Обґрунтування

Наприклад, вимогам державної служби найбільше відповідають: адміністратор, доброзичливий автократ. У деяких випадках потрібен керівник – автократ, а позитивні сторони бюрократа повинні бути властиві переважній більшості керівників органів державного управління. Фактично ці принципи повинні стати базою при підготовці працівників органів державного управління будь–якого рівня. Перевагою ж бюрократичної системи можна вважати: точність, швидкість, чіткість, документальне оформлення, постійність, попередження конфліктів, економія витрат на людські та матеріальні ресурси.

Розкриваючи зміст інформаційного забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи) слід виходити з того, що інформація виступає основою процесу управління

підприємствами, установами і організаціями. Без неї неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти управлінське рішення, проконтролювати його виконання. Якщо вважати оптимальне, нестандартне управлінське рішення кінцевим результатом діяльності адміністративно-управлінських кадрів, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні її можна визначити як предмет праці цієї частини персоналу.

Інформаційні ресурси можна використовувати на різних рівнях управління організацією, зокрема:

- стратегічний менеджмент, який передбачає наявність інформації, яка може використовуватись для планування майбутнього організації;

- менеджмент підрозділів (відділів), який передбачає наявність зовнішньої та внутрішньої інформації, яка є необхідною для керівництва та здійснення контролю діяльності підлеглих одиниць в організації;

- оперативний менеджмент, який передбачає, перш за все, наявність внутрішньої інформації, яка використовується для планування і контролю щоденної управлінської діяльності державних організацій.

Інформаційне забезпечення діяльності адміністративної служби організації – це сукупність інформаційних ресурсів, засобів, методів і технологій, що сприяють ефективному здійсненню процесу управління організацією, в тому числі розробці і реалізації управлінських рішень.

Для виконання цих основних функцій система інформаційного забезпечення діяльності адміністративної служби організації має врахувати неоднорідність процесу прийняття управлінських рішень в організації та специфіку роботи посадових осіб усіх категорій на різних етапах процесу управління організацією.

Для цього, система інформаційного забезпечення діяльності адміністративної служби організації повинна гарантувати:

· розробку методичного, програмного та інформаційного забезпечення завдань моніторингу стану об’єкта управління;

· підтримку контролю виконання рішень і ефективності механізмів управління організацією;

· розробку типових структур та методів інформаційного забезпечення діяльності адміністративної служби організації;

· підтримку аналізу зовнішніх та внутрішніх проблемних ситуацій та прогнозування їх розвитку;

· дослідження та розробку методів та засобів інформаційної підтримки вироблення рішень у кризових та надзвичайних ситуаціях;

· формування процесів підготовки змістовної частини управлінських рішень і їх документального оформлення;

· підготовку аналізу обґрунтованості та юридичної правомірності;

· підтримку узгоджувальних процедур та процесів групового прийняття рішень;

· підтримку функцій управління діяльністю організації.

Функції системи інформаційного забезпечення діяльності адміністративної служби організації мають визначатися існуючими можливостями комунікативних технологій та засобів комп'ютерної техніки організації. Основними з них є:

· надійне зберігання та оперативний вибірковий доступ до великих об'ємів документальної та довідкової інформації;

· автоматизована підтримка складних процедур обробки інформації: ретроспективний аналіз моделювання, прогнозування, експертна оцінка і т.п.;

· зовнішні та внутрішні комунікації, а також підтримка доступу до віддалених інформаційних джерел і фондів.

Під системою інформаційно-комунікативного забезпечення діяльності адміністративної служби організації будемо розуміти взаємозв'язану та відповідним чином сформовану сукупність організаційних, правових, інформаційних, методичних, програмно-технічних та технологічних компонентів, що забезпечують необхідний рівень якості управлінських рішень, що приймаються за рахунок раціонального використання інформаційних ресурсів та інформаційно-комунікативних технологій.

Впровадження інформаційних і комунікативних технологій у діяльність адміністративних служб організацій дозволить:

· підвищити обґрунтованість рішень та зменшити вплив суб'єктивних факторів за рахунок застосування ефективних методів своєчасної обробки інформації;

· запровадити ефективний контроль за виконанням доручень та своєчасну розсилку документів посадовим особам;

· синхронізувати інформаційні процеси в організаціях щодо питань супроводження їх кадрового потенціалу;

· забезпечити умови оперативного розв'язання задач аналізу та оцінювання розвитку подій у сфері кадрового забезпечення діяльності адміністративних служб організацій;

· підвищити рівень інформування громадськості про діяльність підприємств, установ і організацій;

· звільнити від рутинної роботи персонал організацій та скоротити терміни підготовки документів щодо обліку кадрового ресурсу організацій;

· створити засади для самоосвіти та оперативної консультації на основі використання інформаційних ресурсів, які доступні засобам для взаємодії із суб'єктами глобальної мережі.

З огляду на те, що дисципліна „Керівник адміністративної діяльності” читається для слухачів магістратури за спеціальністю „Адміністративний менеджмент”, дослідження аспекту фінансового забезпечення діяльності адміністративної служби організації доцільно розглядати з прив’язкою до діяльності державних організацій.

Розкриваючи зміст фінансового забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи) слід виходити з того, що особливими елементами суспільної системи, зорієнтованими на

здійснення суспільно-корисної діяльності у всіх її сферах, виступають державні організації.

Державні організації – це юридичні особи, фінансово-господарська діяльність яких здійснюється на основі кошторису доходів і видатків та надходжень від проведення господарських і фінансових операцій, необхідних для виконання завдань, передбачених їхніми установчими документами.

Можна виділити такі організаційно-правові форми державних організацій: державне підприємство, державна акціонерна компанія (товариство), державний орган, державна установа.

Однією із характерних рис державних організацій є те, що матеріальну основу їх організації та діяльності складають кошти державного бюджету.

Установи, що утримуються за рахунок коштів бюджетів називаються бюджетними (державними). Це — школи, дитячі дошкільні заклади, лікарні, поліклініки, професійно-технічні училища, вищі навчальні заклади, органи державної влади і державного управління тощо. В більшості випадків перелічені заклади надають населенню послуги безкоштовно. Матеріальною основою функціонування державних організацій є основні невиробничі фонди, по яких амортизація не проводиться. В сфері послуг, у якій функціонують державні організації, використовується висококваліфікована робоча сила — спеціалісти з вищою освітою, кандидатськими і докторськими ступенями — яка потребує відповідної оцінки і оплати. І тому найбільша питома вага у видатках бюджетних установ — це оплата праці.

Державні організації, що працюють у сфері послуг можна поділити на 3 групи в залежності від особливостей фінансування їх діяльності:

· установи, що знаходяться на бюджетному фінансуванні (лікарні, школи, технікуми та ін.);

· установи, що працюють на засадах госпрозрахунку, отримують доходи і повністю відшкодовують свої видатки, пов'язані з основною діяльністю та її розвитком (видовищні, житлово-комунальні організації). Переважно, вони мають низький рівень доходності. Високий же рівень доходності характерний для кредитних, страхових та інших фінансових установ;

· структурні підрозділи бюджетних установ, що працюють на засадах негоспрозрахункової окупності затрат. Вони надають послуги і виконують роботи за плату, за рахунок якої відшкодовують свої затрати, сплачують передбачені законодавством податки але самостійного юридичного статусу не мають. Це — платні кабінети спеціалістів в медичних закладах, науково- дослідні та інформаційні центри вузів тощо.

Серед всіх організацій сфери послуг найбільшу частину складають бюджетні організації, діяльність яких за останні роки зазнала багатьох змін. Для більшості з них головним джерелом фінансування залишається бюджет. В той же час їм надана можливість додаткового отримання доходів від надання платних послуг, причому фінансування з бюджету не зменшується. Розширені права керівників бюджетних організацій у використанні матеріальних і трудових ресурсів, стимулюванні працюючих.

Одночасно, сучасні умови економічної кризи, дефіцит бюджетних коштів не могли не позначитись на матеріальному, фінансовому становищі цих закладів. Тому спостерігаються тенденції скорочення їх мережі, зменшується штатна чисельність працівників у діючих державних організаціях, посилюється контроль з боку фінансових органів за економним та цільовим використанням коштів.

Фінансова діяльність державних організацій пов’язана з кошторисним фінансуванням. Кошторисне фінансування полягає у забезпеченні витрат за рахунок зовнішнього фінансування. Воно здійснюється за такими принципами: плановість; цільовий характер виділення коштів; виділення коштів залежно від фактичних показників діяльності організації; підзвітність. Плановість фінансування державних організацій означає, що фінансування здійснюється у межах встановленого плану. Плановим

документом виступає кошторис.

Кошторис доходів і видатків бюджетної організації має наступну структуру:

І розділ. Доходи:

· надходження з бюджету;

· інші надходження. II розділ. Видатки:

· заробітна плата:

· нарахування на заробітну плату:

· канцелярські і господарські витрати:

· відрядження та службові роз'їзди:

· стипендії;

· витрати на харчування;

· придбання медикаментів і перев'язувальних засобів;

· придбання обладнання та інвентарю;

· придбання м'якого інвентарю та обмундирування;

· капітальний ремонт будівель і споруд;

· інші видатки;

· платежі та відрахування до бюджету.

Загальна сума доходів державної організації визначається з урахуванням залишків коштів на початок року за усіма надходженнями. Крім бюджетних коштів, іншими поступленнями можуть бути:

· кошти, що поступають за навчання, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів;

· плата за надання додаткових освітніх послуг;

· плата батьків за утримання дітей в дитячих дошкільних закладах;

· плата за надані медичні послуги;

· доходи від реалізації продукції навчально-виробничих та лікувально- виробничих майстерень, цехів;

· доходи від здачі в оренду майна;

· плата за проживання в гуртожитках та ін.

У видатковій частині кошторису виділяються окремо видатки за рахунок бюджетних асигнувань та витрати за рахунок інших надходжень. Бюджетні асигнування повинні забезпечувати 100% фінансування витрат державної організації. Перевищення суми видатків над обсягом коштів, що виділяються з бюджету, можливе лише за рахунок прибутку від госпрозрахункової діяльності, який залишається в розпорядженні цієї організації.

Цільовий характер кошторисного фінансування означає, що виділені кошти можуть бути спрямовані тільки на цілі, передбачені кошторисом. Це дає змогу здійснювати контроль за раціональним і ефективним використанням виділених для державної організації коштів. В окремих випадках може надаватись право певного перерозподілу коштів між окремими статтями кошторису.

Виділення коштів залежно від фактичних показників діяльності державної організації означає, що фінансування здійснюється за кошторисом, однак, виходячи не з планових, а із фактичних значень оперативно-сітьових показників, які характеризують обсяги діяльності державної установи чи організації (наприклад, кількість ліжко-днів, кількість класів, кількість студентів і ін.).

Підзвітність передбачає встановлення звітності державних установ організацій, що перебувають на кошторисному фінансуванні, перед

«фінансуючими» (або вищестоящими) організаціями.

Загалом, кошторисне фінансування як метод організації фінансової діяльності організацій, застосовується в тих сферах, де важко або неможливо забезпечити самоокупність і прибутковість діяльності. В окремих випадках у межах однієї організації може застосовуватись одночасне кошторисне фінансування і комерційна діяльність (наприклад, у державних вищих навчальних закладах навчання студентів здійснюється за рахунок бюджетних асигнувань і на платній основі. При цьому, ці напрями діяльності чітко розмежовуються).

Питання для самоконтролю

1. Дайте загальну характеристику змісту і структури адміністративної служби організації (підприємства, установи).

2. Розкрийте зміст структури управління організацією.

3. Охарактеризуйте організаційне забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

4. Окресліть зміст кадрового забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

5. Охарактеризуйте інформаційне забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).

6. Розкрийте зміст фінансового забезпечення діяльності адміністративної служби організації (підприємства, установи).