РЕКВИЗИТЫ 23, 24

Реквизиты 23 (гриф согласования) и 24 (виза согласования) отражают процедуру согласования документа. Согласование – это рассмотрение и оценка проекта документа. Гриф согласования отражает внешнее согласование, то есть согласование с внешними партнерами. Виза согласования отражает внутреннее согласование со специалистами самой организации.

В локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству, должен быть установлен круг лиц, визирующих тот или иной документ, а также последовательность визирования документа в зависимости от его вида и содержания. В практике делопроизводства сложился определенный порядок визирования и подписания документа:

1. Прежде всего, проставляется отметка об исполнителе – на первом экземпляре документа. В некоторых организациях исполнитель расписывается на том экземпляре документа, который остается в организации. Такая практика представляется разумной – тем самым повышается ответственность исполнителя за подготовленный документ.

2. Затем документ направляется на визирование и/или на внешнее согласование. Круг визирующих в каждой конкретной организации определяется по усмотрению ее руководителя.

3. После получения всех необходимых согласований проект документа направляется соответствующему должностному лицу на подписание.

4. Следующая стадия – утверждение документа руководителем организации, если, конечно, документ подлежит утверждению.

5. И, наконец, последний этап работы – получение виз ознакомления (в случае необходимости).

Реквизит 23 – Гриф согласования документа

Гриф согласования – это подтверждение того, что документ рассмотрен и одобрен заинтересованными должностными лицами или коллегиальным органом другой организации.

Гриф согласования оформляется в случае внешнего согласования документа. Документ может быть согласован лично должностным лицом, например, руководителем организации, или другим документом, например, письмом, протоколом или решением коллегиального органа.

Если документ согласован должностным лицом, в состав реквизита входят следующие элементы:

– слова СОГЛАСОВАНО;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО   Ректор Финансовой академии при Правительстве РФ Личная подпись А.Г. Грязнова Дата

Как правило, подпись должностного лица в грифе согласования заверяется оттиском печати организации.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, название этого документа в именительном падеже указывается ниже слова СОГЛАСОВАНО, затем указываются дата и номер документа, например:

СОГЛАСОВАНО   Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2013 № 430-162

или:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2013 № 10

В случае согласования документа двумя должностными лицами сторонних организаций или двумя документами, грифы согласования располагаются на одном уровне:

СОГЛАСОВАНО Директор ЗАО «Бриз» Подпись И.В. Белкин 25. 03. 2013

СОГЛАСОВАНО Директор ЗАО «Муссон» Подпись О.Р. Зайцев 24.03.2013

В соответствии со схемами расположения реквизитов данный реквизит должен быть расположен в нижней части страницы – ниже реквизита «Подпись», а если оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», то ниже этого реквизита, отступив 2-3 междустрочных интервала.

Внешнее согласование может быть оформлено справкой о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, может быть оформлен лист согласования. Лист согласования прилагается к проекту документа. Если согласование оформляется на отдельном листе, на самом документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «МИГ» Личная подпись Н.А. Терешкина Дата СОГЛАСОВАНО Директор ООО «ТОН» Личная подпись А.В. Прокофьева Дата	СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «РИМ» Личная подпись И.В. Белякова Дата СОГЛАСОВАНО Директор ООО «Горизонт» Личная подпись Е.В. Гаврилова Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается, а проект документа направляется на доработку.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Помимо перечисленных, проект документа может быть при необходимости согласован с общественными организациями, а также с вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих организаций.

Реквизит 24 – Виза согласования документа

Визы согласования оформляются в случае внутреннего согласования (визирования) документа.

По своей сути внутреннее согласование, оформляемое визами согласования, – это рассмотрение и оценка проекта документа соответствующими специалистами организации в рамках своей профессиональной компетенции; это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости).

Виза располагается в нижней части страницы, печатается непосредственно от левого поля документа.

Если визирующий согласен с документом, то виза согласования включает наименование должности визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов 26.07.2013

Визирующий может быть не согласен с проектом документа, что означает наличие замечаний и дополнений. Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов 26.07.2013

Отказ от подписи в визе согласования является неправомерным. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В соответствии с требования ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта приказа «Об утверждении штатного расписания»
Должность	Инициалы, фамилия	Замечания по проекту документа	Подпись	Дата
Главный бухгалтер	И.Н. Холодов	Нет	Холодов	17.03.2013

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. В качестве примера можно привести коммерческий договор, оформленный на нескольких листах. В этом случае для защиты от изъятий и вложений, а также для предупреждения несанкционированного внесения изменений и дополнений в текст на внутренних страницах договора, представители сторон при подписании договора ставят свои подписи на каждом листе документа, как правило, в правом нижнем углу.

Существует еще один способ защиты документа: если все страницы документа прошить и опечатать, то полистное визирование уже не требуется.

Руководитель организации имеет право принять во внимание мнение специалистов, завизировавших документ, и, если это необходимо, вернуть документ на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.

РЕКВИЗИТ 26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Для придания копии документа юридической силы оформляется производится отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно» (печатается без кавычек идвоеточия), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения подлинности копии. Например:

Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата

В ГОСТе сказано: «Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Как правило, если копия документа выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии сопровождается оттиском печати. Таким же образом может быть заверена подлинность выписки из документа.

Из сказанного можно сделать два вывода:

во-первых, необходимость заверить копию документа печатью зависит от того, с какого документа сделана копия и куда она должна быть представлена;

во-вторых, для заверения копий не обязательна печать организации, можно использовать и печать структурного подразделения, если документ подписан должностным лицом этого структурного подразделения; печать организации может ставиться на документ, подписанный любым должностным лицом, имеющим право подписывать документы данного вида.

Для заверения подлинности копий документов и выписок из них может быть изготовлен штамп для конкретного работника (например, для специалиста отдела кадров), который часто заверяет копии документов и выписки из них:

Верно Специалист отдела кадров Подпись И.В. Суровцева «___»___________20____г.

РЕКВИЗИТ 27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Под исполнителем подразумевается, в контексте этой отметки, сотрудник организации, который готовил проект документа.

Отметка проставляется для оперативной связи с исполнителем документа и на служебных письмах является обязательным реквизитом.

Из внутренних документов наиболее часто отметка об исполнителе проставляется на-приказах.

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано, что отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков 924 45 67

Слово «Исполнитель» или сокращение «Исп.» не пишут.

В практике делопроизводителей сложилось так, что отметка об исполнителе включает на внутренних документов инициалы исполнителя, а на внешних документах – имя и отчество полностью. Полные имя и отчество указывают, чтобы обращение к исполнителю в случае надобности не вызвало у внешних партнеров неловкость в общении по телефону: они будут знать, как обратиться по имени и отчеству к собеседнику.

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер документа по журналу регистрации документов данного вида и дату поступления документа. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Отметка может проставляться рукописно, например:

Вх.№56 19.02.2013

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа со следующей информацией:

Наименование организации __________ №__________ _____ч. _____мин.

или:

Вх. №______ _____ч._____мин. «_____»__________ 2____г.

РЕКВИЗИТ 30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

ГОСТ Р 6.30-2003 дает такое определение данному реквизиту: «Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».

Колонтитул – специальный издательский термин. В различной технической литературе, посвященной издательскому делу, можно встретить, такие определения: «верхний колонтитул — текст или графика, повторяющаяся на верхней части полосы»; «нижний колонтитул - информация, повторяющаяся в нижней части каждой полосы»; «колонтитул – заголовочные данные книги (частей книги), помещаемые над текстом страницы (иногда сбоку или снизу)». Таким образом, можно сказать, что колонтитул — это часть страницы, на которой размещен постоянный текст, повторяющийся на всех страницах документа и несущий справочную информацию. По месту расположения этого текста колонтитулы разделяются на верхние и нижние.

Для того чтобы информация автоматически повторялась на каждой странице документа, ее нужно поместить в верхнее или нижнее поле документа. Колонтитул оформляется как обычный абзац с применением стандартных приемов форматирования шрифта и абзаца при подготовке проекта документа в электронном виде.

Таким образом, становится ясно, что идентификатор электронной копии документа помещается не просто в левом нижнем углу каждой страницы (как это показано на схеме размещения реквизитов в приложении А к ГОСТу), а в области нижнего колонтитула, то есть внизу служебного поля документа.

Предположим, что электронная копия документа создана под именем «Договор аренды 2013.doc» и сохранена на диске C: в папке «Рабочие документы», в подкаталоге «Договоры». Тогда имя файла – Договор аренды 2013; полное имя файла – C:\Рабочие документы\Договоры\Договор аренды 2013. doc.

В полное имя файла входит и имя диска, на котором сохранен документ (C), и путь доступа к файлу – цепочка каталогов и подкаталогов, ведущих к файлу, разделенных значком обратного слэша (\). Именно полное имя файла нужно использовать в качестве идентификатора электронной копии документа: наличие такой отметки на всех экземплярах документа позволит быстро найти его электронную копию на дисках персонального компьютера.

Отметка может включать и другие поисковые данные, состав которых устанавливается в организации: фамилия работника, который ввел данный документ в память компьютера, дата создания документа и другие. Этот реквизит нужен для исключения повторного ввода документа в память компьютера, для быстрого поиска электронной копии документа на диске.

Состав реквизита и правила его оформления должны быть прописаны в инструкции по делопроизводству в организации. Если в организации создаются электронные шаблоны для документов, то в них обязательно предусматриваются и колонтитулы, состав которых определяется в зависимости от вида и назначения документа.