Тема 1. Побудова адміністративної служби організації (підприємства, установи)

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КРИВОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ

З ДИСЦИПЛІНИ

«Керівник адміністративної служби»

КРИВИЙ РІГ - 2012

Тема 1. Побудова адміністративної служби організації (підприємства, установи).

Обговорення питань теми:

1. Зміст і структура адміністративної служби організації (підприємства, установи).

2. Структура управління організацією.

3. Організаційне забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

4. Кадрове забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

5. Інформаційне забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

6. Фінансове забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

Рекомендована література для самостійного вивчення теми:

[1,2,3,7,12,11,23,46,52,60,63,75].

Стислий виклад основного матеріалу та рекомендації до вивчення теми Розкриваючи зміст запропонованих питань, слід акцентувати увагу на тому, що менеджмент — це управління. Певного спрощення між поняттями менеджменту й управління можна поставити знак рівності. А якщо не спрощувати, поняття менеджменту є глибшим і ємнішим, бо включає не тільки науку управління, функції управління, владу управління, а и мистецтво управління. У вільній економіці управління не може базуватися лише на владі керівництва, де головне — авторитет посади. Мистецтво управління — ось основа його, а це — авторитет особистості. Тому менеджмент — не знеособлений інструмент управління, а такий, що передбачає його центральну фігуру — менеджера, професіонала, котрий оволодів науковими основами управління шляхом осягнення комплексу наук, включаючи науку про людину, без чого ефективне управління неможливе. Менеджмент — система, що передбачає здійснення способів, методів, принципів управління, уміння досягати поставлених цілей, направляти працю людей, їх знання, досвід, інтелект. Система не стала, а така, що постійно змінюється. Це процес узгодження діяльності людей, об'єднаних в

організацію для досягнення загальної мети.

Для будь-яких організацій управління людьми має першорядне значення. Без ретельно відібраних, розставлених і професійно підготовлених працівників-фахівців жодна організація не зможе досягти своїх цілей.

Отже, адміністрація (від латин. administratio-керування, управління) –

це:

· Керівний (адміністративно-управлінський) склад організацій,

підприємств, фірм, установ державної та недержавної форм власності у різних сферах виробничо-господарської і соціально-культурної діяльності. А. несе відповідальність за результати такої діяльності згідно з чинним

законодавством і повинна забезпечувати високу економічну ефективність очолюваних нею суб'єктів управління.

· Державні органи управління, органи виконавчої влади, які здійснюють керівництво на основі закону (наприклад, адміністрація Президента України). Адміністративно-управлінський персонал (адміністративна служба організації) - група працівників апарату управління організацій, підприємств, установ усіх форм власності, котрі здійснюють функції управління чи забезпечують діяльність цих структур, реалізацію їх планів і програм. Це керівники, заступники керівників організацій і підприємств, керівники, які виконують функції управління: адміністративно-організаційні, фінансові, юридично-правові, маркетингові, зовнішньоекономічних зв'язків, облікові, аудиторські, контрольні, кадрового забезпечення, інформаційного, технічного забезпечення, соціального розвитку, охорони та безпеки

організацій тощо.

Суттєвим є питання з’ясування того, які категорії працівників відносяться до адміністративно-управлінського персоналу (адміністративної служби). З цього питання в науковців, дослідників, працівників кадрових служб єдності поглядів поки що немає. Одна точка зору грунтується на тому, що до управлінського персоналу відносяться всі працівники апарату управління організацією. Інша – стоїть на тому, що в основу вирішення питання про віднесення того чи іншого працівника до персоналу управління повинен бути покладений функціональний принцип: саме зміст виконуваних працівником основних функцій управлінської праці.

Керуючись цим критерієм, до персоналу управління слід віднести працівників, що цілком чи частково зайняті адміністративно-управлінською діяльністю (керівники, їхні заступники, фахівці і технічний персонал).

Однак в апараті управління організацією є групи працівників, що безпосередньо управлінською працею не займаються (персонал охорони, працівники оздоровчих установ, водії службових машин і т.д.). Дана категорія працівників формує обслуговуючий персонал організації.

Не принижуючи роль інших груп управлінського апарату, необхідно підкреслити визначальний вплив на всю систему управління організацією керівника організації (підприємства, установи).

У зміст поняття "керівник" (менеджер) можна включити наступні категорії працівників управління.

По-перше, керівників, що повною мірою здійснюють керівництво організацією та усіма її підсистемами.

По-друге, поняттю менеджер відповідають різні категорії керівників відділів, служб, ділянок, цехів, у яких також здійснюється повний управлінський цикл, але в менших масштабах.

По-третє, до менеджерів можна віднести і категорію заступників керівників, що в певній мірі є дублерами керівників. Заступник керівника в більшості випадків має повноваження керівника і не тільки юридично, але й фактично ним є.

Керівник — центральна фігура системи управління організацією. Він направляє діяльність усього колективу на реалізацію поставлених цілей, несе персональну відповідальність за своєчасне прийняття і здійснення стратегічних, оперативних й інших рішень зі всіх життєво важливих питань функціонування і розвитку організації. Для цього керівник домагається необхідної злагодженості діяльності всього штату управління.

Група фахівців — друга за значенням ланка апарату управління. До неї відноситься велика частина персоналу управління: економісти, технологи, юристи, соціологи, психологи, референти, консультанти і т.п. Відмінною рисою цієї групи є те, що до її діяльності застосовні не всі, а тільки частина ознак управлінської праці. На перше місце в їхній роботі висувається професійно-аналітична сторона. Така істотна ознака, як управлінська компетентність, стосовно до праці фахівця має функціональне специфічне призначення. Фахівець не пов'язаний з усіма операціями, стадіями управлінського циклу. Він не поєднує і не направляє управлінський процес у цілому. Для фахівців не характерна ознака лідерства, у всякому разі, формального. Але не можна недооцінювати управлінський потенціал цієї ланки персоналу управління. Ефективність усієї системи управління нерідко визначається і забезпечується активною, творчою діяльністю фахівців. Керівник (менеджер), що спирається на професійні знання фахівців, їхній досвід, як правило, домагається успіху в досягненні поставлених цілей з меншими витратами матеріальних фінансових і людських ресурсів.

Третьою великою частиною управлінських кадрів є технічний персонал апарату управління організацією. До цієї групи також застосовні деякі істотні ознаки управлінської праці. Технічний персонал з доручення керівників, фахівців і при їхньому контролі виконує окремі завдання, що відносяться до адміністративно-управлінської діяльності. Крім того, працівники цієї групи забезпечують загальний ритм управлінського циклу. При правильному керівництві вони в значній мірі звільняють лінійних керівників, фахівців апарату управління від рутинних, технічних операцій і дають їм можливість зосередитися на вирішенні найбільш складних управлінських проблем. Від технічних працівників залежить чітке проходження інформації в організації, доведення рішення до виконавців, маса дрібних організаційних питань.

Зрозуміло, поділ персоналу управління на ці групи не можна абсолютизувати, оскільки функції трьох перерахованих категорій апарату управління нерозривно пов'язані і переплітаються. Скажімо, лінійний керівник покликаний, у ряді випадків, бути і фахівцем, в принципі, знати специфічні аспекти діяльності керованої організації. Мова може йти тут лише про переважну спрямованість діяльності працівників апарату управління організацією. Але такий поділ має істотне значення при проведенні операцій і процедур добору, розміщення персоналу в апараті управління організацією.

Висвітлюючи в межах функціональної характеристики діяльність апарату управління, слід зауважити, що не усі дії його органів є власне управлінням (наприклад, матеріально-господарські операції). Але головним,

профілюючим видом діяльності для цих органів є управлінська діяльність. Тому, під діяльністю апарату управління організацією будемо розуміти власне адміністративно-управлінську діяльність, що характеризується своїм особливим змістом і проявляється у відповідних формах.

Для апарату управління організацією потрібні спеціально підготовлені кадри управлінців, які мають необхідну кваліфікацію і професіоналізм. Прошарок людей, зайнятих на роботі в апараті управління організаціями, визначають як бюрократію (бюрократ — грец. столоначальник). Даний термін вживають і для негативної характеристики таких проявів у діяльності апарату управління, як формалізм, тяганина, кар'єризм, прагнення до особистої вигоди, корумпованість, байдужість до людей та їх потреб.

Для підвищення ефективності і якості функціонування апарату управління організацією (адміністративної служби організації) необхідно, щоб в основі його організації і діяльності лежала система принципів, під якими розуміють відправні засади, незаперечні вимоги, висунуті до формування і функціонування організацій, особливо, державних.

Основні принципи організації і діяльності керівного апарату організацій ґрунтуються на наступному:

1) пріоритет прав і свобод людини;

2) єдність і поділ влади;

3) верховенство права (виражається, наприклад, у праві оскарження в суді рішень державних органів, відшкодуванні шкоди, заподіяної їх незаконними діями);

4) законність;

5) ієрархічність (підлеглість по вертикалі);

6) організаційно-правова зв'язаність діяльності державних організацій і посадових осіб;

7) поєднання виборності і призначуваності;

8) демократизм методів і стилю роботи;

9) змінюваність;

10) поєднання колегіальності та єдиноначальності;

11) гласність і урахування громадської думки;

12) професійна компетентність;

13) економічність, програмування, науковість;

14) право рівного доступу до державної служби.

Розкриваючи сутність і завдання апарату управління в організації, слід виходити з того, що функціонування системи управління організаціями забезпечується внутріорганізаційним менеджментом, під яким розуміють сукупність принципів, методів і засобів управління організаційними ресурсами з метою досягнення максимальної ефективності при виконанні визначеної мети та поставлених цілей.

Внутріорганізаційний менеджмент в організаціях включає три основних елементи: генеральний менеджмент; менеджмент господарської діяльності (лінійний менеджмент); менеджмент персоналу.

Генеральний менеджмент включає керівництво, яке відповідає за формування стратегії організації, розробку політики, здійснення функцій планування, організації, мотивації, контролю і регулювання діяльності організації (підприємства, установи).

Сфера діяльності генерального менеджменту регулюється постановами, розпорядженнями та наказами вищестоящих органів щодо формування стратегії організації, тобто загального комплексного плану, що розробляється на перспективу і покликаного забезпечити досягнення місії та розв’язання цілей і завдань організації щодо здійснення керівництвом функцій планування, організації та контролю, щодо ефективного управління організацією.

В рамках здійснення генерального менеджменту, керівник (начальник) організації: здійснює керівництво діяльністю організації, несе персональну відповідальність за виконання покладених на організацію завдань, визначає компетенцію своїх заступників, керівників її структурних підрозділів, проводить розподіл обов’язків між заступниками; видає у межах своєї компетенції накази, організовує й контролює їх виконання; затверджує та узгоджує з вищестоящими органами структуру й штатний розпис організації в межах встановлених вищестоящим органом, граничної чисельності та фонду оплати праці працівників; розпоряджається коштами в межах затвердженого кошторису витрат на утримання організації; призначає на посаду і звільняє з посади працівників організації.

Менеджмент господарської діяльності забезпечує постановку завдань та цілей, які реалізують загальну стратегію організації, формування організаційної структури, розподіл функціональних обов’язків, врегулювання трудових конфліктів, виконання плану, стимулювання якісної роботи персоналу організації, координацію управлінського процесу в межах підрозділів та організації в цілому, організацію необхідних інформаційно - комунікативних зв’язків.

Менеджмент персоналу покликаний: зосередити зусилля персоналу на постановці та виконанні цілей та завдань, які випливають із стратегії організації; забезпечити ефективне використання інтелектуальних і фізичних можливостей зайнятих у виробництві продукції або послуг (в тому числі, управлінських), реалізацію їх потенціалу; сприяти зміцненню трудових відносин у дусі співпраці і покращення соціально-психологічного клімату в колективі, професійних та соціальних груп персоналу організації; використовувати методи морального та матеріального стимулювання працівників до виконання поставлених завдань.

Для функціонування організації як єдиного організму необхідно налагодити взаємодію між створеними організаційними одиницями та окремими виконавцями. Це досягається шляхом організаційного забезпечення діяльності структурних підрозділів організації.

У контексті дослідження даного питання сутність організації діяльності структурних підрозділів організації полягає у створенні такої мережі організаційних відносин, яка б забезпечила цілісність управлінської системи,

ефективні взаємовідносини її компонентів, доцільні відносини координації і субординації між ними.

Здійснюючи організаційну функцію, суб’єкт управління, керівник, обирає організаційну структуру, тобто форму організації системи, яка має забезпечити реалізацію її місії і цілей.

Відправною основою організації управління державними установами і організаціями виступає їх функціональна діяльність та наявне ресурсне забезпечення.

У контексті організації управління підприємствами, установами і організаціями виокремлюють наступні функції та дії щодо їх реалізації (табл. 1.1.).