Наимнование вида документа

___________________ №________________

Место издания

┌ ┐

При центрированном способе оформления реквизитов на продольном бланке расположение эмблемы справа от наименования организации будет соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003:

Общество с ограниченной ответственностью «МЕРКУРИЙ»     НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА     _____________________ № __________________     г. Магнитогорск     ┌ ┐

В п. 4.8 ГОСТ Р 6.30-2003 также сказано: «Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне».

И снова ГОСТ Р 6.30-2003 не демонстрирует данное положение наглядно. Делопроизводителям необходимо самим решать, как изображать реквизиты 01, 02, 03 на двуязычных бланках. Нужно ли, например, дублировать реквизиты 01, 02, 03 над каждым наименованием организации (над русскоязычным и иноязычным), где и как оформлять реквизиты 04, 05, 06, если реквизит 09 оформляется на дух языках, и т.д.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков в конкретных организациях рекомендуется закреплять в локальных нормативно-методических документах (инструкциях по делопроизводству, положениях, правилах и т.п.). Практика показывает, что при изготовлении бланков современные организации нередко используют требования, отраженные в стандартах-предшественниках ГОСТ Р 6.30-2003, а также в ГСДОУ.

Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа на принтере или существовать в электронном виде.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не должны передаваться другим юридическим или физическим лицам. Важным условием эффективности контроля использования бланков документов является его централизация – такая организация работы, когда контрольные операции по их хранению и использованию сосредоточены в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника.

При заказе бланков предпочтение следует отдать типографии, так как в этом случае используются специальные технологии их изготовления, специальные сорта бумаги. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Длина каждой стороны уголка должна быть не более 6 – 12 пунктов, толщина – не более 2 пунктов (пункт – типографская единица измерения, равная 0,376 мм, 48 пунктов составляют один квадрат). Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Размеры шрифтов необходимо выбирать в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Размеры применяемых шрифтов не должны значительно отличаться друг от друга. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и наименования видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

При изготовлении бланков применяют шрифты литерной, обыкновенной и газетной гарнитур 6 – 24 кегля. В бланке допускается выполнять наименование организации рисованным шрифтом Можно применять шрифты других гарнитур.

Бланки организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и др.) чаще изготавливаются типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

При изготовлении бланков следует соблюдать следующие правила:

- умеренный контраст между основными и соединительными линиями литер;

- вертикальное начертание литер;

- простое и удобное начертание литер;

- соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и машинописного текста.

На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к бланкам документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Российской Федерации (к гербовым бланкам). Они должны изготавливаться типографским способом. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается. Общие требования оговорены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ, частные опросы представлены в Постановлении Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268, нормативных актах субъектов РФ, а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009г. № 76.

Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Их изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, оформляемых на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Хранение гербовых бланков организуется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах их уничтожение осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Учету гербовых бланков в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти посвящен отдельный пункт:

3.8.2. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая: - получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); - оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; - осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N30) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что: - бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под подпись в журнале учета выдачи бланков; - в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах; - передача бланков другим организациям и лицам не допускается; - ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений; - испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

При получении документа в любой организации основное внимание, естественно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, организации стремятся произвести благоприятное впечатление о себе, создать запоминающийся бланк, отражающий не только определенную информацию об организации, но ее стиль. Однако пренебрежение приведенными правилами приводит к обратному результату – запоминаются нелепости, допущенные в оформлении.

Частотными являются такие ошибки в бланках:

– произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих существующим требованиям;

– введение в наименование вида документа должности руководителя;

– отсутствие сведений о вышестоящей организации;

– «украшение» бланка рисунком, который можно принять за эмблему, но который таковой не является; Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий;

– справочные данные об организации, представлены на двух языках;

– организационно-правовая форма ("Ltd") не соответствует закрепленным в ГК РФ.

– размещение на бланке только сокращенного наименования организации — автора документа;

– отсутствие на бланке сведений об организационно-правовой форме.

Кроме того, к наиболее часто встречающимся ошибкам в подготовке бланка относятся:

– составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;

– размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным о государственной регистрации;

– введение дополнительных элементов (в виде лишних линий, штрихов, вензелей, других «художественных» украшений) в оформление. Например, отделение жирной чертой составных частей бланка: наименование организации от почтового адреса, почтовый адрес от места для регистрационного индекса и даты и т. д.;

– размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Бланк, содержащий характеризующие организацию-автора реквизиты (ее наименование, дату и место создания, регистрационный индекс), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

РАЗДЕЛ 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

ТЕМА 3 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

План: