Estructura de cartas (parte 2)

El asunto u objeto expresa el motivo (el tema) principal de la carta resumido en una o dos palabras. Se emplea para facilitar la clasificación y archivo de la correspondencia. Suele ir impreso en el papel y es opcional.

Ejemplo: Asunto: cursos de verano

Referencias. En la mayoria de los papeles de empresa ya impresos existe un espacio especial destinado a las referencias y señales junto al margen izquierdo del folio con las siguientes abreviaturas:

s/ref. – n/ref., s/escrito – n/escrito.

su referencia – nuestra referencia, su escrito – nuestro escrito

La línea de atención sirve para que la carta llegue al departamento o a la persona encargada o en caso de la ausencia a quien lo hubiera sustituido en el puesto.

Ejemplo: A la atención de D. Rodrigo Martínez

El saludo. La fórmula del encabezamiento variará según la relación que exista entre el remitente y el destinatario.

Si la carta se escribe a una persona que posea cierta categoría social o intelectual el tratamiento puede ser siguiente:

Distinguido señor/Distinguida señora:

En caso de que entre el remitente el destinatario exista cierta relación pero no lo suficientemente estrecha para tutear, y se trata también de alguien socialmente importante, se escribe:

Estimado amigo/Estimada amiga:

Cuando el grado de intimidad es mayor, se escribe:

Querida amiga/Querida X:

Querido amigo/Querido X:

Las cartas que se escriben entre jefes y subordinados guardarán un aire respetuoso, siempre en relación y proporción con el trato que se acostumbre a mantener en la empresa. Así, si la carta está dirigida al director de una firma se dice:

Sr. Director o Distinguido señor

Cuando la destinataria de la carta es una mujer, se aplicarán las mismas normas citadas antes. Si es joven y soltera se le dará el tratamiento de señorita. Si está casada o ha entrado ya en la madurez, se la tratará de señora. A partir de cierta edad suena un poco ridículo el tratamiento de señorita, aunque se trate de una mujer soltera.

Cuando las cartas se dirigen a altas personalidades del mundo político, religioso o militar, se emplean los tratamientos correspondientes (vea Anexos).

Con el transcurso de los años muchas fórmulas han caído en desuso, así ha ocurrido en el caso de expresiones demasiado extensas y muy rebuscadas. De modo que el punto de referencia al elegir entre distintas posibilidades será, como siempre, la concisión y elegancia.

Los saludos que se usan habitualmente son:

Señor/Señores;

Distinguido señor/Distinguidos señores;

Estimado señor/Estimados señores;

Muy señor mío/Muy señores míos;

Muy señor nuestro/Muy señores nuestros.

De todos modos se debe tener en cuenta que en el saludo no suelen emplearse abreviaturas.