Особливості формування, оформлення, підготовки і передачі в архів справ

Закінчені діловодством справи постійного та тимчасового зберігання (більше 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведеш, для підготовки їх до передачі в відомчий архів підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами діючих нормативних документів.

Оформлення справ проводиться робітниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, в веденні яких знаходились заведення та формування справ, з методичною допомогою та під контролем відомчого архіву.

Повне чи часткове оформлення справ. В залежності від строку зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання та по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає:

♦ підшивку справи;

♦ нумерація аркушів справи;

♦ складання завіряючого напису справи;

♦ складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи;

♦ внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів, аркуш справи не нумерувати, завіряючі написи не складати. Підшивка справи.

Документи, що складають справу, підшиваються на 4 протоколу в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів.

Справи постійного зберігання, що складаються з документів особливої науково-історичної, художньої чи іншої цінності, або неформальних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами чи в картонних футлярах (коробках).

При наявності в справі окремих особо пінних документів, а також невикористаних особових документів, ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається у справу.

В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для завіряючого напису, а на початку справи - бланки форм для внутрішнього опису документів.

Нумерація аркушів. З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку місцезнаходження аркушів, всі листи, крім внутрішніх описів, нумеруються в розвернутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку чорним графічним олівцем. Використання чорнил або кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо.

Якщо справа складається з декількох томів або частіш, вона нумерується по кожній частині окремо.

Фотографії, креслення діаграми та інші ілюстративні матеріали на самостійних аркушах нумеруються на зворотній стороні в лівому верхньому кутку.

Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому кутку.

Аркуші з наглухо наклеєними документами нумеруються як один лист. Якщо до документу підклеєні інші документи, то кожний документ нумерується окремо.

Підшиті в справу конверти з вставками нумеруються так: спочатку конверт, а потім кожна вставка.

Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну інформацію.

У випадках більшої кількості помилок в нумерації аркушів в діловодстві проводиться їх перенумерація. При перенумерації старі номери закреслюються одною рискою, а поруч ставиться новий номер кожного аркуша. В кінці справи складається новий завіряючий напис, при цьому старий напис закреслюється, але зберігається.

При наявності окремих помилок в нумерації листів у справах, що готуються до передачі на державне зберігання, дозволяється по узгодженню з державним архівом використання літерних номерів аркушів.

Складання завіряючого напису справи. Для обліку кількості аркушів в справі і фіксації особливостей їх нумерації складається завіряючий напис справи.

Завіряючий напис складається в справі на окремому листку - завірнику, в книжках - на зворотній стороні останнього чистого листка, в картотеці - на окремому чистому листку. Забороняється виносити завіряючий напис на обкладинку справи. Якщо справа підшита без листка-завірника, він наклеюється на внутрішню сторону обкладинки.

В завіряючому написі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів і окремо, через знак "+", кількість знаків внутрішнього опису. В завіряючому написі вказуються наступні особливості нумерації документів:

♦ наявність літерних номерів аркушів та пропущених номерів;

♦ номера аркушів з наклеєними фотографіями, документами, вирізками з газет;

♦ номера крупноформатних аркушів;

♦ номера конвертів з вкладками та кількість вкладених в них аркушів.

Завіряючий напис підписується тим, ким складений, вказується посада та дата. Всі наступні зміни (заміна оригіналів копіями, під'єднання нових документів і т.д.) відмічаються в завіряючому написі з посиланням на відповідний акт. Складання внутрішнього опису:

Для обліку документів окремих категорій справ постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (особливо цінні, особові, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів) складається внутрішній опис документів.

Внутрішній опис необхідно також складати у справах, сформованих по типам документів. Необхідність складання опису визначається інструкцією по веденню діловодства в установі.

Внутрішній опис складається на окремому листку за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, дати, заголовки.

До внутрішнього опису складається ітоговий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість документів та кількість листків внутрішнього опису.

При зміні складу документів справи ці зміни відображують в графі "Примітки" із посиланням на відповідні акти внутрішнього опису, і при необхідності складається новий ітоговий запис. Оформлення обкладинки.

Обкладинки справ постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання і по особовому складу оформляється наступним образом. На обложці вказується:

♦ найменування організації та її непряма підпорядкованість;

♦ найменування структурного підрозділу; індекс справи;

♦ номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису;

♦ заголовок справи;

♦ анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи;

♦ дата справи;

♦ кількість листів у справі;

♦ строк зберігання справи;

♦ архівний шифр справи.

На обложці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, кодів державного архіва та організації. Архівний шифр на обложці справ постійного зберігання ставиться чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів.

Архівні шифри на обкладинках справ тимчасового зберігання та по особовому складу проставляються чорнилом після включення справ в річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК організації, узгоджених з ЕПК відповідної архівної установи та затверджених керівником організації.

При оформленні справ найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, з вказанням повного найменування організації, якій вона безпосередньо підпорядковується. Якщо організація має офіційно прийняте скорочене найменування, то воно вказується в дужках після повного найменування.

При зміні найменування організації впродовж періоду, охоплюваного документами справи, або при передані в іншу організацію, на обложці дописується нове найменування цієї організації, а попереднє заключається в дужки.

Заголовок справи на обкладинці переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок справи вносять додаткові відомості і уточнення (проставляються номера наказів, протоколів та ін.)

В тих випадках, коли справа складається з кількох томів, на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи та заголовок кожного тома.

В заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність. Дата справи

На обкладинці справи обов'язково вказується дата справи роки заведення і закінчення справи в діловодстві. Якщо в справу включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то під датою з нової строчки робиться про це запис: «У справі є документи за... роки.

Дата справи може не вказуватися тільки на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, тому що їхні дати відбиваються в заголовках справ.

Датою справ, що містять розпорядницьку, творчу й іншу документацію (доповіді, листи, стенограми і т.д.), для котрої точне датування має важливе значення, а також для справ, що складаються із декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.

Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень і т. п., то датою справи будуть точні календарні дати першого й останнього запису в журналі.

Датою справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (якщо вони затверджуються) або упорядкування першого й останнього протоколу, що складають справу.

Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.

При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

При позначенні дати документа допускається її скорочене цифрове написання, у том випадку якщо це не приводить до неоднозначності тлумачення дати.

Якщо дата документа або окремих її елементів визначається приблизно, на підставі аналізу вмісту документа, то межі коливання обмовляються, а дата або окремі її елементи заключаються в квадратні дужки Повні або окремі її елементи, не абсолютно достовірні, супроводжуються знаком питання.

Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є вказівка кількості листів у справі, що вказується на підставі завіряючого напису справи, і терміна збереження справи (на справах постійного збереження пишеться: "Берегти постійно"), що переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ організації після звіряння його по відомчому переліку документів із указівкою термінів їхнього збереження.

На всі завершені в діловодстві організації справи постійного і тимчасового (понад 10 років) збереження і справи по особистому складу, що пройшли експертизу цінності, сформовані й оформлені відповідно до вимог ЕДСД і підрозділів, сисних правил, складаються описи справ.

Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ. Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ.

Описи складаються окремо на:

♦ справи постійного збереження;

♦ справи тимчасового (понад 10 років) збереження;

♦ справи по особовому складу й інші однотипні справи;

♦ на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.);

♦ службові відомчі видання.

Окреме опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації.

У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації (у безструктурній організації - на всі справи, що утворилися в процесі її діяльності) і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін (на справи громадських організацій і виборних органів).

Примітка. При наявності в структурних підрозділах неописаних справ за декілька років за узгодженням із відомчим архівом на них може складатися одне описування (усередині ж справи розташовуються по роках їх заведення).

Описи справ структурних підрозділів складаються в залежності від порядку, встановлюваного інструкцією з діловодства організації, працівниками служби діловодства організації або особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах під методичним керівництвом відомчого архіву.

Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком описів справ структурних підрозділів міністерств і відомств, що представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки.

Відповідальність за своєчасне і якісне упорядкування описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів.

Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряються якість формування й оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації.

При перегляді справ перевіряються: відповідність заголовка справи утриманню документів у справі; правильність оформлення й угруповання документів, включених у справу; якість підшивки або плетіння справи; правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті.

У випадку виявлення відсутності справ, що значаться по номенклатурі справ організації, структурним підрозділом приймаються заходи для їхнього розшуку. Виявлені справи включаються в опис. Якщо вжиті заходи не дали результатів, то на відсутні справи складається довідка про причини відсутності справ, що підписується керівником структурного підрозділу і передасться разом з описом справ структурного підрозділу у відомчий архів.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи:

♦ порядковий номер справи (тому, частини) по опису,

♦ індекс справи (тому, частини);

♦ заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи;

♦ дата справи (тому, частини);

♦ кількість листів у справі (том, частині);

♦ терміни збереження справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог:

♦ - кожна справа вноситься в описування під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером;

♦ - систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом.

Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розкладу з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис.

Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81;

♦ графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи;

♦ при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком);

♦ графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стішу справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п.

Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики).

Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. При наявності в структурному підрозділі ЕК, опис складається в трьох екземплярах, тому що один екземпляр опису повинний бути прикладений у якості підстави до протоколу засідання ЕК, на якому вона була розглянута і схвалена.

На обкладинках справ, внесених в опис структурного підрозділу, за узгодженням із відомчим архівом, м'яким чорним графітним олівцем робиться тимчасова шифровка справ.

Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів).

У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам.

Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Передача їх може здійснюватися по розсуді відомчого архіву або по описам чи номенклатурам справ.

Передача справ у відомчий архів здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів (громадських організацій) і організацій, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.

В період підготування справ структурним підрозділом (громадською організацією) до передачі у відомчий архів співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники структурного підрозділу (громадської організації) зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка.

Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного екземпляра опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи співробітника відомчого архіву й особи, що передала справи.