РЕКВИЗИТЫ 22, 16, 25

Реквизиты 22 (подпись), 16 (гриф утверждения), 25 (оттиск печати) являются реквизитами удостоверения документа, придают документу юридическую силу. Для одних документов административная сила документа наступает после подписания, для других – после утверждения.

Реквизит 22 – Подпись

Подпись – это фамилия лица в оригинальном собственноручном исполнении, поставленная в конце письма, договора или какого-либо иного документа, чтобы его заверить, подтвердить, придать ему юридическую силу.

В состав реквизита входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке) либо наименование стороны в договоре. Этот элемент обязателен для официальных документов. В личных документах этот элемент подписи может отсутствовать;

- личная подпись (автограф);

- расшифровка подписи – инициалы и фамилия – указываются на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией делается один пробел.

Реквизит «Подпись» фиксируется от границы левого поля и располагается на 2-3 междустрочных интервала ниже текста (или ниже реквизита «отметка о наличии приложения», если он оформлен на документе). Сокращения слов при написании наименования должности не допускаются.

Примеры оформления реквизита «Подпись»:

1) если документ оформлен не на бланке организации:

Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж»

Личная подпись

А.И. Стабровский

2) если документ оформлен на бланке организации, то наименование организации не указывают во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа (наименование организации уже должно быть оформлено на бланке в реквизите 08):

Генеральный директор

Личная подпись

А.И. Стабровский

3) При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают, так как в заголовочной части бланка наименование должности уже имеется, и никто другой подписывать документы на этом бланке не имеет права. В этом случае реквизит будет выглядеть следующим образом:

Личная подпись

А.И. Стабровский

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Например:

Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж»

Личная подпись

А.И. Стабровский

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор   Главный бухгалтер

Личная подпись Личная подпись

А.И. Стабровский   И.В. Белякова

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель генерального директора по производству		Заместитель генерального директора по экономике
Личная подпись	Л.Ю. Прокофьев		Личная подпись	С.А. Андреев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

На одном уровне располагают подписи работодателя и работника на трудовых договорах, а также подписи заказчика и исполнителя на гражданско-правовых договорах.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.А. Смирнов Члены комиссии Личная подпись А.Н. Дудин Личная подпись Ю.Л. Малиновская Личная подпись О.В. Малков

Право подписания документов должностному лицу организации может быть предоставлено: учредительным документом организации (уставом, положением); положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, соответствующим приказом; доверенностью. Ниже показано, кто подписывает документы в различных случаях:

- документ на бланке организации – руководитель или любое должностное лицо организации (в зависимости от содержания документа);

- документ на бланке структурного подразделения – руководитель или должностные лица этого структурного подразделения;

- докладные, служебные и объяснительные записки, заявления – составитель документа;

- акты – председатель и члены комиссии;

- протоколы:

• собраний, совещаний, заседаний, в том числе и общих собраний акционеров – председатель и секретарь собрания (совещания);

• заседания совета директоров или наблюдательного совета акционерного общества – председательствующий на заседании;

• счетной комиссии – члены счетной комиссии, а в случае, если функции счетной комиссии выполнял регистратор, – лицами, уполномоченными регистратором;

• заседаний аттестационной комиссии – председатель, секретарь и все члены комиссии.

Если документ подписывается лицом, заменяющим или временно исполняющим обязанности должностного лица, не допускаетсяставить предлог «За», писать от руки «Зам.», «И.о.»,«Врио»или ставить косую черту (/) перед наименованием должности, так как при таком оформлении документ становится недействительным из-за несоответствия разных элементов одного реквизита друг другу и несоответствия падежных окончаний. Пример такого несоответствия продемонстрирован ниже:

Зам.

Генеральный директор

Щукин

С.А. Мельников

В этом случае следует заново напечатать последнюю страницу документа, на которой указать фактическую должность, инициалы и фами­лию того должностного лица, которое в действительности будет подписывать документ^[53] (например: и.о., зам.)

Если документ подписывает лицо, исполняющее обязан­ности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора

Тарасов

И.О. Тарасов

Реквизит 16 – Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий ему административную силу.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению,приводится в приложении № 4 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

формы унифицированных документов;

штатные расписания и изменения к ним.

ГСДОУ – документ, разработанный в 1988 году, конечно, морально устарел. Естественно, и в этот перечень время вносит свои коррективы. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.) теперь не утверждаются, а подписываются сторонами договора.

Сейчас практически не встречается такой документ как «Структура и штатная численность», так как все, что было в этом документе, входит в штатное расписание.

Перечень конкретных документов организации, подлежащих утверждению, рекомендуется привести в инструкции по делопроизводству организации или других локальных нормативно-правовых актах, и тогда при подготовке проектов документов у работников организации не будет возникать вопроса: оформлять гриф утверждения документа или он в данном случае не нужен.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказом, постановлением). Следует заметить, что издавать приказ (или другой распорядительный документ) об утверждении какого-либо локального (внутреннего) нормативного акта следует только в том случае, если есть необходимость изложить в этом приказе какую-либо дополнительную информацию, связанную с введением в действие утверждаемого документа. В остальных случаях достаточно грифа утверждения с личной подписью руководителя.

Ниже представлены способы утверждения некоторых документов:

Наименование (формы) документа	Утверждается должностным лицом	Утверждается документом	Примечания
Локальные нормативные акты	+	+
Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3),	_	+ (приказом)	Утверждены постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
График отпусков (унифицированная форма № Т-7)	+	-
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы	+	-
Номенклатура дел организации	+	-	См. «Основные правила работы архивов организаций»
Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения; опись дел по личному составу	+	-
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	+	-
Акт приема-передачи дел при смене руководителя архива	+	-

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Магхлеб»

Личная подпись В.А. Фролов

Дата

ГОСТ Р 6.30-2003 гласит: «Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа». Подтверждение этих слов находим и на схемах расположения реквизитов – в приложениях к стандарту на рис. А1, А2. Данный реквизит показан в верхнем правом углу документа вне рабочей зоны документа – на служебном поле. На служебном поле документа оформляются реквизиты, отражающие обработку и движение документа. Относительно места расположения данного реквизита в специальной литературе нет единодушия. Многие делопроизводители считают, что в ГОСТ Р 6.30-2003 в схемах расположения реквизитов допущена ошибка: место для размещения грифа утверждения указано в области верхнего поля, в то время, как он должен быть расположен в той же зоне, что и адресат (реквизит 15): эти два реквизита являются взаимоисключающими. На наш взгляд, основным нормативным документом является все же ГОСТ Р 6.30-2003, в котором размещение грифа утверждения в правом верхнем углу документа регламентировано дважды (видимо, во избежание типичных ошибок): в описании требований к реквизиту (п. 3.16) и в схемах расположения реквизита. Однако гриф утверждения имеет разные способы оформления, может быть разным по объему в зависимости от управленческой ситуации, отраженной в нем. Поэтому он может выйти далеко за пределы установленных размеров полей и, как следствие, документ невозможно будет оформить на бланке. В связи с этим в каждой организации вопрос об оформлении реквизита и документов, требующих его оформления, решается самостоятельно.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, при этом наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, утверждающих документ.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Формы УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ зависят от реквизита 10 – наименование вида документа: ключевое слово реквизита должно быть согласовано в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: ПЛАН – УТВЕРЖДЕН, ИНСТРУКЦИЯ – УТВЕРЖДЕНА, ПОЛОЖЕНИЕ – УТВЕРЖДЕНО, ПРАВИЛА – УТВЕРЖДЕНЫ.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» допускается центрировать относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Новые технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

Государственный стандарт не регламентирует размер шрифта и междустрочный интервал при оформлении грифа утверждения. Практика подсказывает, что его надо оформить так, чтобы, с одной стороны, реквизит органично смотрелся на документе и, с другой стороны, чтобы было достаточно места для подписи должностного лица и для написания даты утверждения. Поэтому можно порекомендовать:

· использовать шрифт, не слишком отличающийся от текста документа;

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (6... 12 пт) от ниже расположенного текста слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (на 6... 12 пт) от выше расположенного текста строки для подписи и указания даты.

Утверждаемый документ должен быть подписан. Следовательно, реквизит «подпись» является взаимодополняющим к реквизиту «гриф утверждения».

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Реквизит 25 – Оттиск печати

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит описан предельно лаконично: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

У практиков, занимающихся оформлением документов, возникает два вопроса: на каких документах нужно ставить печать и где на документе ее место?

Для того чтобы ответить на первый вопрос, необходимо пояснить, что документы бывают либо имеющие юридическое значение (и доказательственную силу) – договор, приказ, заявление и др.; либо информационное значение – прайс-лист, приглашение, поздравление, факс и др.

На документах, имеющих информационное значение, оттиск печати не проставляется. Однако и не на всех документах, имеющих доказательственную силу, следует ставить данный реквизит.

Смысл печати и ее правовое значение заключается в том, что оттиск печати заверяет подлинность подписи. Такое заверение необходимо для тех, кто лично не может убедиться (например, подойти и спросить) в подлинности подписи на документе, а лишь опосредованно может узнать это у третьих лиц. Поэтому на внутренних документах печать не ставится, а ставится только на внешних.

Таким образом, оттиск печати ставится только на внешних (исходящих) документах, имеющих юридическое значение, а также на документах договорного характера.

В частности, печать проставляется:

– на учредительных документах организации (устав, положение);

• на доверенностях;

• на справках с места работы;

• на договорах;

• на гарантийных письмах;

– на финансовых документах и других документах.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать представлен в приложении №5 к Государственной системе документационного обеспечения управления.

Копии документов и выписки из них, предоставляемые сторонним организациям или выдаваемые работникам для предоставления в эти организации, всегда заверяются печатью, так как имеют доказательственное значение.

Рассмотрим штатное расписание. Оно упоминается в приложении № 5 к ГСДОУ. Штатное расписание, хотя и имеет, безусловно, правовой характер, является все же внутренним документом организации. Таким образом, ставить на нем оттиск печати не требуется. Характерно, что и в унифицированной форме Т-3, утвержденной Госкомстатом, не предусмотрено место печати на этом документе. Но те организации, которые о своих Штатах и расходах на заработную плату отчитываются перед вышестоящими организациями, направляют «наверх» экземпляр штатного расписания, который в этом случае становится исходящим документом с правовым значением и заверяется печатью.

В Государственном стандарте на схемах расположения реквизитов (Приложения 2 и 3) указано место оттиска печати – в одной зоне с реквизитами 21 (отметка о наличии приложения) и 22 (подпись), никаких дополнительных рекомендаций ГОСТ не приводит.

Если на бланке отмечено место для печати буквами МП, или словами МЕСТО ДЛЯ ПЕЧАТИ, или квадратом, или кругом с пометкой СТАВИТЬ ТОЧНО В КРУГ, вопроса о том, где проставить оттиск печати, не возникает. Тут действует стандартное правило: если на документе обозначено место печати, оттиск печати ставится на это место.

На организационно-распорядительных документах, которые разрабатываются в организациях, место для печати никак не отмечено, однако в различных ведомствах разработаны свои инструкции по делопроизводству, и во многих из них сказано: «Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым».

В таких требованиях есть несоответствие: на финансовых документах, получается, нет необходимости «захватывать» часть наименования должности, а в остальных документах – есть. Это не логично. Следует также заметить, что на некоторых стандартных бланках место оттиска печати, помеченное буквами МП или как-то иначе, расположено в стороне и от наименования должности, и от места для подписи. На некоторых других бланках, наоборот, место печати и место подписи совпадают. Из этого можно сделать вывод, что, как правило, не так столь важно, чтобы оттиск печати захватывал наименование должности. Следует понимать, что печать заверяет подлинность подписи не тем, что стоит «на подписи», а самим фактом своего присутствия на документе. Важно,чтобы и подпись, и оттиск печати хорошо читались, а следовательно, печать надо поставить так, чтобы она не захватывала никакого текста, чтобы этот текст не мешал прочитать надпись на печати, а подпись должностного лица на документе не должна перекрываться оттиском печати, чтобы в случае необходимости была возможность провести качественную экспертизу подлинности подписи.

Есть еще один немаловажный момент: печать и подпись должны быть разного цвета,причем подпись может быть черная, синяя или фиолетовая. Печать же должна быть либо синяя, либо фиолетовая, но только не черная.Это связано с тем, что для экспертизы подписи делают фото через фильтр того же цвета, что и печать, т.е. синего или фиолетового. На фотографии остается видна только подпись другого – соответственно фиолетового или синего, либо черного – цвета. Если печать черная, то черный фильтр поглотит все – и печать, и подпись.

Во избежание подделки документа печать нельзя ставить на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, т.к. печать по определению заверяет подлинность подписи.

Многие делопроизводители считают, что письма, оформленные на бланках, за исключением гарантийных, не требуют удостоверения печатью. Однако исходя из того, что если организация желает, чтобы ей доверяли и относились к любой ее информации серьезно, то она должна удостоверять все исходящие документы не только подписью, но и оттиском печати.