобразования информации, то их обычно называют электронными офисами. Они представляют собой систему автоматизации работы фирмы, основанную на рациональном применении средств вычислительной техники, передачи данных и связи.