Структура управленческого документа. Реквизит и формуляр управленческого документа, их развитие

Как уже было сказано выше, одним из важнейших внутренних свойств управленческого документа является его организация, структура.

Повышение уровня внутренней организации любого документа улучшает его восприятие, позволяет лучше реализовать его функциональное предназначение, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений. На практике это достигается, в частности, в процессе формализации документированной информации путём использования стандартных форм документов, унификации текстов и т. п.

Многие документы складываются из одних и тех же составных частей, изучив порядок составления и оформления которых можно грамотно оформить любой документ.

Документ состоит не из простого набора отдельных элементов, а из элементов, более или менее упорядоченных, позволяющих его идентифицировать, определить его социальный статус, способствующих защите документированной информации от искажений и фальсификации, помогающих в поиске нужной информации. В официальном, служебном документировании для обозначения таких элементов используется термин «реквизит» (лат. requisitum — требуемое, необходимое).

Впервые термин «реквизит» в отечественное административное документоведение был введён в 1960 г. К. Г. Митяевым, перенявшим его из бухгалтерской документации. В свою очередь, в финансовое делопроизводство России этот термин попал из средневековой Италии через Германию во второй половине XIX столетия. На первых порах расширенное толкование термина «реквизит» встретило неприятие со стороны ряда советских специалистов в области исторического источниковедения и дипломатики. Однако в течение нескольких последующих десятилетий данный термин прочно вошёл в научный и практический обиход, прежде всего в сфере документационного обеспечения управления.

Реквизитпредставляет собой совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Эти обязательные данные устанавливаются законом или положениями для деловых документов. Реквизит представляет собой законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа (например, реквизиты «автор документа», «текст», «дата документа», «адресат», «подпись», «печать» и т.д.).

Все вместе реквизиты служат опознавательными элементами документа, определяют правоотношения автора документа с субъектами и объектами деятельности предприятия, без них документ не может быть основанием для учета и использования. Реквизиты – это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов.

Совокупность реквизитов определяет форму документа. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения на документе обеспечивают ему юридическую силу: отсутствие хотя бы одного из них или неправильное оформление делает документ недействительным, а его держателя лишает возможности использовать документ по назначению. Наличие или отсутствие основных реквизитов оказывает непосредственное влияние на правовой статус документированной информации.Несоблюдение требований к реквизитам, условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия.

В делопроизводстве и архивном деле, объектом которых является преимущественно официальная, управленческая документация, понятия «реквизит документа» и «формуляр документа» стандартизованы. В соответствии с ГОСТ Р.51141-98 определено, что реквизит документа – это«обязательный элемент оформления официального документа», а формуляр документа – это «набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности».

Формуляр документа продиктован не только необходимостью структурировать информацию, сделать ее «удобоваримой», но и необходимостью придать документу юридическую силу, сделать запечатленную в нем информацию официальной. В связи с этим каждый реквизит как первичный структурный элемент в той или иной степени отражает юридически значимую информацию: основную или технологическую. Основная информация отражается в таких реквизитах, как текст, наименование вида документа, наименование организации – автора документа и многие другие. Технологическая информация отражает движение, поиск, обработку документа: отметка о поступлении документа в организацию, регистрационный номер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложения, идентификатор электронной копии документа и другие. Для электронных документов технологические реквизиты являются ещё и необходимым условием доступа к содержащейся в них информации: для них наиболее важными технологическими реквизитами являются формат записи источника, а также значение хэш-функции.).

Состав и расположение реквизитов существенно отличаются у разных документов. К примеру, наборы элементов выходных сведений газеты, журнала, книги заметно отличаются друг от друга и, в свою очередь, мало похожи на состав реквизитов управленческого документа. В изданных документах важную роль играют выпускные данные – вид бумаги, способ печати, объём издания, тираж, цена, название и адрес издательства и др. Основные элементы выходных сведений печатных изданий определяются Государственным стандартом. Подобный ГОСТ существует и для электронных изданий. Например, ГОСТ 7.83-2001 Международный стандарт. Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.

Формуляр современного документа – результат его исторического развития, складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его «пути» в аппарате управления, т. е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Формуляр официального документа стал складываться ещё в Междуречье несколько тысяч лет назад. В 2000 г. до Р. X. там был принят закон, в соответствии с которым все деловые операции должны были фиксироваться на глиняных табличках (иными словами, материальном носителе) и удостоверяться сторонами и свидетелями. Постепенно реквизиты были унифицированы и стали едиными для такого рода документов. В их состав входили: текст, дата, печать, подписи свидетелей и клятва.

В Древнем Египте и в Римской империи подпись и печать широко использовались в процессе документирования. Упоминания об этих реквизитах встречаются на страницах Библии. Правда, подпись в те времена представляла собой не фамилию или инициалы, как в наши дни, а собственноручно проставленные в вольной форме разрешительные либо запретительные формулировки на документе (к примеру, «одобряю», «возражаю» и т. п.). Печать использовалась для удостоверения подлинности документа, для защиты его от подделок. Печати в древности изготавливались из металла, камня, дерева. В частности, широкое распространение имели свинцовые, золотые, серебряные печати. Использовались печати в кольцах. Знатные римляне обычно имели при себе печать в виде перстня на пальце. Часто печати носили на шее, благодаря прикреплённому к ним шнурку. Наряду с прикладными, существовали печати вислые, которые привешивались к удостоверяемому документу снизу. В случае отсутствия под рукой печати, вместо неё могли использовать отпечаток ногтя или кромки платья. В эпоху Возрождения получил развитие такой вид печати как штемпель (в настоящее время вместо него чаще всего используются товарный знак и экслибрис).

В эпоху античности сложился в основных чертах и сам формуляр документа – так называемая латинская схема или условный формуляр. Латинская схема была достаточно сложной и громоздкой. Она, в частности, включала следующие структурные части документа: invocatio (посвящение Богу); intitulatio (обозначение лица, от которого исходит документ); inscriptio (обозначение адресата); salutatio (приветствие); prologus (преамбула); notificatio, publicatio (публичное объявление); narratio (изложение обстоятельств дела); sanctio (запрещение нарушения документа); corroboratio (сведения об удостоверительных знаках документа); datum (место и время выдачи); apprecatio (заключение = благопожелание). Кроме того, в документе имелась удостоверительная часть в виде подписи либо субскрипции.

Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определялись нормативными актами. Скорректированный и упрощённый вариант латинской схемы или условного формуляра впоследствии, в эпоху Средневековья и Нового времени, стал использоваться в западноевропейских странах, откуда, в свою очередь, перешёл в основе своей в российское делопроизводство.

На первых этапах становления и развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, т. е. документ представлял собой единый текст, в котором не были выделены какие-либо реквизиты. Лишь к XVIII веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности, в качестве отдельных, самостоятельных элементов формуляра стали оформляться: наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись, которые входили во вступительную или заключительную части текста.

В древности документы не разделялись на виды, а заглавиями зачастую служили первые слова текста. В российском делопроизводстве наименование вида документа на первых порах обозначалось, как правило, в самом тексте, т. е. до XVIII века существовали в основном так называемые «беззаглавные» документы. Число видов документов было невелико. Как правило, для обозначения и официальных, и частных документов использовался универсальный термин «грамота».

С XVIII столетия наименование вида служебного документа стало оформляться отдельным реквизитом над текстом. Постепенно количество видов документов росло. В частности, во второй половине XIX века появилось немало новых видов в связи с переходом России на рельсы рыночной экономики, а также вследствие появления новых средств связи, способов и средств документирования (телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др.).

С приходом к власти большевиков видовой состав служебных документов претерпел существенные изменения. Ушли в прошлое многие традиционные виды документов (рескрипты, отношения, прошения и т. п.) и вместе с тем появились новые (мандат, декрет, заявление и др.). Основные виды и разновидности документов дореволюционного и советского периодов приведены в «Кратком словаре видов и разновидностей документов» (М., 1974).

Видовой состав управленческой документации продолжает изменяться и в наши дни. Так, в постсоветский период широкое распространение получили такие виды документов, как резюме, контракт, трудовой договор, поручение и др. К настоящему времени исторически сложилась определённая видовая совокупность управленческих документов, в которой каждому из них отводится своё место. В конечном счёте, видовое разнообразие документации отражает соответствующие потребности государства и общества, особенности управления разными видами и уровнями человеческой деятельности.

В структуре современной управленческой документированной информации реквизит наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т. п.) является документообразующим признаком, позволяющим получить начальное, самое общее представление о документе, его правовой значимости.

Авторство является важнейшим признаком документа. Поскольку информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, постольку она всегда имеет автора. В делопроизводственной деятельности принято стандартизованное определение понятия автора. В соответствии с действующим ГОСТ Р 51141 -98, автор официального документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ».

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Коллективный автор может состоять порой из многих сотен лиц, к примеру, автор какого-либо федерального закона РФ, проект которого разрабатывается юристами, обсуждается и принимается депутатами Государственной Думы и Совета Федерации.

Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем). По мнению Р. Барта, «фигура автора принадлежит новому времени; по-видимому, она формировалась нашим обществом по мере того, как с окончанием средних веков это обстоятельство стало открывать для себя... достоинство индивида, или, выражаясь более высоким слогом, «человеческой личности».

Действительно, если обратиться к сфере российского делопроизводства, то у нас в стране официальные, деловые документы стали регулярно подписываться авторами только с начала XVIII века, т. е. с эпохи Петра I. До этого авторская подпись также имела место, но ставилась эпизодически, либо только в отдельных видах документов, в частности, в актах феодального землевладения и хозяйства, в челобитных, в «расспросных речах» (допросах). В служебных документах до XVIII века автор обычно обозначался в начале или в конце текста, т. е. этот реквизит не выделялся в качестве самостоятельного элемента.

С давних времён многие авторы литературных произведений зашифровывали свои фамилии или заменяли их другими, выдуманными. К примеру, псевдонимами являются имена таких классиков мировой литературы, как Хайям, Мольер, Стендаль, Марк Твен, Льюис Кэрролл, О. Генри; российских писателей и поэтов: Козьма Прутков, Андрей Белый, Горький, Гайдар, Ильф. Вымышленными именами и фамилиями подписывали свои статьи и книги многие журналисты, политические и общественные деятели: М. Кольцов, Т. Тэсс, Ленин, Мартов, Троцкий и др.

Одной из причин, которая заставляла авторов скрываться за псевдонимами, была необходимость обеспечения личной безопасности в условиях сложной политической ситуации в той или иной стране. «Псевдоним писателя, – отмечал известный русский журналист А. Амфитеатров в 1904 г., – есть орудие самообороны, едва ли не единственное, несколько охраняющее свободу писательской личности от прямого давления общества и государства там, где не существует свобода печати».

В результате библиографам и литературоведам приходится заниматься атрибуцией, т. е. установлением подлинного имени автора. Составляются и издаются специальные словари псевдонимов и анонимов. Первым изданием такого рода был труд И. Суареса, называвшийся «О подписях и знаках, под коими скрыты истинные имена». В настоящее время такого рода словари имеются едва ли не во всех развитых странах. В частности, семитомный английский словарь псевдонимов содержит около 60 тысяч имён.

В России первым собрал и опубликовал сведения об авторах произведений, вышедших анонимно или под псевдонимами, один из основоположников русской библиографии В. Сопиков в книге «Опыт российской библиографии», вышедшей в начале XIX века. Первое полное издание «Словаря псевдонимов русских писателей, учёных и общественных деятелей» было осуществлено в СССР в 1936-1960 гг. В нём раскрыто около 50 тыс.имён.

Псевдонимы широко используются в деятельности спецслужб различных государств мира. В частности, псевдонимами подписывают свои сообщения агенты, информаторы и другие секретные сотрудники в системе органов внешней разведки, госбезопасности, внутренних дел.

Авторами официальных документов, начиная с XIX века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают такого рода документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами служебных документов могут быть и отдельные лица. С XIX века появились бланки официальных документов для обозначения (идентификации) их авторов. Бланки служили, главным образом, для написания писем.

На современном этапе для обозначения автора установлены следующие реквизиты:

– наименование организации;

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

– код организации;

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

– справочные данные об организации;

– место составления или издания документа.

Достоверность документированной информации и ее авторство должны быть подтверждены реквизитами удостоверения документа, т. е. подписью, оттиском печати, грифом утверждения.

До XVIII века официальные документы в российском делопроизводстве обычно подписывались дьяками и подьячими. Затем свои подписи на документе стали оставлять их авторы, в частности Пётр I. В настоящее время наличие подписи в официальном документе обязательно.

В условиях расширения электронного документооборота изменилось и оформление ряда реквизитов. С середины 1990-х гг. в различных странах мира (США, Австралия, Германия и многие др.) приняты специальные законы, в соответствии с которыми удостоверение подлинности документа может осуществляться с использованием электронных технологий. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (10 января 2002 г.). Это означает, что отныне цифровой подписью можно подтверждать достоверность самой различной информации, передаваемой с помощью информационных и телекоммуникационных систем.

Цифровая подпись – это специальный набор цифровых и буквенных символов, т. е. в большинстве таких подписей используется метод шифрования. В Законе РФ «Об электронной цифровой подписи» она определена как «реквизит электронного документа, предназначенный для зашиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». В этом законе впервые в российском законодательстве предпринята попытка отказаться от реквизита «печать», заменив его определённым видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности, электронной цифровой подписью. Такая подпись в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: «подпись» и «печать». Это вполне соответствует отмеченной специалистами тенденции к слиянию в будущем реквизитов «подпись» и «печать» в один, который станет универсальным средством идентификации как документа, так и личности.

Однако печать по-прежнему остаётся одним из важнейших реквизитов официального документа. В настоящее время в российском делопроизводстве используются печати двух видов: гербовые и простые. Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла, использующееся с конца XV века, т. е. с момента образования Российского централизованного государства. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на договорах, на документах, удостоверяющих личность, и др. Простые печати используются, главным образом, для внутренней документации учреждений, организаций, предприятий (для удостоверения размноженных экземпляров распорядительных документов. справок, пропусков и т. п.). В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме – не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

Особым способом удостоверения официального документа после подписания является его утверждение. Данная процедура оформляется специальным реквизитом – грифом утверждения. Этот реквизит санкционирует распространение действия документа на подчинённые органы, должностных лиц или граждан.

К числу важнейших элементов и признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают точные (время создания документа указывается точно); приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т. п.); вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т. д.). Указание создания обязательно для любого официального документа. Это необходимо для правовой оценки информации, содержащейся в нем, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, это может стать основанием для признания незаконными фактических отношений, даже если они сложились на основе информации, имеющей правовое значение.

На современном этапе датирование должно сопровождать любую подпись, если она является элементом какого-либо реквизита (гриф утверждения, гриф согласования, виза согласования, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о заверении копии и др.): дата проставляется в непосредственной близости к подписи. В самом реквизите «подпись» дата может проставляться в ином месте – в специально отведенной для этой цели ограничительной отметке на бланке документа.

В последнее время в связи с активным использованием компьютерных технологий в теории и практике работы с электронными документами и ресурсами всё более широкое применение находит термин «метаданные». В соответствии с международным стандартом ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные определяются как «данные, описывающие контекст, контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени». Иначе говоря, под метаданными понимаются структурированные данные о данных, позволяющие идентифицировать документированную информацию (ресурсы), осуществлять её обработку, хранение, поиск. Большинством компьютерных программ ряд метаданных создаётся автоматически, вместе с файлами.

К настоящему времени в разных странах разработано множество систем метаданных. Эти системы являются, в частности, важнейшей составляющей электронных библиотек. Коли чество элементов в системах метаданных специалистами определяется по-разному. Однако не менее полутора десятков основных данных являются общеиспользуемыми, составляя ядро всех метаданных. Этот универсальный набор (схема) из 15 элементов описания цифровых объектов под названием «Дублинское ядро» (по названию г. Дублин в штате Огайо, где состоялась первая рабочая встреча его создателей) вошёл в международный стандарт ISO 15836:2003 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set. Он включает следующие основные метаданные:

1.Заголовок.

2.Автор.

3.Предмет (тема, обычно выраженная при помощи ключевых слов, ключевых фраз, классификационных кодов).

4.Описание (изложение содержания ресурса— оглавление, реферат, ссылка на графическое представление содержания и др.).

5.Издатель.

6.Соисполнитель.

7.Дата (создания, публикации, выпуска, изменения, срока действия, доступности).

8.Тип ресурса — категория (жанр).

9.Формат (размер или продолжительность, материал или физический носитель, программное, техническое обеспечение и другое оборудование, необходимое для работы с ресурсом).

10.Идентификатор (текстовое или цифровое уникальное обозначение ресурса).

11.Источник (ссылка на источник, из которого извлечён данный ресурс).

12. Язык.

13.Связи – отношение, ссылка на родственный ресурс (является версией, имеет версию, является частью, имеет часть, является форматом, имеет формат и т. п.).

14.Охват (характеристики местонахождения и временной продолжительности ресурса).

15.Права (право на копирование и использование информации данного источника).

В ряде развитых стран мира (Канада, Великобритания, Австралия и др.) приняты национальные государственные стандарты метаданных, в большинстве своём основанные на Дублинском ядре. В перспективе областью применения Дублинского ядра может стать вся сеть Интернет.

В настоящее время в ряде стран мира разработаны и вводятся в действие стандарты делопроизводственных метаданных, основной набор которых включает элементы, обычно именуемые в РФ реквизитами. В мае 2004 г. Международной организацией по стандартизации принята первая часть стандарта ИСО 23081, устанавливающего требования к основным категориям делопроизводственных метаданных в управленческой деятельности. Следует отметить, что тематически ориентированные метаданные разработаны также применительно к другим категориям цифровых объектов, в частности музейным.

Еще в глубокой древности каждый вид документа оформлялся по-разному. Определенная разновидность документа приобретала все более устойчивую форму изложения содержания, однотипное оформление его отдельных реквизитов.

Разные виды современных документов имеют разный набор реквизитов. Для одних документов одни реквизиты нужны, для других – нет. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, а для приказов они не нужны, зато в приказах необходимо наименование вида документа. Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит общий набор реквизитов конкретного документа. Количество реквизитов, также как и их состав, зависят прежде всего от вида документа и системы документации.

Для целого ряда документов (паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.), выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Примером может служить принятое 8 июля 1997 г. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ, образца бланка и описания паспорта гражданина РФ».

Для бухгалтерских документов, в частности, в ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц».

Заявление чаще всего пишется от руки, должно содержать адресат (адресовано должностному лицу), автора, наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись.

Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа («приказ»), заголовок к тексту, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Приказ не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа может включать еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов.

Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.

Реквизиты в официальном документе, как правило, имеют своё, определённое место, т. е. расположены в определённой последовательности. Отдельные элементы документа (реквизиты) в совокупности их взаимного расположения и составляют формуляр того или иного вида документа. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной категории документов. Поскольку набор реквизитов и их расположение в разных документах различны, постольку и формуляры у разных родов, типов и видов документов имеют существенные отличия.

Различают несколько видов формуляра документа: индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документов, например, приказа, акта. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Так, в типовой формуляр заявления входят шесть обязательных реквизитов: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись и дата.

В советский период большое внимание уделялось введению единообразия в оформление и составление документов. 1920-е годы начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся, главным образом, их формы, размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы, когда унификация и стандартизация документов выдвигалась как одна из составных задач в общей проблеме создания Единой государственной системы делопроизводства. В 1965 – 1975 гг. были разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.). Многие положения стандартов советского периода отражали требования к конкретным видам документов: ГОСТ 2479–2481 «Деловые письма», ГОСТ 1780 «Телефонограммы», ГОСТ 1781 «Протоколы заседаний», ГОСТ 1782 «Извещения о заседаниях» и др.

В советское время в основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения документов получили название «формуляров-образцов».

Под формуляром-образцом понималась совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечислялись реквизиты документов системы и устанавливались границы расположения каждого реквизита. Проектировался формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А 4 – (210x297). На основе формуляра-образца бланки документов строились с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин, что позволяло один paз привести каретку машины к бланку и заполнять его, пользуясь только рычагом перевода строк. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогало быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Применение государственных стандартов ввело единообразие в оформление документов, что явилось необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повысило культуру управления.

В 1972 г. утверждены первые два стандарта на организационно-распорядительную документацию: ГОСТ 6.38-72 «Основные положения» и ГОСТ 6.39 –72 «Формуляр-образец». При разработке стандартов на организационно-распорядительную документацию прежде всего был определен максимальный состав реквизитов этой категории документов.

Стандарты закрепили за каждым реквизитом строго определенное место, что особенно было важно при механизации работ с документами. Каждому реквизиту с постоянной информацией было отведено место с учетом максимального набора печатных знаков при его написании. Место каждого реквизита в ГОСТе 6.39 – 72 «Формуляр-образец» показано графически. Реквизиты в формуляре-образце были расположены с учетом последовательности операций по подготовке, оформлению и использованию документа. Формуляр-образец современного организационно-распорядительной документа представлен в ГОСТ Р 6.30-2003.

Состав реквизитов документов и требования к ним зависят от политических, экономических, правовых, управленческих условий. В связи с этим стандарты могут сменять друг друга. Так, формуляр-образец для системы организационно-распорядительной документации ГОСТ 6.39-72 включал 26 реквизитов, в сменившем его стандарте 1990 г. был определён 31 реквизит, в ГОСТ Р 6.30-97 было 29 реквизитов, а в новом российском стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 содержится 30 реквизитов. В ГОСТ Р 6. 30-2003 появились реквизиты, которые в советский период не использовались: это новые данные об организации-авторе документа, которые стали отражением новой рыночной системы экономических отношений – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП). Одновременно из ГОСТ Р 6.30-2003 был изъят реквизит «гриф ограничения доступа».

Согласно ГОСТ Р 51141-98, формуляр-образец документа – это «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты». Причём расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.

Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

– в стандартах;

– в инструкциях и регламентах;

– в методических пособиях по делопроизводству;

– в программах автоматизации делопроизводства;

– в книгах и учебных пособиях и т.п.

Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов. На основе государственных стандартов для какой-либо отрасли (ведомства) или предприятия может осуществляться конкретизация правил работы с документами и формуляров с учетом специфики их деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

– состав применяемых в управленческой системе документов;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– виды применяемых бланков и порядок их использования;

– порядок движения основных видов документов;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Таким образом, при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать единые правила, которые установлены государственными и иными нормативными актами. Выполнение этих правил обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– оперативное и качественное составление и исполнение документов;

– более активное использование компьютерных автоматизированных технологий при составлении документов;

– качество документов как источников информации;

– организацию быстрого поиска документов;

– возможность обработки документов с помощью вычислительной техники.

В настоящее время при составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем, естественно, ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, в типовом формуляре может отсутствовать.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное оформление какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

4. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа: общая характеристика

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку и другие. При этом на документах проставляются соответствующие стандартные реквизиты: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления и другие.

В ГОСТ Р 6.30-2003 установлен состав из 30 реквизитов, зоны и последовательность их размещения на документе, что в совокупности и составляет формуляр. В данном стандарте разработан формуляр-образец организационно-распорядительного документа – типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.

Формуляр-образец ОРДприменяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.

В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «...стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».

Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.

К организационно-правовым документам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		Свидетельство о регистрации
		Устав
		Учредительный договор
		Положение о структурном подразделении
		Должностная инструкция
		Правила внутреннего трудового распорядка
		Штатное расписание
		Структура и штатная численность

Система распорядительной документации представлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Например:

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка
		Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
		Приказ о реорганизации
		Решение совета директоров (правления) о реорганизации
		Приказ по вопросам основной деятельности
		Приказ о распределении обязанностей между руководством
		Указание по вопросам основной деятельности
		Приказ о приеме на работу
		Приказ о переводе на другую работу
		Приказ об увольнении
		Приказ о предоставлении отпуска
		Приказ о поощрении
		Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

ВОбщероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации: протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление. Например:

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		Акт по вопросам основной деятельности
		Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
		Заявление о переводе на другую работу
		Заявление об увольнении
		Заявление о предоставлении отпуска
		Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
		Представление о переводе на другую работу
		Представление о поощрении
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
		Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
		Письмо по вопросам основной деятельности

Система плановой документации также находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков:

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		График отпусков

Упоминание этого документа в ОКУД дает основание для того, чтобы и другие плановые документы оформлялись с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

В раздел 0200000 ОКУД включен и такой документ, как договор:

Код	КЧ	Наименование формы	Индекс	Периодичность
		Договор об аренде
		Договор на производство работ (оказание услуг)

Не нашли отражения в разделе 0200000 ОКУД такие документы, как инструкции по видам деятельности (например, инструкция по делопроизводству), служебная записка, целый ряд других. Но поскольку эти документы постоянно составляются в организационно-распорядительной деятельности каждой организации, на них логично распространить общие правила оформления документов, отраженные в ГОССТ Р 6.30-2003.

Состав 30 реквизитов ОРД в ГОСТ Р 6.30-2003 представлен во II-ом разделе:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в III-емразделе ГОСТ Р 6.30-2003, а в приложении А приведены схемы расположения реквизитов для углового (рис. А1) и продольного (рис. А.2) бланков.

На практике по усмотрению организации возможно использование и других реквизитов в зависимости от конкретного назначения отдельных документов. Однако стандартизированные реквизиты являются обязательными элементами организационно-распорядительных документов и не должны быть проигнорированы. Следует учитывать, что ни один документ не оформляется полным набором всех 30 вышеперечисленных реквизитов: каждый служебный документ должен содержать определенный их состав в зависимости от его назначения.

Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, на документе может быть:

– либо Государственный герб Российской Федерации, либо герб субъекта Российской Федерации, либо эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

– как правило, на бланке отображается либо наименование вида документа, либо справочные данные об организации (служебные письма), однако есть исключение: справка, на бланке которой имеется и наименование вида документа, и справочные данные об организации.

Некоторые реквизиты являются взаимодополняющими, например:

– герб (или эмблема) – и наименование организации;

– адресат – и резолюция;

– дата – и регистрационный номер.

По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, эмблема, оттиск печати) и текстовые. Большинство реквизитов в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (наименование вида документа, номер листа), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (наименование организации, справочные данные, текст, грифы утверждения и согласования, резолюция, адресат и др.), части сложных реквизитов могут быть обязательными и факультативными, расположенными в определенной последовательности.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

1. Заголовочная часть – это начальные реквизиты, расположенные выше текста: информация об организации – авторе документа (герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП); первичные данные о самом документе (наименование документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание – заголовок к тексту, место составления), а также информация, связанная с получателем документа (реквизит «Адресат», отметка «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»). Из тех реквизитов, которые располагаются выше текста (01 – 19), к заголовочной части нельзя отнести гриф утверждения (16), резолюцию (17) и отметку о контроле (19).

2. Содержательная часть – это то, ради чего документ создается; это основная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение: текст и отметка о наличии приложения (реквизиты 20-21).

3. Оформляющая часть – это совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений, это реквизиты, во многом определяющие юридическую силу документа, фиксирующие согласование и подписание документа, ознакомление с ним. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные служебные отметки на документах, облегчающие работу с ними. К оформляющим реквизитам относятся: гриф утверждения (16), резолюция (17), отметка о контроле (19), подпись (22), оттиск печати (25), гриф согласования (23), виза согласования (24), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа (29), отметка о заверении копии (26), идентификатор электронной копии документа (30).

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов организации. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст), отражающая смысл и цель документа. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и собственно оформление документа – придание документу юридической силы.

В Государственном стандарте 1997 года была фраза о том, что «отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.)»^[42]. В Государственном стандарте 2003 года такое допущение отсутствует, однако практика рукописного оформления некоторых документов остается: заявления, служебные, докладные и объяснительные записки работники организаций могут писать от руки.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно можно разделить на три части: служебное поле документа (часть площади формата, предназначенная для полей документа, для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений), поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов (в левом верхнем углу формата при угловом расположении реквизитов или в верхней его части по центру при продольном варианте расположения реквизитов бланка) и рабочее поле документа (остальная, б о льшая часть площади формата; площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что организационно-распорядительные документы изготавливают на бланках.

Бланк как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-ых гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления организации-автора при работе с документами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации.

Требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изложены в IV разделе ГОСТ Р 6.30-2003. Образцы бланков документов приведены в приложениях Б 1 – Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки используются только для первого экземпляра документа (оригинала).

Современный бланк представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

Постоянная и переменная информация отражаются в соответствующих реквизитах.

Постоянные реквизиты – это реквизиты,общие для всех документов одного вида (поэтому их можно заранее разместить на стандартном листе бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа; они образуют официальный бланк документа (реквизиты 01-10, включая реквизит 14, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003, можно отнести к постоянным, так как). Постоянные реквизиты не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации). Постоянные реквизиты не изменяются ото дня ко дню, от одного документа определенного вида к другому и используются при проектировании бланков в организации. Постоянные реквизиты – это реквизиты документа, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Постоянные реквизиты бланка, исходя из его стандартизированного определения, идентифицируют автора документа. Идентифицирующий характер этих реквизитов диктует их обязательность и определяет их юридическую функцию. Для придания документу юридической силы существенное значение имеют наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, и другие реквизиты.

Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично. Такие реквизиты называются переменными.

Переменные реквизиты – это индивидуальные для каждого конкретного документа реквизиты; они вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления (текст документа, регистрационный номер документа, дата, подпись и т.д.). Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. У многих переменных реквизитов имеются специальные символические знаки (ограничительные отметки) для заполнения переменной информацией. Это могут быть «уголки», «отрезки прямой линии», «крестики», знаки (например, знак №____ для обозначения регистрационного номера документа). Такие отметки помогают оформлять конкретные реквизиты в строго отведенном месте: служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Таким образом, переменный реквизит – это реквизит документа, наносимый при составлении и оформлении документа.

В формуляре-образце определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа. Под длиной реквизита понимается число знаков, необходимое для записи его на документе.

В п. 4.3 ГОСТ Р 6.30-2003 содержится такая информация: «ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов». Это означает, что стандарт устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. В схемах расположения реквизитов (Приложение А, рис.А.1, А.2 ГОСТа) цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных пунктиром. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20). Пунктирные границы зон расположения реквизитов также позволяют изменять их – переносить их выше или ниже, левее или правее. Это дает определенную свободу при проектировании бланков для документов разного вида.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Еще в середине 1980-х гг. (ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца) были установлены обязательные реквизиты: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы); дата создания документа; регистрационный индекс; текст (содержание); подпись.

Анализ ГОСТ Р 6.30-2003 позволяет разделить включенные в него реквизиты на три группы:

1) реквизиты бланка и ограничительные отметки;

2) реквизиты, определяющие юридическую силу документа;

3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки).

Реквизитами бланка и ограничительными отметками бланка являются:

– Государственный герб РФ (01);

– герб субъекта РФ (02);

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);

– код организации (04);

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

– наименование организации (08);

– справочные данные об организации (09);

– наименование вида документа (10);

– ограничительная отметка для даты документа (11);

– ограничительная отметка для регистрационного номера документа (12);

– ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа (13);

– место составления или издания документа (14);

– ограничительная отметка для реквизита «адресат» (15);

– ограничительная отметка для реквизита «резолюция» (17)

– ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту (18);

– ограничительная отметка для размещения отметки о контроле (19);

– ограничительная отметка для размещения текста (20).

В перечне реквизитов бланков и ограничительных отметок в ГОСТ Р 6.30-2003 не находят отражение реквизиты, размещаемые в верхней части документа: код формы документа (07), 16 – гриф утверждения. Код формы документа проставляется по ОКУД и оформляется только на унифицированных формах. Большинство ОРД, включенных в класс 0200000, имеют полуформализованный характер, не имеют утвержденных на государственном уровне строгих унифицированных форм, поэтому размещение этого реквизита на них является необязательным. Для других унифицированных систем документации данный реквизит является реквизитом бланка. Гриф утверждения оформляют после процедуры утверждения проекта документа, поэтому заранее на бланке его не размещают, не оформляют заранее для него и ограничительные отметки. Поэтому данный реквизит не относится к реквизитам бланка.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична. В основном