Зміст організації управління організаціями

Таблиця 1.1.

Функції	Дія щодо реалізації даної функції
Встановлення цілей	Визначення майбутнього стану державної організації
Розроблення стратегії	Обґрунтування способу досягнення організаційних цілей
Планування роботи	Розподіл завдань між конкретними виконавцями
Проектування роботи	Формування посадових функцій виконавців
Мотивація і стимулювання персоналу	Цілеспрямований вплив на працівника
Координація діяльності	Погодження зусиль виконавців
Облік та оцінка виконаних робіт	Контроль виконання робіт
Контроль виконання роботи	Порівняння фактичного стану виконання робіт (надання громадських, управлінських послуг) із запланованим (бажаним)
Зворотний зв’язок	Корегування цілей

Забезпечення реалізації організаційної функції (функції організації діяльності) здійснюється через адміністративно-організаційне і оперативне управління. Адміністративно-організаційне управління визначає тип структури державної установи, встановлює взаємозв’язок та розподіл функцій між усіма підрозділами (відділами), передбачає встановлення прав і відповідальності між працівниками державної організації. Оперативне управління забезпечує функціонування державної організації у відповідності із затвердженим планом. Воно полягає у періодичному порівнянні фактично отриманих результатів із результатами, обумовленими планом, з подальшим їх корегуванням.

Функція організації – це процес створення структури установи, яка дає можливість людям ефективно працювати для досягнення спільної мети.

Необхідною умовою створення структури є виконання робіт в межах функції планування, адже чітке визначення місії організації, цілей та завдань, вироблення стратегії діяльності формують базу для побудови структури. Важливим аспектом функції організації є визначення кола працівників, які повинні забезпечувати виконання конкретних завдань. Сутність цієї функції полягає у створенні такої мережі організаційних відносин, яка б забезпечувала цілісність управлінської системи, ефективні взаємовідносини її компонентів, доцільні відносини координації і субординації між ними. Стосовно кожної конкретної державної організації, це означає формування управлінської структури, добір персоналу, організацію її діяльності.

Здійснюючи організаційну функцію, суб’єкт управління визначає організаційну структуру, тобто форму організації системи, яка має забезпечити реалізацію стратегії організації.

Категорія “структура” відображає будову та внутрішню форму системи. Наявність структури є невід’ємним атрибутом усіх реально існуючих систем, бо саме структура надає їм цілісності. Стосовно системи структура є показником її організованості.

“Структура управління організацією,” або “організаційна структура управління” – одне з ключових понять менеджменту, тісно пов’язане з цілями, функціями, процесом управління, роботою адміністративної служби організації і розподілом повноважень між адміністративно-управлінським персоналом. В межах цієї структури протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації і прийняття управлінських рішень), в якому приймають участь керівники всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації.

Об’єктом структуризації в організації, може виступати сама організація (структура організації), окремі її структурні підрозділи, керівний апарат (структура керівництва) і кожен елемент як самої організації, так і її апарату управління, якщо розглядати їх окремо (структура кадрів організації, структура технічних засобів, структура методів управління, структура функцій управління та ін).

Усі організації відносяться до складу систем управління, структура яких є логічним співвідношенням рівнів управління і підрозділів, побудованих у такій формі, що дає змогу найбільш ефективно досягати цілей організації.

Організаційна структура управління організацією є формою розподілу і кооперації адміністративно-управлінської діяльності, в межах якої здійснюється процес управління за відповідними функціями, направленими на вирішення поставлених завдань і досягнення намічених цілей організації. З цих позицій структура управління організацією може розглядатися як система оптимального розподілу функціональних обов’язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління, що входять до її складу, і працюючими в ній людьми.

Організаційну структуру визначають також як управлінську категорію, яка відображає організаційний бік відносин управління і становить єдність рівнів і ланок управління у їх взаємозв’язку та підпорядкованості.

У структурі управління організацією виділяють такі елементи: ланки (відділи), рівні управління і зв’язки – горизонтальні й вертикальні.

Ланка управління є відокремленим органом, що здійснює функції управління і наділений для цього певними повноваженнями і правами, визначеною відповідальністю за реалізацію функцій та використання прав. До ланок управління належать структурні підрозділи, а також окремі службовці, які виконують відповідні функції управління або їх частину. Сюди слід відносити керівників, що здійснюють регулювання та координацію діяльності декількох структурних підрозділів, наприклад керівників відділу. В основу утворення ланки управління покладено виконання підрозділом (відділом) певної управлінської функції. Встановлені між відділами зв’язки мають горизонтальний характер.

Рівень управління слід розглядати як сукупність ланок управління, що займають певний ступінь в ієрархії управління установою. Рівні управління, об’єднуючи різні ланки, характеризують рівень концентрації процесу управління організацією і послідовність підпорядкування одних ланок іншим зверху донизу.

Ступені управління знаходяться у вертикальній залежності і підпорядковуються один одному за ієрархією. Звідси виникла так звана пірамідальна структура управління установою. Кількість сходин (або рівнів) управління визначає тип структури з точки зору її складності. Рівні управління, поєднуючи різні ланки, характеризують рівень концентрації процесу управління і послідовність підпорядкування одних ланок іншим зверху донизу. Кількість рівнів управління визначає тип структури з точки зору її складності. Залежно від цього організаційна структура може бути дворівнева, трирівнева та ін.

Важливим елементом структури організації є внутріструктурні зв’язки. Вони складають інформаційну основу управління організацією. За їх допомогою передається інформація між керівниками та структурними підрозділами, досягається взаєморозуміння між учасниками адміністративно- управлінських процесів.

Елементами структури управління організацією є вертикальні та горизонтальні зв’язки. В основі вертикальних зв’язків лежать відносини детермінації, тобто підпорядкованості. Зв’язки типу детермінації встановлюються між керівниками, структурними підрозділами та окремими працівниками організації в тих випадках, коли одні з них мають право віддавати розпорядження, а інші повинні їх виконувати. Вертикальні зв’язки встановлюються також між керівником та його підлеглими. Горизонтальні зв’язки базуються на відносинах інтердепенції (взаємозв’язку, взаємозалежності) або констеляції (опосередкованої залежності) та встановлюються між рівноправними керівниками і структурними підрозділами організації, які тісно взаємодіють в процесі адміністративно- управлінської діяльності.

В структурі управління організацією розрізняють лінійні і функціональні зв’язки.

Лінійні зв’язки – це відносини з приводу прийняття і реалізації управлінських рішень і руху інформації між лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів.

Функціональні зв’язки пов’язані з функціями менеджменту. Залежно від цього можна виділити повноваження: лінійних керівників, штабного персоналу і функціональні повноваження.

Повноваження лінійних керівників дають право вирішувати всі питання розвитку підлеглих їм організацій і підрозділів, а також віддавати розпорядження, обов’язкові для виконання іншими членами освітнього закладу і його підрозділами.

Повноваження штабного персоналу обмежуються правом планувати, рекомендувати або допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати їх розпорядження (наприклад, повноваження бухгалтерії). Якщо тому чи іншому працівнику адміністративно-управлінського апарату надається право приймати рішення і здійснювати дії, що, зазвичай, виконуються лінійними керівниками, він отримує так звані функціональні повноваження.

Організаційна структура управління організацією може визначатися також як склад, взаємозв’язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів) апарату управління організацією (адміністративної служби організації), які виконують різні функції управління організацією.

Згідно з цим визначенням, основними елементами організаційної структури управління організацією, є:

· склад і структура функцій управління, кількість працівників для реалізації кожної управлінської функції;

· професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;

· склад самостійних структурних підрозділів;

· кількість рівнів управління та розподіл за ними працівників; інформаційні зв’язки.

Досконала організаційна структура управління організацією має відповідати певним вимогам адаптивності, гнучкості, динамізму, адекватності, спеціалізації, оптимальності, оперативності, надійності. Ці вимоги враховуються в принципах формування організаційної структури управління, які можна сформулювати наступним чином:

· організаційна структура управління повинна відображати цілі і завдання організації.

·

· нормування структури управління необхідно пов’язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного працівника з

націленість на оптимальний розподіл праці між окремими працівниками, що забезпечував би нормальне навантаження, а також належну спеціалізацію.

встановленням системи вертикальних і горизонтальних зв’язків між ними.

· між функціями і обов’язками, з одного боку, і повноваженнями і відповідальністю, з іншого, необхідно підтримувати відповідність, порушення якої призводить до дисфункції системи управління освітнім організацією, в цілому.

· організаційна структура управління повинна бути адекватною соціально-культурному середовищу організації, яке виявляє суттєвий вплив на рішення відносно рівня централізації і децентралізації, розподілу повноважень і відповідальності, ступеня самостійності і масштабів контролю його керівника.

Формування організаційної структури управління організацією включає в себе формулювання цілей і завдань, визначення складу і місця структурних підрозділів, їх ресурсне забезпечення (включаючи чисельність працівників), розробку регламентуючих процедур, документів, положень, що закріплюють і регулюють форми, методи, процеси, які здійснюються в організаційній системі управління організацією.

Весь цей процес можна поділити на три стадії:

- формування загальної структурної схеми, яке у всіх випадках має принципове значення, оскільки при цьому визначаються головні характеристики організації, а також напрямки, по яких необхідно здійснювати більш поглиблене проектування як організаційної структури, так і інших важливих аспектів системи (здатність обробки інформації);

- розробка складу основних структурних підрозділів організації і зв’язків між ними, яке полягає в тому, що передбачається реалізація організаційних рішень не лише, в цілому, по великих лінійно-функціональних і програмно- цільових блоках, але і у самостійних (базових) підрозділах апарату управління організацією; розподіл конкретних завдань між ними і побудова внутріорганізаційних зв’язків. Під базовими підрозділами розуміють самостійні структурні одиниці (відділи, лабораторії), на які організаційно розподіляються лінійно-функціональні і програмно-цільові підсистеми. Базові підрозділи можуть мати свою внутрішню структуру;

- регламентація організаційної структури, яка передбачає розробку кількісних характеристик апарату управління організації і процедур адміністративно-управлінської діяльності. Вона включає визначення складу внутрішніх елементів базових підрозділів; визначення проектної чисельності підрозділів; розподіл завдань і робіт між конкретними виконавцями; встановлення відповідальності за їх виконання; розробку процедур виконання управлінських робіт у підрозділах; розрахунок витрат на управління і показників ефективності апарату управління організації в умовах проектованої організаційної структури.

Організацію діяльності здійснюють керівники усіх рівнів, але рішення про вибір управлінської структури для реалізації функцій та розвитку технічних завдань і засобів є прерогативою керівництва вищої ланки. Найдосконалішою є така структура, яка найкращим чином дає змогу організації взаємодіяти із зовнішнім середовищем, ефективно й цілеспрямовано розподіляти та спрямовувати зусилля своїх співробітників,

задовольняючи таким чином потреби населення, а отже, досягати поставленої мети.

Темпи зростання організації та розподіл повноважень також впливають на організаційну структуру. Так, наприклад, Г.Мінцберг класифікував організації за трьома основними критеріями:

1. Основний механізм координації або основний підхід, який використовується для координації різних видів організаційної діяльності.

2. Ключова частина організації (та її частина, яка відіграє головну роль в досягненні успіху або невдачі організації).

3. Тип децентралізації (спосіб, який застосовується для розподілу влади в організації).

Кожен з цих критеріїв має ряд параметрів, які відображено в табл. 1.2.

Таблиця 1.2.