Тема 2. Завдання і функції адміністративної служби організації (підприємства, установи)

Обговорення питань теми:

1. Професійні назви робіт, які здатен виконувати спеціаліст з менеджменту в організації (на підприємстві, в установі).

2. Завдання і функції керівника організації (підприємства, установи).

3. Завдання і функції директора з кадрових питань і обліку.

4. Завдання і функції начальника відділу кадрів.

5. Завдання і функції інженера з організації праці.

6. Завдання і функції інженера з підготовки кадрів в організації (на підприємстві, в установі).

7. Завдання і функції юрисконсульта.

8. Завдання і функції завідувача канцелярії в організації (на підприємстві, в установі).

9. Завдання і функції головного спеціаліста-бухгалтера.

Рекомендована література для самостійного вивчення теми:

[1,2,3,7,12,11,23,46,52,60,63,75].

Стислий виклад основного матеріалу та рекомендації до вивчення теми Розкриваючи зміст запропонованих питань, слід акцентувати увагу на тому, що з огляду на те, що дисципліна „Керівник адміністративної служби” читається для слухачів магістратури за спеціальністю „Адміністративний менеджмент”, дослідження завдань і функцій адміністративної служби організації доцільно розглядати з прив’язкою до діяльності державних

організацій.

Для розкриття змісту завдань і функцій адміністративної служби організації наведемо типові професійно-кваліфікаційні характеристики посад державних службовців, що мають наскрізний характер.

Керуючий справами (керівник)

Завдання, обов'язки та повноваження. Забезпечує якісне, своєчасне виконання завдань з питань, що належать до його компетенції, та ефективну взаємодію між структурними підрозділами органу виконавчої влади, територіальними управліннями та підвідомчими установами. Здійснює організацію діловодства, господарське, матеріально-технічне, автотранспортне та соціальне забезпечення діяльності відповідного органу виконавчої влади. Організовує та контролює розроблення інструктивних матеріалів з діловодства, вдосконалення форм і методів обробки документів, впровадження комплексної автоматизації у діловодстві. Здійснює методичне керівництво та контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах відповідного органу виконавчої влади, спрямовує роботу з цього питання у територіальних управліннях та підвідомчих установах. Забезпечує розроблення зведеної номенклатури справ, формування централізованого архіву. Забезпечує формування планів засідання керівних органів виконавчої влади, контролює редагування, реєстрацію та випуск розпорядчих документів керівництва органів влади та їх своєчасне розсилання адресатам.

Бере участь в організаційно-технічній підготовці засідань, нарад, які проводить керівник відповідного органу виконавчої влади. Контролює виконання структурними підрозділами рішень органів державної влади та керівництва органу виконавчої влади з питань, що знаходяться в його компетенції. Організовує виконання копіювально-розмножувальних робіт, підготовку та видання службових телефонних довідників, забезпечення ними працівників центрального апарату виконавчої влади, територіальних управлінь та підвідомчих установ; роботу з листами, заявами та скаргами громадян. Аналізує та контролює стан матеріально-технічного забезпечення апарату та структурних підрозділів органу виконавчої влади. Організовує нагляд за експлуатацією та утриманням у належному стані будинків, споруд та інженерних систем. Забезпечує розробку та виконання річних та перспективних планів ремонту приміщень органу виконавчої влади; проведення робіт з благоустрою та озеленення внутрішньої території. Забезпечує проведення масових заходів за напрямами діяльності органу, відряджень. Здійснює розробку та подає на затвердження керівництву органу виконавчої влади проекти кошторису адміністративно-господарських витрат, сприяє забезпеченню фінансування органу та організовує діяльність фінансового підрозділу, бере участь у контролі за виконанням кошторисів адміністративно-господарських витрат. У межах наданих повноважень здійснює керівництво персоналом (визначає функції, планує, організовує, координує, оцінює роботу структурних підрозділів; здійснює добір кадрів) на основі сучасних методів управління.

Має право. Одержувати в установленому законодавством порядку від центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування інформацію, документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань. Залучати фахівців центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції. За дорученням керівництва центрального органу виконавчої влади представляти міністерство, інший центральний орган виконавчої влади в інших органах виконавчої влади під час вирішення питань, що належать до його компетенції.

Повинен знати. Конституцію України; закони України, що стосуються діяльності відповідного органу виконавчої влади та питань державної служби; укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, що регулюють розвиток відповідної сфери управління; організацію праці та управління; сучасні методи управління персоналом; законодавство про працю; основи психології праці, економіки, фінансів; правила ділового етикету; правила охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби; ділову мову.

Кваліфікаційні вимоги. Повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом на державній службі на керівних посадах або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.