Инспектора по кадрам

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инспектор по кадрам является сотрудником отдела кадров, осуществляющим учет персонала, и непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

1.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказами (рас­поряжениями) руководителя организации по представлению заведующего отделом кадров.

1.3. Инспектор по кадрам руководствуется в своей работе действующим законодательством Россий­ской Федерации в сфере труда, трудовых отношений и охраны труда, информации и документации, нор­мативными правовыми актами и методические документы Минтруда России, уставом организации, при­казами (распоряжениями) руководства, положением об отделе кадров, настоящей должностной инструк­цией.

1.4. На должность инспектора по кадрам назначаются лица со средним специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или с начальным профессиональным образованием, специ­альной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее трех лет, в том числе в дан­ной организации не менее 1 года.

1.5. Инспектор по кадрам должен знать структуру организации, распределение обязанностей между руководством; порядок учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служа­щих; порядок исчисления общего и непрерывного стажа работы; правила составления и оформления до­кументов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопас­ности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами делового этикета.

2. ОБЯЗАННОСТИ

Инспектор по кадрам обязан:

2.1. Вести учет личного состава организации, его подразделений, оформлять установленную доку­ментацию по кадрам.

2.2. Осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудо­вым законодательством, положениями, инструкциями, приказами.

2.3. Формировать и вести личные дела работников, своевременно вносить в них изменения, связан­ные с трудовой деятельностью.

2.4. Готовить необходимые документы для квалификационной и аттестационной комиссий и пред­ставления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям.

2.5. Участвовать в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам.

2.6. Изучать движение и причины текучести кадров; принимать участие в разработке мероприятий по их устранению.

2.7. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выда­вать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.8. Вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.9. Оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семь­ям, потерявшим кормильца, и представлять их в органы социального обеспечения.

2.10. Вести архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив.

2.11. Оформлять больничные листы на всех работающих.

2.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соб­людением графиков очередных отпусков.

2.13. Контролировать состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.14. Вести учет нарушений трудовой дисциплины и общественного порядка и контролировать свое­временность принятия соответствующих мер администрацией, трудовыми коллективами структурных подразделений.

2.15. Обеспечивать составление установленной отчетности о работе с кадрами.

3. ПРАВА

Инспектор по кадрам имеет право:

3.1. Докладывать руководству отдела кадров обо всех выявленных недостатках в пределах своей ком­петенции.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Инспектор по кадрам несет ответственность за:

4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных настоящей должност­ной инструкцией.

4.2. Разглашение конфиденциальной информации.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Инспектор по кадрам осуществляет взаимоотношения:

5.1. С руководством отдела кадров

Получает: распорядительные документы, указания по вопросам работы отдела. Представляет: справки, докладные записки, отчеты.

5.2. С работниками организации, лицами, поступающими на работу

Получает: заявления, документы, подтверждающие личность, образование, стаж, справки, объясни­тельные записки.

Представляет: приказы (распоряжения) по личному составу для проставления ознакомительной визы, справки, трудовые книжки, копии и выписки из документов.

С инструкцией ознакомлен:

____________________/ ______________

__________________________200 г.

Образец должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации, пред­приятия и т.п.,

его организационно-правовая форма)

(Фамилия, инициалы)

(директор или иное долж­ностное лицо,

уполномо­ченное утверждать долж­ностную инструкцию)

«---»_____________ 20__ г.

Должностная инструкция

офис-менеджера

м.п.

(наименование организации, предприятия и т.п.)

«____»_____________ 20 г. №________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании___________________________________________

(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.) в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами, Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу рабо­ты, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, дело­производитель, инспектор, референт и т.п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится при­казом генерального директора по представлению руководителя службы по ра­боте с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами;

- настоящей должностной инструкцией. 1.5. Офис-менеджер должен знать:

- структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организа­ции-партнеры и их руководителей;

- организацию делопроизводства, схемы документооборота;

- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

- государственные стандарты по оформлению управленческих, организа­ционно-распорядительных документов;

- инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производствен­ной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных доку­ментов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры;

- пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организаци­онной, множительной техникой;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает

или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает доку­менты, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает доку­менты, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генераль­ному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно кон­тролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; гото­вит и оформляет управленческо-распорядительные документы. _г

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и под­разделениями. По поручению генерального директора осуществляет докумен­тооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органа­ми, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно со­общает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению гене­рального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последую­щей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет команди­ровочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформ­ляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, ор­ганизует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

- сохранять конфиденциальность информации;

- своевременно выполнять распоряжения руководства;

- соблюдать правила и сроки подготовки документов;

- обеспечивать сохранность документов;

- соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субордина­цию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с кол­легами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за инфор­мацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подго­товлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документообо­рота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установ­ленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке доку­ментов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной суб­ординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисцип­лины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использова­ние коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом ге­нерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

____________________/ ______________

__________________________200 г.

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий работников предприятия