РЕКВИЗИТЫ 01, 02, 03

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

ГОСТ Р 6.30-2003 гласит: «Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021)».

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Субъектам РФ, муниципальным образованиям, а также общественным объединениям, предприятиям, учреждениям и организациям запрещается иметь гербы (геральдические знаки), идентичные Государственному гербу РФ, или использовать его в качестве геральдической основы.

Государственный герб РФ изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Законодательство помимо указания авторов официальных документов, имеющих право на изображение Государственного герба РФ (изображать герб могут организации, наделенные полномочиями власти, - администрация, законодательные органы власти, прокуратура, органы правительства, федеральные округа) определяет виды бланков и нормативных правовых актов, на которых может воспроизводится Государственный герб РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение Государственного герба РФ может помещаться и на бланках министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий республиканского и местного подчинения.

Федеральным конституционным законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. В статье 3 Закона приводится перечень бланков, на которых может быть помещен Герб Российской Федерации:

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

– федеральных конституционных законов и федеральных законов;

– указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

– постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

– постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

– постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

– решений Конституционного Суда Российской Федерации;

– решений Верховного Суда Российской Федерации;

– решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

– Президента Российской Федерации;

– Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

– Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

– Правительства Российской Федерации;

– Конституционного Суда Российской Федерации;

– Верховного Суда Российской Федерации;

– Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

– Администрации Президента Российской Федерации;

– полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных

– округах;

– федеральных органов исполнительной власти;

– Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

– Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

– Счетной палаты Российской Федерации;

– Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

– Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

– Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

– органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

– органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

– федеральных судов;

– органов прокуратуры Российской Федерации;

– дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

В статье 4 Закона также сказано: « Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния».

Из Федерального конституционного закона следует, что на бланках частных компаний воспроизводить Государственный герб Российской Федерации нельзя.

Реквизит 02 – Герб субъекта Российской Федерации

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «…Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».

О возможности иметь собственную символику таких субъектов РФ, как край, область говорится в их учредительных документах. Однако наличия соответствующего законодательства о символике субъекта РФ еще недостаточно для того, чтобы использовать эту символику, в частности герб субъекта РФ, на законных основаниях. До его введения необходимо пройти процедуру утверждения в Государственной герольдии при Президенте РФ, которая образована с целью обеспечения единой государственной политики в области геральдики. Субъектам РФ, не прошедшим экспертизу собственного герба, герольдия рекомендует временно использовать Государственный герб РФ, но только в черно-белом варианте. В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования.

Данный реквизит размещают в основном на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование реквизита регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 года № 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами. В соответствии со ст. 5 «Использование герба города Москвы на бланках» воспроизведение герба города Москвы допускается на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

– законов города Москвы;

– постановлений Московской городской Думы;

– указов и распоряжений Мэра Москвы;

– постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

– решений Уставного суда города Москвы;

– Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы, в случаях, установленных частями 3 и 4 настоящей статьи;

в одноцветном варианте:

– правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

– Московской городской избирательной комиссии;

– Контрольно-счетной палаты Москвы;

– Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;

– иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц;

– мировых судей города Москвы;

– иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

Частные компании воспроизводить Государственный герб субъекта Российской Федерации на своих документах не имеют права.

Изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа; диаметр герба не должен превышать 20 мм. На бланке может быть изображен или Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, но не оба герба одновременно (они взаимоисключаемы).

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, могут помещать на своих бланках эмблему. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (торговая марка фирмы). Товарный знак, знак обслуживания – это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Использование эмблем (товарных знаков) на бланках организаций регулируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что «эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)».

Эмблемы организации, товарные знаки (знаки обслуживания) могут представлять собой словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Назначение этого реквизита состоит в том, чтобы индивидуализировать продукцию конкретной компании. Реквизит может быть размещен на бланках документов компании только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

Закон регулирует отношения, возникающие в связи с правовой охраной и использованием товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров. В статье 1 Закона дается следующее определение: «Товарный знак и знак обслуживания... – обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг... юридических или физических лиц».

В Законе подчеркивается, что правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном законом или международными договорами Российской Федерации, и право на товарный знак охраняется законом (ст. 2). Юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, должно подать заявку в федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности (ст. 8) и на основании решения о регистрации товарного знака федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности в течение месяца с даты получения документа об уплате установленной пошлины производит регистрацию товарного знака в Государственном реестре товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации (ст. 14). В течение месяца с даты регистрации товарного знака в Реестре федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности выдает свидетельство на товарный знак (ст. 15).

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве. Это означает, что владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами; никто не может использовать охраняемый в Российской Федерации товарный знак без разрешения его владельца. нарушением прав владельца товарного знака признается несанкционированное изготовление, применение, ввоз, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарного знака или товара, обозначенного этим знаком, в отношении однородных товаров.

Место расположения данного реквизита более подробно представлено в Теме 2 настоящего учебного курса при описании требованиям к бланкам ОРД.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетичность бланка, но не заменяет наименования организации.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Реквизит 08 – наименование организации

Реквизит наименования организации – автора документа является обязательным и поэтому должен указываться на всех документах организации – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

Автором документа может быть организация (-и), ее структурное (-ые) подразделение (-я), должностное (-ые) лицо (-а). В зависимости от автора различают и соответствующие бланки. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. В ГОСТ Р 6.30-2003 для должностного лица или структурного подразделения реквизиты не выделены. А вот для автора-организации предусмотрен специальный реквизит 08 – наименование организации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах».

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ (Ч. 1. ст..69, 82, 87, 95, 96, 107, 113, 116) частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В соответствии со статей 4 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 8 декабря 1995 года «некоммерческая организация имеет наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму и характер деятельности»; в соответствии со статьей 4 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 года № 61-ФЗ «полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование»; в соответствии со статей 4 Федерального закона «Об акционерных обществах от.24 ноября 1995 года «полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое); сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО». Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания»; наименование акционерного общества должно включать наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д. Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям вносятся: потребительские кооперативы (союзы, общества); общественные и религиозные организации (объединения); финансируемые собственником учреждения; благотворительные и иные фонды; объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Например:

Открытое акционерное общество «Магнитогорская швейная фабрика» (ОАО «МШФ»)

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Магнитогорский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «МаГУ»)

Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» от 7 декабря 1996 г. № 1463. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью. При сокращенном наименовании пишется «России».

Например:

Министерство финансов Российской Федерации (МИНФИН РОССИИ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «МЕРКУРИЙ» Филиал в г. Троицке

или:

Федеральное агентство связи Управление федеральной почтовой связи Челябинской области Филиал ФГУП «Почта России»

Наименование организации – реквизит, служащий собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Авторами служебных (официальных) документов в основном являются учреждения, организации, предприятия. Если документ оформлен на бланке организации, то подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является юридическое лицо – завод.

При оформлении документа на бланке должностного лица автором документа можно считать должностное лицо, подписавшее документ. Однако ГОСТ Р 6.30-2003 хотя и предусматривает бланки должностного лица, но не включает наименование должностного лица ни в качестве отдельного реквизита, ни в качестве элемента реквизита «наименование организации». Оформление наименования должностного лица в ГОСТ Р 6.30-2003 можно увидеть лишь на рис. Б.4.

В ГОСТе Р 6.30-2003 нет описания и того, как оформлять наименование структурного подразделения, являющегося автором документа. В качестве автора наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах.

Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении. Наименование должностного лица должно соответствовать штатному расписанию или другим нормативным кадровым документам. Наименование структурного подразделения или наименование должностного лица следует оформлять по аналогии с оформлением наименования филиала, территориального представительства, отделения – ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации, если в норма­тивных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Примечание: некоторые документоведы считают, что возможно создание бланка на двух языках, даже если наименование на иностранном языке не закреплено в учредительных документах, в том случае, когда организация ведет активную переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Так, например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaja kniga», а не «International book». Однако ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает наличие наименования организации на иностранном языке на бланке лишь в случае закрепления такого названия в учредительных документах организации. Такой подход к оформлению юридически значимого реквизита представляется более верным.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он, как правило, на бланках не оформляется, наименования организаций – авторов документа печатают на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может быть спроектирован бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг под другом.

Наименование организации является обязательным реквизитом для всех организационно-распорядительных документов и поэтому должно указываться на всех документах – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

Таким образом, наименование организации оформляют на всех видах бланков и всех документах. Реквизит выполняет юридическую функцию.

РЕКВИЗИТЫ 09, 04, 05, 06 – СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Реквизиты 09 (справочные данные об организации), 04 (код организации), 05 (ОГРН юридического лица), 06 (ИНН/КПП) – справочная информация об организации – являются дополнительными реквизитами к реквизиту 08 – наименование организации – и помогают ему идентифицировать автора документа. Справочная информация оформляется на бланках писем и указывает, что организация-автор документа является официально зарегистрированным юридическим лицом, стоит на учете в налоговом органе, предоставляет своим деловым партнерам различные официальные каналы связи, следовательно, данной организации можно доверять.Перечисленные реквизиты имеют сведения, относящиеся к идентифицирующим признакам организации. Оформляются данные реквизиты на бланках писем и другой исходящей документации.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 справочные данные об организации включают: 1) почтовый адрес; 2) номер телефона и 3) другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа.

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что обязательными элементами реквизита являются почтовый адрес организации и номер телефона. Обязательность почтового адреса организации в справочных данных объясняется его особой юридической значимостью. Почтовый адрес в документах должен соответствовать юридическому адресу, закрепленному в учредительных документах организации. Правовая значимость адреса юридических лиц различных организационно-правовых форм закреплена законодательно.

В ГК РФ гл. 4, §1, ст. 54, п. 2 ст. 5 ФЗ № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», в п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, в п. 2 ст. 4 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г.№ 208-ФЗ местом нахождения юридического лица признается место нахождения его постоянно действующего исполнительного органа; в случае отсутствия последнего, иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, – место нахождения, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. Место нахождения определяется местом его государственной регистрации, которое указывается в его учредительных документах.

Ранее устанавливалось, что ООО должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и обязано уведомлять органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц, об изменении своего почтового адреса. В целях формирования единого подхода к вопросу о месте нахождения юридического лица, месте его регистрации и почтовом адресе приведенные положения в соответствии с Федеральным законом от 21.03.2002 № 31-ФЗ из ст. 4 Закона об ООО исключены. В настоящее время в действующем законодательстве адрес места нахождения юридического лица не разделяется на юридический и фактический. Между тем место нахождения самого юридического лица Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ вообще не определено, хотя согласно ст. 19 НК РФ указание места нахождения является обязательным для налогоплательщика.

Согласно п. 3 ст. 288 ГК РФ в качестве места нахождения юридического лица нельзя указывать адрес жилого помещения. В соответствии с п. 3 ст. 52 Гражданского кодекса РФ изменения учредительных документов, в том числе места нахождения юридического лица, приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений. Пунктом 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ установлено, что, в случае если изменение указанных в п. 1 данной статьи сведений произошло в связи с внесением изменений в учредительные документы, внесение изменений в Единый государственный реестр юридических лиц осуществляется в порядке, предусмотренном гл. VI данного Закона.

Фактическое место нахождения юридического лица и место нахождения, указанное в его учредительных документах, могут не совпадать. Однако юридически местом нахождения организации считается адрес, указанный в ее учредительных документах. В Едином государственном реестре юридических лиц должны быть указаны сведения о месте нахождения (об адресе) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. За непредставление или несвоевременное представление необходимых для включения в государственные реестры сведений, а также за представление недостоверных сведений заявители, юридические лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Таким образом, обязательность указания почтового адреса на бланках исходящих документов подкреплена законодательно. Юридическая значимость почтового адреса диктует требования к правильности его оформления.

Последовательность написания элементов почтового адреса должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 г. № 221:«Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес обязательно включать индекс предприятия связи с Указанием единиц административно-территориального деления. Допускается указывать номер абонентского ящика.

Кроме почтового адреса обязательным элементом реквизита 09 является номер телефона. Его обязательность объясняется тем, что кроме основного вида связи по почте организация-автор документа предлагает адресату возможность воспользоваться более оперативным, востребованным и распространенным видом связи – телефонной связью. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат, приемная и т.д.).

Необязательными элементами реквизита согласно ГОСТ Р 6.30-2003, являются так называемые «другие сведения». Если представляется целесообразным, в справочных данных по усмотрению организации могут быть указаны номер факса, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет, номер расчетного счета; номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Банком России), банковский идентификационный код (БИК), номер и дата выдачи лицензии, корреспондентский счет; номер лицензии на ту или иную деятельность, сведения об отгрузочных реквизитах. В составе справочных данных об организации также может указываться код организации по ОКОНХ – Общероссийскому классификатору отраслей народного хозяйства. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений, приводимых в справочных данных об организации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 справочные данные для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках на одном уровне: слева – на русском, справа – на национальном. При этом целесообразно использование продольного бланка.

В соответствии с п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного вида документа справочные данные не указывают. Исключение составляет бланк справки с места работы, спроектированный в организации, – на таком бланке справочные данные об организации указывать необходимо. Состав таких данных зависит от того, куда предоставляется справка.

Справочные данные об организации печатают через одинарный междустрочный интервал. При необходимости междустрочный интервал можно уменьшить до 0,9. Рекомендуемый размер шрифта от 8 до 12 пт в зависимости от объема вводимых данных.

При оформлении справочных данных об организации необходимо учитывать следующие особенности:

1) используются общепринятые сокращения, например: оф., просп., тел., расч. сч., корр. сч. и др.;

2) в конце строки отсутствуют знаки препинания;

3) между частями двойного номера дома ставится знак «/», например: ул. Ильинка, д. 90/2;

4) литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а;

5) в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево обычно по две цифры, например: Тел.: 3-45-12, 29-02-10, 1-23-45-12 (или 3 45 12, 29 02 10, 1 23 45 12);

6) банковские реквизиты необходимо указывать только в письмах, содержащих сведения о товарно-денежных отношениях, например в гарантийных письмах;

7) при оформлении номера телефона необходимо указывать коды города, страны, региона для облегчения работы корреспондентов, в таком случае код города может быть написан слитно и скобках, например: (3519) 23 63 28.

Реквизит располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации» при угловом варианте бланка или по центру на верхнем поле документа при продольном варианте.

Реквизит 04 – Код организации

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет: «Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)». Код является элементом электронной идентификации документа.

Код организации представляет собой восемь арабских цифр, которые проставляют, как это сказано в Стандарте, в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО), а также данный реквизит может проставляться по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код организации включают в бланки писем в состав справочной информации об организации. Использование кода организации предусмотрено также в унифицированных формах документов, утвержденных нормативными актами различных федеральных органов, в частности в приказах о прекращении трудового договора.

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

В ГОСТ Р 6.30-2003 имеется следующая информация: «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами».

Это новый реквизит, введенный в соответствии со статьями 5 и 11 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ: «Записи вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации. Каждой записи присваивается государственный регистрационный номер, и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр. При несоответствии указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи сведений государственных реестров сведениям, содержащимся в документах, представленных при государственной регистрации, сведения, указанные в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, считаются достоверными до внесения в них соответствующих изменений. Решение о государственной регистрации, принятое регистрирующим органом, является основанием внесения соответствующей записи в соответствующий государственный реестр».

В соответствии с п. 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.№ 438, основным государственным регистрационным номером (ОГРН) является государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом 129-ФЗ сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г.: « Государственный регистрационный номер записио создании юридического лица либо записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие указанного Закона, является основным государственным регистрационным номером (ОГРН) и используется в качестве номера регистрационного дела этого юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается: во всех записях в государственном реестре, относящихся к данному юридическому лицу; в документах, подтверждающих факты внесения соответствующих записей в государственный реестр; во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием; в сведениях о государственной регистрации, публикуемых регистрирующими органами.

В соответствии с Правилами, ОГРН должен указываться «во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием». Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит упоминается только в п. 4.7 при перечислении обязательных реквизитов бланка письма; в общий бланк и бланк конкретного вида документа данный реквизит не включен.

Структура основного государственного регистрационного номера (ОГРН) приведена в приложении № 1 к Правилам ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений. Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр, расположенных в следующей последовательности: С ГГ КК ХХХХХХХ Ч, где С (1-й знак) – признак отнесения государственного регистрационного номера записи: к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН) – 1; к иному государственному регистрационному номеру записи – 2; ГГ (со 2-го по 3-й знак) – две последние цифры года внесения записи в государственный реестр; КК (4-й, 5-й знаки) – порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов Российской Федерации, установленному статьей 65 Конституции Российской Федерации; ХХХХХХХ (с 6-го по 12-й знак) – номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года; Ч (13-й знак) – контрольное число: младший разряд остатка от деления предыдущего 12-значного числа на 11.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет: «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами».

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В Налоговом кодексе Российской Федерации находим: «Каждому налогоплательщику присваивается единый по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу Российской Федерации, и на всей территории Российской Федерации идентификационный номер налогоплательщика.Налоговый орган указывает идентификационный номер налогоплательщика во всех направляемых ему уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством, если иное не предусмотрено настоящей статьей».

В приложении № 1 к «Порядку и условиям присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц»^, утвержденному приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 03.03.2004 № БГ-3-09/178, приведена структура идентификационного номера налогоплательщика.

Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой: для организации – десятизначный цифровой код: NNNN ХХХХХ С; для физического лица – двенадцатизначный цифровой код: NNNN ХХХХХХ СС. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) формируется как цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо следующее: код налогового органа, который присвоил идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (ММ); собственно порядковый номер записи о лице в территориальном разделе единого государственного реестра налогоплательщиков налогового органа, осуществившего постановку на учет: для организаций – 5 знаков (ХХХХХ); для физических лиц – 6 знаков (ХХХХХХ); контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному Министерством Российской Федерации по налогам и сборам: для организаций – 1 знак (С); для физических лиц – 2 знака (СС). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присваиваемый при постановке на учет иностранной организации, формируется с применением Справочника «Коды иностранных организаций» в порядке, установленном Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Алгоритм расчета контрольного числа может быть опубликован по специальному распоряжению Министерства Российской Федерации по налогам и сборам.

В дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах по основаниям, предусмотренным ст. 83 Налогового кодекса Российской Федерации, для организаций применяется код причины постановки на учет (КПП). В статье 83 Налогового кодекса, учету организаций и физических лиц, сказано: «1. В целях проведения налогового контроля налогоплательщики подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом. Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, обязана встать на учет в налоговом органе по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Министерство финансов Российской Федерации вправе определять особенности постановки на учет крупнейших налогоплательщиков. Особенности учета иностранных организаций устанавливаются Министерством финансов Российской Федерации. Особенности учета налогоплательщиков при выполнении соглашений о разделе продукции определяются главой 26.4 настоящего Кодекса. 2. Постановка на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика организации и индивидуальных предпринимателей осуществляется независимо от наличия обстоятельств, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение обязанности по уплате того или иного налога. 3. Постановка на учет организации или индивидуального предпринимателя в налоговом органе по месту нахождения или по месту жительства осуществляется на основании сведений, содержащихся соответственно в едином государственном реестре юридических лиц, едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. При осуществлении деятельности в Российской Федерации через обособленное подразделение заявление о постановке на учет организации по месту нахождения обособленного подразделения подается в течение одного месяца после создания обособленного подразделения. Абзац утратил силу. Постановка на учет, снятие с учета организации или физического лица в налоговом органе по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и (или) транспортных средств осуществляются на основании сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 настоящего Кодекса. Организация подлежит постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения недвижимого имущества, принадлежащего ей на праве собственности, праве хозяйственного ведения или оперативного управления. Местом нахождения имущества в целях настоящей статьи признается: для морских, речных и воздушных транспортных средств — место (порт) приписки или место государственной регистрации, а при отсутствии таковых — место нахождения (жительства) собственника имущества; для транспортных средств, не указанных в подпункте 1 настоящего пункта, — место государственной регистрации, а при отсутствии такового — место нахождения (жительства) собственника имущества; для иного недвижимого имущества — место фактического нахождения имущества. 6. Постановка на учет частного нотариуса осуществляется налоговым органом по месту его жительства на основании сведений, сообщаемых органами, указанными в статье 85 настоящего Кодекса. Постановка на учет адвоката осуществляется налоговым органом по месту его жительства на основании сведений, сообщаемых советом адвокатской палаты субъекта Российской Федерации в соответствии со статьей 85 настоящего Кодекса. Постановка на учет в налоговых органах физических лиц, не относящихся к индивидуальным предпринимателям, осуществляется налоговым органом по месту жительства физического лица на основе информации, предоставляемой органами, указанными в статье 85 настоящего Кодекса. В случаях, предусмотренных абзацем вторым пункта 5 и пунктом 7 настоящей статьи, налоговый орган обязан незамедлительно уведомить физическое лицо о постановке его на учет. В случае возникновения у налогоплательщиков затруднений с определением места постановки на учет решение на основе представленных ими данных принимается налоговым органом. 10. Налоговые органы на основе имеющихся данных и сведений о налогоплательщиках обязаны обеспечить постановку их на учет».

Структура кода причины постановки на учет представляет собой девятизначный цифровой код: NNNN РР XXX.Код причины постановки на учет (КПП) состоит из следующей последовательности цифр слева направо: код налогового органа, который осуществил постановку на учет организации по месту ее нахождения, месту нахождения обособленного подразделения организации, расположенного на территории Российской Федерации, или по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств, а также по иным основаниям, установленным Налоговым Кодексом (NNNN); причина постановки на учет (РР); порядковый номер постановки на учет в территориальном налоговом органе по соответствующей причине (XXX). При постановке на учет в налоговом органе российской организации символы РР могут принимать значение от 01 до 50 (01 – по месту ее нахождения). При постановке на учет в налоговом органе иностранной организации символы РР могут принимать значение от 51 до 99.

ИНН/КПП проставляют на бланках писем в составе справочной информации об организации.

РЕКВИЗИТ 07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

По ГОСТ Р 6.30-2003 «код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)». ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов.

Данный код для ОРД соответствует разделу ОКУД. Код ОКУД проставляется только в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Ниже приведено извлечение из ОКУД (класс 0200000):

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
		Документация по созданию организации, предприятия
		Договор об аренде
		Заявление на государственную регистрацию
		Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
		Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
		Письмо об изготовлении печати, штампа
		Положение о структурном подразделении
		Приказ о создании предприятия
		Приказ о выходе из совхоза
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании
		Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
		Протокол заседания правления колхоза
		Документация по реорганизации организации, предприятия
		Приказ о реорганизации
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
		Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
		Документация по ликвидации организации, предприятия
		Акт о ликвидации
		Письмо с сообщением о ликвидации
		Письмо участника о выходе из совместного предприятия
		Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
		Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
		Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
		Заявка на участие в конкурсе
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
		Свидетельство о регистрации
		Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
		Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
		Приказ по вопросам основной деятельности
		Приказ о распределении обязанностей между руководством
		Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
		Указание по вопросам основной деятельности
		Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
		Договор на производство работ (оказание услуг)
		Положение о структурном подразделении
		Правила внутреннего трудового распорядка
		Структура и штатная численность
		Штатное расписание
		Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
		Акт по вопросам основной деятельности
		Письмо по вопросам основной деятельности
		Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
		Документация по приему на работу
		Заявление о приеме на работу
		Контракт о назначении на должность
		Приказ о приеме на работу
		Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
		Документация по переводу на другую работу
		Заявление о переводе на другую работу
		Представление о переводе на другую работу
		Приказ о переводе на другую работу
		Документация по увольнению с работы
		Заявление об увольнении
		Приказ об увольнении
		Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
		Документация по оформлению отпусков
		График отпусков
		Заявление о предоставлении отпуска
		Приказ о предоставлении отпуска
		Документация по оформлению поощрений
		Представление о поощрении
		Приказ о поощрении
		Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
		Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
		Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
		Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
		Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
		Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов^[50].

РЕКВИЗИТ 10 – НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что «наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)».

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что учредительный документ организации должен определять наименования видов документов, используемых в организации.

Из определения данного стандарта также ясно, что наименования видов документов, входящих ОКУД, диктуют в управленческих ситуациях использовать только те виды и формы документов, которые определены ОКУД и соответствуют этим ситуациям. Конечно, в организации могут использоваться и иные виды документов, создание которых обусловлено индивидуальными видами деятельности организации. Однако их введение должно быть продиктовано принципом целесообразности и необходимости и должно быть отражено в нормативных актах организации.

В контексте данного стандарта под документами понимаются только ОРД, предусмотренные ОКУД (класс 0200000). Обращение к классу 0200000 из ОКУД показывает, что в состав ОРД входит более шестидесяти кодов форм ОРД. Все они имеют наименования, включающие как собственно наименование вида документа, так и его конкретизатор, например: Акт о ликвидации, где слово «акт» - наименование вида документа, слово «О ликвидации» - конретизатор (заголовок).

Реквизит «Наименование вида документа» оформляют при проектировании бланков конкретных видов документов; на общих бланках данный реквизит может быть заполнен в соответствующем месте непосредственно при оформлении документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.

Согласно рисунку Б5 ГОСТ Р 6.30-2003 наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом непосредственно от левого поля документа или центрируется относительно всей рабочей строки или половины строки – в зависимости от типа бланка (угловой или продольный) и от способа выравнивания реквизитов на бланке (центрированное или флаговое): ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т.д.

На бланке для писем слово «письмо» не пишется; в письмах наименование вида документа не указывают: не рекомендуется писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо» и т.д. Однако в зависимости от требований к оформлению писем, предъявляемых банком, наименование вида документа может указываться в гарантийных письмах.

На практике многие организации на письмах все же оформляют данный реквизит. Так, частотными являются такие наименования, как «Информационное письмо», «Гарантийное письмо», «Рекламное письмо». Оформление практиками-делопроизводителями данного реквизита в виде наименования жанровой разновидности писем оправдано тем, что адресату дается возможность еще до прочтения письма определиться со степенью важности и ответственности его рассмотрения. Так, на информационное письмо адресат отвечать не обязан, а вот на письмо-претензию, письмо-запрос, письмо-просьбу обязан, да еще в установленные сроки. Гарантийные письма являются юридически важными, поэтому отношение к ним у всех деловых партнеров особенно ответственное. Наличие наименования вида документа на письмах не является грубым нарушением, хотя может расцениваться как излишнее: состав реквизитов бланка письма, клишированная форма обращения к адресату в тексте уже дают «сигнал» читателю о виде документа – письме.