Схема 18. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Положительными элементами формы «журнал-главная» явля­ется исключение составления оборотной ведомости по синтети­ческим счетам, а также простота и наглядность записей.

В то же время для этой формы характерны и недостатки: дубли­рование учетных записей в различных регистрах, громоздкость аналитического учета и его отставание от синтетического, исполь­зование мемориальных ордеров, которые являются промежуточ­ным звеном между первичными документами и учетными регист­рами.

Журналыю-ордерная форма бухгалтерского учета. Основная особенность журнально-ордерной формы – это накопление ин­формации первичных учетных документов и последующая ее сис­тематизация в накопительных и группировочных ведомостях.

Сначала осуществляют регистрацию учетной информации. Для этого однородные хозяйственные операции записывают в хроно­логическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами.

Запись производят на основании или первичного учетного до­кумента, или предварительно составленной вспомогательной ве­домости (при большом количестве первичных документов). Ито­говые записи журналов являются оборотами за месяц соответству­ющих синтетических счетов. Журналы одновременно служат ордерами, в которых содержатся однородные бухгалтерские записи за текущий месяц, поэтому накопительные регистры называются журналы-ордера, а форма учета – журнально-ордерная.

При этой форме учета в одном регистре совмещены накопи­тельный журнал и хронологическая запись. По ряду синтетичес­ких счетов ведутся отдельные журналы-ордера. В групповых жур­налах-ордерах отражаются операции по нескольким экономичес­ки однородным счетам.

Основными учетными регистрами при данной форме бухгал­терского учета являются журналы-ордера и ведомости. Журна­лы-ордера построены по кредитовому признаку, т. е. хозяйствен­ные операции регистрируются в журнале-ордере по кредиту од­ного счета в колонке (по вертикали) в корреспонденции с дебе­том другого в строке (по горизонтали). Ведомости ведутся по дебетовому признаку, т. е. хозяйственные операции регистриру­ются в ведомостях по дебету в корреспонденции с кредитом дру­гого счета.

Записи в данных регистрах производятся по «шахматной сис­теме», т. е. одна запись отражается одновременно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. В журналах-ордерах и ведо­мостях заранее указывается корреспонденция счетов, что уско­ряет процедуру отражения хозяйственной операции и позволяет контролировать правильность составления бухгалтерской про­водки.

В большинстве журналов-ордеров объединяются несколько экономически однородных синте-тических счетов. Например, в журнале-ордере № 3 ведутся записи по кредиту трех счетов: «Специальные счета в банках», «Денежные документы» и «Пе­реводы в пути». В этом случае на каждый счет, как правило, от­водятся отдельные разделы и счета в регистре отражаются неза­висимо друг от друга. Некоторые журналы-ордера накапливают информацию только по одному синтетическому счету, напри­мер, в журнале-ордере № 1, содержатся записи только по счету «Касса».

В ряде журналов-ордеров совмещается ведение синтетичес­кого и аналитического учета путем применения линейной (по­зиционной) записи. Такая форма отражения хозяйственных операций позволяет сократить время заполнения регистров и обеспечивает соответствие данных аналитического и синтети­ческого учета.

При использовании журнально-ордерной формы журнал хро­нологической регистрации хозяйственных операций не ведется. Хронологическая и систематическая записи операций осуществ­ляются одновременно как единый процесс.

Применяется специальный учетный регистр – разработочная таблица (или листок-расшифровка). Главное ее назначение – группировка по счетам и расшифровка по статьям аналитического учета сумм, которые записываются в дебет или кредит соответ­ствующих счетов.

Листок-расшифровка ведется по дебетовому признаку, записи в нем производятся на основании однородных документов за день или несколько дней.На каждый счет по дебету открывается от­дельный листок-расшифровка на месяц. Его итоги в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-орде­рах.

Записи в журналах-ордерах производятся в течение месяца в хронологическом порядке по мере поступления первичных доку­ментов. В конце месяца все журналы-ордера закрываются, а их итоги переносятся в Главную книгу, которая является обобщаю­щим регистром синтетического учета.

Главная книга ведется по дебетовому признаку. Порядок за­писи данных из журналов-ордеров таков. Для каждого счета в Главной книге предусмотрен отдельный развернутый лист. Итог по дебету счета набирается с кредита нескольких счетов различных журналов-ордеров, а итог по кредиту данного счета записывается одной суммой из соответствующего журнала-ор­дера за отчетный месяц. Следовательно, обороты за месяц по дебету всех счетов, записанных в Главную книгу, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов, исходя из сущнос­ти двойной записи.

Техника записи в Главную книгу контролирует правильность и полноту разноски информации по счетам. Строение Главной книги позволяет отказаться от составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, которая характерна для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год и со­держит начальные и конечные остатки по каждому счету и оборо­ты за месяц. Информация, содержащаяся в Главной книге и ряде других учетных регистрах, в дальнейшем используется для со­ставления бухгалтерского баланса и других форм отчетности (схе­ма 19).

В настоящее время журнально-ордерная форма учета носит рекомендательный характер. Предприятия вправе самостоятель­но адаптировать ее к своим условиям и учетной практике, не на­рушая при этом общих методологических принципов бухгалтерс­кого учета.

В сельском хозяйстве данная форма учета применяется широ­ко. Для отражения специфических хозяйственных операций в со­став основных регистров введены дополнительные, например, для учета движения животных на выращивании и откорме применя­ются Журнал-ордер № 14 и Ведомость аналитического учета (фор­ма № 73-АПК).

К недостаткам журнально-ордерного учета можно отнести различное строение журналов-ордеров и ведомостей и ориента­цию этой формы на ручной способ ведения учета, хотя основные принципы журнально-ордерной формы согласуются с возмож­ностями вычислительной техники и автоматизации учетного процесса.