Обычно секретарем клуба является заместитель директора, но возможно избирать секретаря из числа персонала клуба. Секретарь является ответственным за ведение всей документации клуба, за исключением финансовой, которой занимается казначей. В небольших клубах возможно совмещать деятельность на посту секретаря и казначея. Хорошо организованный, исполнительный секретарь является неотъемлемым звеном работы клуба Следопытов. Обязанности секретаря клуба:
- Проверять записи, которые ведутся секретарями звеньев, и переносить их в личные дела следопытов.
- Отражать все достоинства и нарушения в учетной книге.
- Вывешивать на доске объявлений список набранных звеньями очков, по крайней мере, 1 раз в месяц.
- Составлять отчет в Конференцию и отправлять его к 10 числу каждого месяца.
- Информировать директора о достижениях клуба и о его состоянии, опираясь на сравнительный план Конференции.
- Доводить до сведения директора информацию о регулярно отсутствующих следопытах (особенно без веских на то причин) или же о тех следопытах, которые небрежно относятся к униформе.
- Нести ответственность за оформление и содержание доски объявлений, информация на которой должна регулярно меняться.
- Вести клубный журнал.
- Заказывать необходимые материалы, а также все необходимые отчетные формы в Конференции по мере необходимости.
- Нести ответственность за ведение переписки, а также за корреспонденцию директора клуба.
- Быть ответственным за библиотеку клуба, и контролировать выдачу и возврат книг и журналов, как рядовыми следопытами, так и членами клуба.