РЕКВИЗИТЫ 18, 20, 21

Реквизиты 18 – заголовок к тексту, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложения – объединяются в группу реквизитов, отражающих содержание документа^[52]. Основным реквизитом любого документа является текст. Над текстом располагается заголовок к нему, отражающий краткое содержание текста.

Текст может сопровождаться дополнительными документами, необходимыми для раскрытия сущности управленческой ситуации. Такие документы прикладываются к основному тексту и вместе с ним становятся единым смысловым элементом документа. Поэтому под текстом размещается отметка о наличии приложении.

Реквизит 18 – Заголовок к тексту

Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Поэтому В ГОСТе Р 6.30-2003 определено важное требование к заголовку: «Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа». Из этого следует, что делопроизводителю необходимо уметь формулировать заголовки с учетом требований ГОСТа: во-первых, заголовок должен точно отражать содержание; во-вторых, отражать он должен содержание кратко.

Чтобы сформулировать заголовок к тексту, необходимо учесть еще и грамматическое требование ГОСТа: «Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта».

Следовательно, формальная характеристика заголовка зависит от наименования вида документа (реквизит 10), возможны заголовки в форме: а) предложного падежа с предлогами о, об, обо; б) родительного падежа без предлога.

Примеры формулировок заголовка к тексту документов разного вида:

Приказ (о чем?) — об увольнении И.И.Петрова;

Приказ (о чем?) – о проведении аттестации

Письмо (о чем?) – о сроках поставки продукции;

Распоряжение (о чем?) – об итогах ревизии

Служебная записка (о чем?) – об обеспечении отдела канцтоварами

Положение (о чем?) – об отделе рекламы;

Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

Акт (о чем?) – о выделении к уничтожению документов

Протокол (чего?) — общего собрания акционеров;

Правила (чего?) — проезда на Московском метрополитене;

Должностная инструкция (кого?) – секретаря-референта.

Чтобы заголовок точно отражал содержание документа, он должен включать слова, однокоренные к ключевым словам, имеющимся в тексте документа (реквизит 20). Часто в качестве ключевых в тексте документа используются глаголы-инфинитивы, отражающие распорядительное действие, с их распространителями. Необходимо образовать отглагольное существительное, присоединить к нему имеющиеся распространители и поставить в нужный падеж получившееся словосочетание.

К примеру, в тексте приказа первые пункты распорядительной части текста сформулирован так: «1. Утвердить инструкцию по делопроизводству. 2. Ввести в действие утвержденную Инструкцию по делопроизводству с 08.12.2013 года». Формулировка заголовка к данному тексту будет выглядеть так: «Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству».

В заголовке должна быть отражена самая главная информация. Также при его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно. В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки. При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы» (например: Вопросы работы ревизионной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета ревизионной комиссии. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).

Заголовок к тексту может не содержать ключевое отглагольное существительное. Например, в тексте письма нет глаголов, отражающих распорядительные и другие действия. В таком случае из текста документа отбираются ключевые слова, отражающие основной вопрос документа (например: О сроках проведения соревнований по плаванию, или: Об обязательном экземпляре документа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать». Отсюда можно сделать вывод, что если документ оформлен на бумаге формата А4, заголовок к тексту – обязательный элемент. Однако, если текст документа занимает на листе формата А4 не более 3-5 строк, необходимость в заголовке отпадает – заголовок к тексту практически повторит текст документа.

В качестве примера можно привести сопроводительное письмо, в тексте которого содержится одна фраза: « Направляю на согласование проект договора о совместной деятельности ». Оформление заголовка к тексту этого документа с формулировкой «О направлении на согласование проекта договора о совместной деятельности»будет явно избыточным.

Наличие заголовка к тексту существенно облегчает и ускоряет работу по регистрации документа и в организации – авторе документа, и в организации – получателе, так как в регистрационных формах и у отправителя, и у получателя необходимо указать краткое содержание документа. Если заголовок сформулирован, его просто переписывают в регистрационную форму (журнал, карточку, электронную базу данных), а если заголовок к тексту отсутствует, придется внимательно читать текст документа, самостоятельно формулировать его краткое содержание и только после этого заполнять регистрационную форму. Если во входящем письме заголовок к тесту сформулирован неудачно, секретарь вправе его переформулировать (дописав от руки).

Как правило, заголовок к тексту печатается с прописной (заглавной) буквы, в конце заголовка точка не ставится (открытая пунктуация). Заголовки к тексту не берут в кавычки и не подчеркивают. В некоторых организациях считают нужным выделять заголовки к тексту полужирным начертанием – так же, как и наименование вида документа. ГОСТ не содержат никаких рекомендаций по оформлению реквизита. Поэтому и никаких жестких запретов на использование полужирного начертания быть не может.

Как правило, заголовок печатают от 0-го до 4-го положения табулятора. Заголовок не должен содержать более 2—3 строк (в некоторых источниках – не более пяти строк длиной 28 знаков), каждая строка должна иметь законченный смысл, перенос в словах не допускается. Заголовок печатается через одинарный междустрочный интервал. Если заголовок сформулирован оптимально по содержанию, но занимает более пяти строк, то при угловом его расположении может быть продлен на последней пятой строке до конца по ширине строки.

Если заголовок к тексту является логическим продолжением наименования вида документа, его можно печатать со строчной буквы. В письмах заголовок к тексту всегда печатают с прописной буквы, так как в них, как правило, отсутствует реквизит «Наименование вида документа».

На бланке документа могут быть ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита («уголки»).

Заголовок к тексту должен быть сформулирован исполнителем – работником организации, который готовил проект документа.

Делопроизводственная практика подсказывает, что:

– на угловом бланке заголовок лучше напечатать непосредственно от левого поля, при этом он должен занимать в длину не более половины длины строки (около 7—7,5 см);

– на продольном бланке с центрированным расположением реквизитов хорошо смотрится заголовок к тексту, расположенный по центру страницы; в этом случае его длина должна быть не более 14 см, то есть текст заголовка должен отступать от левого и правого поля не менее чем на 1,25 см. Однако расположение заголовка от левого поля при продольном бланке также не будет противоречить ГОСТу.

Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении. Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание. Реквизит «заголовок к тексту» также значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.

Реквизит 20 – Текст документа

Текст документа– главный реквизит, ради которого составляется документ.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Более подробно информацию об унификации текстов документов см. в теме «Текст документа».

Текст официального документа на формате А4, как правило, оформляется через 1,5 — 2 межстрочных интервала, а на формате А5 — через 1 межстрочный интервал. Текст документа должен быть создан в официально-деловом стиле; должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Особенности структуры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в специально посвященных этим видам документов темах курса.

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения

Рассмотрим четыре случая оформления отметки о наличии приложения к письму.

1. К письму прилагается только один документ и его наименование упоминается в тексте письма.

В этом случае в отметке нет необходимости повторять наименование документа-приложения, нужно указать только количество листов (л.) и экземпляров (экз.):

Приложение: на 7 л. в 3 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте, или к письму прилагается несколько документов.

В этом случае следует указать наименование приложенного документа (или всех прилагаемых документов, независимо от того, упоминаются они в тексте письма или нет), его дату и номер, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами без знака «№», например:

Приложение:

1. Положение о службе персонала ООО «МЕРКУРИЙ» от 08.02.2013 № 14 на 12 л. в 2 экз. 2. Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «МЕРКУРИЙ» от 09.02.2013 № 15 на 36 л. в 2 экз.

Необходимость указания количества страниц связана с тем, что и на этапе отправки, и при получении документов проверяется комплектность, то есть наличие перечисленных в отметке документов и всех страниц этих документов. Если приложение сброшюровано или переплетено, риск недовложений и утери листов ничтожен, поэтому количество страниц не указывается. Если предположить, что положение о службе персонала не сброшюровано, а инструкция по кадровому делопроизводству сброшюрована, то отметка будет выглядеть следующим образом:

Приложение:

1. Положение о службе персонала ООО «МЕРКУРИЙ» от 08.02.2013 № 14 на 12 л. в 2 экз. 2. Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «МЕРКУРИЙ» от 09.02.2013 № 15 в 2 экз.

или (если наименование прилагаемого документа уже есть в тексте и оно сброшюровано):

Приложение: в 3 экз.

3. К письму прилагается документ, у которого есть собственное неотъемлемое приложение.

В этом случае с целью проверки комплектности в обязательном порядке следует указать общее количество листов – прилагаемого документа и приложения к нему. Если документ прилагается в одном экземпляре, количество экземпляров в отметке можно вообще не указывать. В этом случае отметка будет выглядеть следующим образом:

Приложение:

Инструкция по делопроизводству от 09.02.2013 № 18 и приложение к ней, всего на 56 л.

4. Письмо направляется нескольким адресатам, а приложение – только одному из них.

В отметке о наличии приложения следует указать, какому адресату будет направлено приложение:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

На первый взгляд кажется, что правила оформления отметки о наличии приложения изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 настолько подробно, что просто невозможно сделать что-то неправильно. Однако это не так.

В п. 3.21 Государственного стандарта речь идет об оформлении отметки о наличии приложения только в письмах. Однако целый ряд документов может иметь приложения – это служебные, докладные и объяснительные записки, заявления, разного рода справки информационного и аналитического характера и другие.

При этом ничего не говорится о тех документах, к которым могут быть приложения, но в которых, тем не менее, отметка о наличии приложения не оформляется, так как информация о приложениях указывается непосредственно в тексте.

Во-первых, к таким документам относятся распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения, постановления. Указание на приложение в этих документах дается непосредственно в тексте – в том пункте, к которому приложение относится.

Если приложения к распорядительному документу носят справочный или аналитический характер (это могут быть списки, схемы, таблицы, графики), то в соответствующем пункте текста может быть указано:

... (приложение 2)

или

... согласно приложению 2.

Если приложением к распорядительному документу является Утверждаемый документ (инструкция, положение и др.), в соответствующем пункте текста пишут:

... (прилагается).

В тексте приказе такая ссылка может выглядеть так:

… 2. Заведующему отделом рекламы Сафонову Г.Н. до 01.03.2013 составить план проведения рекламной кампании по новым видам косметической продукции согласно приложению 1. …

Большинство исследователей считают, что оформление отметки о наличии приложения в распорядительных документах является излишним, так как в самом тексте имеется указание на приложение. Однако с целью проверки комплектности документа придется вчитываться в документ, чтобы выяснить, нужно ли проверять наличие приложения. В связи с этим оформление данной отметки представляется оправданным.

Остается вопрос, нужно ли оформлять отметку о наличии приложения в протоколах. В п. 4.9 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ сказано: «При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается».

Например:

Присутствовали 47 человек (список прилагается).

Казалось бы, достаточно упомянуть один раз о наличии приложения. Но может быть такая ситуация: состоялось плановое совещание с большим числом участников и приглашенных – их списки прилагаются к протоколу. Заслушаны три доклада, выступили более десяти человек – и тексты докладов, и тексты большинства выступлений также даны в приложении к протоколу. Помимо этого, к протоколу приложен целый ряд документов, созданных в процессе подготовки и проведения совещания – аналитические справки, схемы и др. Упоминания о прилагаемых документах «разбросаны» по тексту протокола, непонятно, какое приложение за каким следует – сложно найти нужный документ. В таком случае совсем нелишним будет оформить отметку о наличии приложения, в которой перечислить по порядку все документы, пронумеровав их. Это существенно облегчит дальнейшую работу с протоколом и прилагаемыми к нему документами.

Наконец, ни в одном нормативном акте нет запрета на оформление отметки о наличии приложения в протоколах.

Оформлять или не оформлять эту отметку в протоколах можно объяснять так же, как это объяснено о распорядительных документах. Наличие отметки облегчит поиск необходимых приложений и даст возможность быстро проверить комплектность документа, несмотря на его объем.

Согласно схеме расположения реквизитов реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» должен находиться в пределах 40—60 мм от границы нижнего поля. Однако такое расположение отметки может привести к нежелательным последствиям. Представим себе, что текст документа занимает не более половины отведенной для него зоны. В таком случае размещение отметки на большом расстоянии от конца текста может дать возможность «злоумышленнику» использовать свободное место для того, чтобы вписать дополнительный текст, что, в свою очередь, может исказить смысл документа и тем самым нанести вред организации-автору или получателю письма, а может быть и той, и другой организации одновременно.

Поэтому отметку о наличии приложения лучше печатать не в нижней части листа, а немного ниже текста документа, отступив от него 2-3 междустрочных интервала.

Если внимательно посмотреть на схему расположения реквизитов, можно заметить, что реквизиты «Отметка о наличии приложения» (21) и «Подпись» (22) не только находятся в одной зоне, но и расположены на одном уровне. Так быть не должно: подпись должна быть расположена ниже отметки о наличии приложения на 2-3 междустрочных интервала. В противном случае уже после подписания документа кто-нибудь сможет добавить к документу и фрагмент текста, и приложение без ведома руководителя и без его разрешения.

Во всех примерах оформления отметки о наличии приложения в Государственном стандарте слово «Приложение» напечатано с красной строки, однако никаких рекомендаций по этому поводу в тексте ГОСТ Р 6.30-2003 нет.

В п. 6.1 Методических рекомендаций сказано: «Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 междустрочными интервалами... Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения…».

Что касается отступа реквизита от левого поля, то, по сути, Методические рекомендации противоречат примерам оформления реквизита в ГОСТ. Однако это дает некоторую свободу действий: можно использовать и тот, и другой способ оформления отметки. Справедливости ради следует заметить, что размещение отметки непосредственно от левого поля позволяет несколько сэкономить место, если в отметке о наличии приложения нужно указать несколько документов с длинными названиями.

Как следует из Методических рекомендаций, реквизит печатается через одинарный междустрочный интервал.

Таким образом, можно резюмировать правила оформления отметки: отметка о наличии приложения располагается под текстом и отделяется от него 2-3 междустрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля или с красной строки всегда в единственном числе. Содержание реквизита печатается через один междустрочный интервал.

Правила оформления реквизита «Отметка о наличии приложения», как и других реквизитов, рекомендуется отразить в инструкции по делопроизводству, и тогда у сотрудников организации не будет возникать вопрос, где и как оформлять этот реквизит.

В ГОСТ Р 6.30-2003 в описании реквизита 21 имеется информация и об оформлении приложения к документу.

В п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера».

Слово «Приложение №» с указанием номера приложения указывается на первом листе каждого приложенного документа, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319

В ГОСТ Р 6.30-2003 имеется неточность: правила, инструкции, положения относятся не к распорядительным документам, а к системе организационно-правовых документов, являющихся правовой основой деятельности организации, – локальным нормативным актам.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава РФ от 05.06.2003 № 251

Если приложение одно, надобность в его нумерации отпадает. В таком случае и знак «№» печатать не нужно.

Практика делопроизводства показывает, что на утверждаемых документах должен быть оформлен реквизит «Гриф утверждения документа», а надписи «Приложение №» быть не должно.

Такую надпись не следует делать и в случае, если вместе с сопроводительным письмом отправляется какой-либо документ, не имеющий реквизита «Адресат», например, договор. В сопроводительном письме в отметке о наличии приложения договор будет, конечно, указан, но никаких надписей на самом договоре делать не нужно.

Если же приложение является документом, уточняющим или разъясняющим текст самого письма (например, графики, таблицы, схемы), и было специально подготовлено в процессе создания письма, то на таком приложении следует сделать надпись «Приложение №».

Таким образом, если приложение не подлежит утверждению, носит справочный или аналитический характер, в правом верхнем углу такого приложения следует сделать надпись «Приложение №» и указать наименование, дату и регистрационный номер документа, к которому оно приложено.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений обычно идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) можно выделить прописными буквами, полужирным шрифтом или может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.

Кроме этого, рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Если приложением является документ справочно-аналитического характера, он оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

2. Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

3. Приложения не подлежат регистрации, поэтому на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Наименование организации» – эти данные должны содержаться в надписи «Приложение №» или в реквизите «Гриф утверждения документа».