Цели и задачи службы ДОУ

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятель­ность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, органи­зации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной служ­бой, действующей на правах самостоятельного структурного подраз­деления, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соот­ветствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе орга­низаций, типовых структур создаются следующие службы документа­ционного обеспечения:

1.4.1. В министерствах и ведомствах РФ и субъектов Федерации — управления делами. В состав управления делами, как правило, вклю­чаются:

а) секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заме­стителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

б) инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

в) отдел писем (жалоб);

г) отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

д) центральный архив.

1.4.2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вы­числительных центрах, высших учебных заведениях и других орга­низациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В его состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенство­ванию работы с документами и внедрению технических средств;

б) подразделения по рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро; ж) архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ опре­деляются руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлением. В акционерных обществах — учреди­тельной конференцией. В кооперативах состав и структура службы ДОУ определяются общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро; и)архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ в структурных подраз­делениях, работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдель­ным видам работ производятся в соответствии с установленными нор­мами времени, утверждаемыми Госкомтруда России.

1.6. Организация рабочего места и условия труда работников служ­бы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами

Госкомтруда России, Госстроя России, государственными и отрасле­выми стандартами.

1.7. Для определения количества работников службы ДОУ приме­няются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на осно­вании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных служ­бах производственных предприятий, и укрупненные нормативы вре­мени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределе­ние работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на осно­вании Квалификационного справочника должностей, Единой но­менклатуры должностей служащих с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должност­ные инструкции пересматриваются. Наименование должностей работ­ников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции дана в Приложении 2.

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законода­тельными и иными нормативно-правовыми актами органов государст­венной власти и управления РФ и субъектов Федерации, распоряди­тельными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоя­щими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Здесь не приводится.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ являются организация, руко- I водство, координация, контроль и реализация работ по документацион- | ному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических докумен­тов по совершенствованию документационного обеспечения в органи­зации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подве­домственную систему), прогрессивных технологий документационного

. обеспечения управления на базе применения вычислительной и орга­низационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.