Особливості складання таблиці

1. Таблиця складається з таких елементів: а) номер; б) тема­тичний заголовок; в) головка (у верхній частині); г) боковик (у лівій частині таблиці); д) прографка (графи); е) підсумкова частина (не завжди наявна).

2. Спосіб розміщення матеріалу в таблиці (вертикально-горизонтальний) зумовлює наявність граф (інколи їх називають ще колонками й стовпчиками) та рядків. Графи – відмежо­вані вертикальними лініями елементи таблиці, класифіковані чи названі в головці таблиці. Рядки утворюються горизонталь­ними лініями, що йдуть від боковика, де вони називаються, ну­меруються. Графи з рядками створюють комірки, де власне й розташований матеріал (текстовий чи цифровий).

3. У таблиці матеріал не може бути повторений, тому важли­во правильно скласти таблицю, тобто визначити логіку підпоряд­кованості (родових і видових співвіднесень або цілого й частини). Родовидові співвіднесення формуються підпорядкуванням го­ловки (її заголовків і підзаголовків граф) боковику, тому що в ньому розташовують зміст таблиці.

4. Таблиця повинна мати назву, визначену її темою і змістом. Назва має бути точна, лаконічно сформульована. Якщо табли­ця велика за обсягом і займає кілька сторінок, то назву на них не повторюють, лише зазначають: «Продовження табл. 2» чи «Закінчення табл. 1». У продовженні таблиці на наступних сторінках допускають заміну заголовків граф нумерацією арабськими цифрами. Нумерацію граф і рядків таблиці засто­совують тоді, коли на них треба робити посилання в тексті до­кумента.

Якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна як узагальнювальний, підтверджувальний чи ілюстративний мате­ріал, то її розташовують по ходу читання основного тексту і, зазвичай, не називають.

5. Таблиці, якщо їх більше однієї в документі, нумерують арабськими цифрами. Система нумерації може бути:

а) наскрізна – Таблиця 1; Таблиця 2 і т. д.;

б) індексаційна – номер таблиці складається з номера роз­ділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 3.4 – це означає: четверта таблиця тре­тього розділу.

6. На таблицю, виводи обов'язково робимо посилання в текс­ті, зазначаючи номер таблиці в круглих дужках, наприклад: (див. табл. 4).

7. Залежно від розміру таблицю розміщують:

– безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

– на наступній сторінці;

– у додатку.

8. Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

– коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

– коли значення заголовка передається лише в множині;

– коли слово в однині не вживається.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, то його замінюють словами «Те саме», які в разі подальшого повторен­ня тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщу­ється в один рядок.

9. За відсутності відомостей ставлять три крапки або зазна­чають: Немає відом. Якщо немає й не буде змоги проста­вити в комірці таблиці відомості (їх не існує), то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не можна.

10. Якщо треба пояснити, доповнити, прокоментувати якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, пов'язуючи їх з таб­лицею за допомогою примітки чи знака виноски.

11. Не дозволено заміняти лапками:

– цифри й знаки;

– позначення одиниць величин;

– літерні абревіатури;

– серійні номери, марки машин, механізмів, матеріалів та ін.;

– скорочені позначення нормативних документів із номера­ми тощо.

Таблиці (виводи) характерні економністю мови й високим сту­пенем унаочнення. Крім того, вони є одним із засобів форма­лізації текстів, де панує штучна знакова система. Це поліпшує ефективність роботи та зменшує витрати часу.