Технология реализации бизнес-процессов в системе

В соответствии с ранее определённой организацией бизнес-процессов предметной области (см. п. 1.3) и имеющимся описанием автоматизированных вариантов решения задач (см. п. 1.10.1) в рамках реализуемого курсового проекта технология управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг может быть разбита на следующие процессы:

1. Учет заказчиков услуг организации.

2. Учет заявок клиентов организации.

3. Учет должников по оплате ЖКУ.

4. Планирование материально-технических ресурсов.

5. Планирование оказания услуг клиентам.

6. Учет претензий клиентов предприятия.

7. Учёт контрагентов.

8. Формирование заявок к контрагентам предприятия.

9. Подготовка и учёт договоров.

10. Формирование претензий к контрагентам.

11. Формирование отчётной документации.

12. Формирование аналитических диаграмм.

Для получения процедурного описания перечисленных бизнес-процессов были построены технологические схемы, представляющие собой наборы взаимосвязанных блоков, включающих название процедуры, её краткое описание, условие и период выполнения, позиции исполнителей и результат. Технологические схемы являются основанием для разработки спецификации на программный продукт и технологической карты выполнения процедур в виде детализированной последовательности действий. Разработанные технологические схемы бизнес-процессов предметной области, а также общая технологическая карта приведены в прил. 40–41, соответственно.

Технология учета заказчиков услуг организации представляет собойпроцесс обеспечения соответствия информации о потенциальных клиентах организации в информационной системе с ее реальным состоянием. Он предназначен для фиксации сведений и реквизитов клиентов и информации о заключаемых с ними договорах на ремонт и обслуживание жилищного фонда. Основным объектом учета является заказчик – физическое или юридическое.

Процесс учета заказчиков услуг состоит из операций ввода данных в систему, ее редактирования и удаления в случае необходимости. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.2). Учет заказчиков услуг организации осуществляет специалист 1 категории отдела по работе с клиентами.

Технология учета заявок клиентов организации представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о поступивших в организацию заявках клиентов в информационной системе с ее реальным состоянием. Он предназначен для фиксации реквизитов заявок, поступивших в адрес организации. Основным объектом учета является заявка клиента на оказание жилищно-коммунальных услуг организации.

Процесс учета поступающих заявок клиентов состоит из операций приема заявки, регистрации ее в системе путем внесения необходимых реквизитов, изменения статуса рассмотренной заявки, подготовки уведомительного письма по результатам рассмотрения заявки. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.3). Учет заявок осуществляет специалист 1 категории отдела по работе с клиентами.

Технология учета должников организации по оплате ЖКУ представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о недобросовестных клиентах организации в информационной системе с ее реальным состоянием. Он предназначен для фиксации персональных сведений должников и размеров их задолженности. Основным объектом учета является физическое или юридическое лицо (должник организации).

Процесс учета должников организациисостоит из операций ввода данных в систему, ее редактирования и удаления в случае необходимости. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.4). Учет должников организации осуществляет начальник отдела по работе с клиентами.

Технология планирования материально-технических ресурсов представляет собой процесс обеспечения соответствия количества имеющихся материально-технических ресурсов, а также определенных планов и графиков по их использованию в информационной системе с фактическим состоянием ресурсов на складе. Он предназначен для контроля расходования ресурсов и обеспечения резервирования материалов на следующий отчетный период. Основным объектом является вид и количество ресурсов на складе, а также план использования ресурсов.

Процесс планирования материально-технических ресурсов состоит из операций ввода фактических данных о наличии материалов на складе в систему, их редактирования и при необходимости удаления. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.6). Планирование материально-технических ресурсов осуществляет ведущий специалист отдела по работе с клиентами.

Технология планирования оказания услуг клиентам представляет собой процесс составления плана по проведению ремонтно-строительных работ в соответствии с заявками клиентов организации. Он предназначен для организации и контроля процесса оказания услуг клиентам в соответствие с установленными нормами и качеством совершения работ. Основным объектом является принятый к исполнению план по оказанию услуг.

Процесс планирования оказания услуг клиентам состоит из операций заполнения необходимых полей экранной формы плана, согласования проекта плана с руководящим персоналом, окончательного оформления плана (при необходимости корректировки или удаления значений отдельных полей формы), передачи плана на исполнение. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.7). Подготовку и оформление проекта плана по оказанию услуг осуществляют ведущий специалист совместно с начальником отдела по работе с клиентами.

Технология учета претензий клиентов представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о поступивших в организацию претензиях клиентов в информационной системе с ее реальным состоянием. Он предназначен для фиксации реквизитов претензий, поступивших в адрес организации и связанных с оказанием услуг по конкретному плану. Основным объектом учета является претензия клиента.

Процесс учета претензий клиентов состоит из операций приема и регистрации претензий в системе путем внесения необходимых реквизитов, проверки полученной претензии по факту наличия проблем, подготовки уведомительного письма клиенту по результатам рассмотрения претензии, фиксации срока и величины возмещаемого ущерба по претензии. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.8). Учет претензий осуществляет специалист 2 категории отдела по работе с клиентами.

Технология учёта контрагентов представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о потенциальных контрагентах управляющей компании в информационной системе с её реальным состоянием. Он предназначен для фиксации сведений и реквизитов контрагентов и информации о заключаемых с ними договорах. Основным объектом учёта является контрагент – физическое или юридическое лицо.

Процесс учёта контрагентов состоит из операций ввода данных в систему, её редактирования и при необходимости удаления. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.9). Учёт контрагентов организации осуществляет бухгалтер 2 категории.

Технология учёта заявок к контрагентам представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о сформированных к контрагентам управляющей компании заявках в информационной системе с её реальным состоянием. Он предназначен для фиксации реквизитов заявок к контрагентам организации. Основным объектом учёта является заявка к контрагенту на оказание услуг или поставку материалов управляющей компании.

Процесс учёта заявок к контрагентам состоит из операций регистрации заявки в системе путём ввода необходимых реквизитов, изменения статуса рассмотренной заявки. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.10). Учёт заявок осуществляет бухгалтер 1 категории.

Технология подготовки и учёта договоров представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о заключённых договорах управляющей компании в информационной системе с её реальным состоянием, а также процесс автоматического составления договоров на предоставление услуг и поставку материалов управляющей компании, в дальнейшем направляемых ответственным исполнителям. Подготовка и учёт договоров предназначены для упрощения процедуры составления договоров и фиксации основных реквизитов договоров в системе. Основным объектом учёта является договор.

Процесс подготовки и учёта договоров состоит из операций заполнения необходимых полей экранной формы договора, при необходимости корректировки значений отдельных полей формы, передачи договора на исполнение и изменения статуса договора по мере необходимости. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.11). Подготовку и учёт договоров осуществляют главный бухгалтер совместно с ведущим специалистом планово-экономического отдела, начальником отдела материально-технического снабжения, главным экономистом, юрисконсультом, начальником отдела технического надзора.

Технология формирования претензий к контрагентам представляет собой процесс обеспечения соответствия информации о сформированных претензиях к контрагентам управляющей компании в информационной системе с её реальным состоянием. Он предназначен для фиксации реквизитов претензий, сформированных к поставщикам и подрядчикам организации и связанных с оказанием услуг по конкретному договору. Основным объектом учёта является претензия к контрагенту.

Процесс обработки и учёта претензий к контрагентам состоит из операций регистрации претензии в системе путём ввода необходимых реквизитов, изменения статуса рассмотренной претензии. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.12). Формирование претензий осуществляют главный бухгалтер совместно с ведущим специалистом планово-экономического отдела и юрисконсультом управляющей компании.

Технология формирования отчётной документации представляет собой процесс автоматического формирования аналитических отчётов по взаиморасчетам с контрагентами управляющей компании в различных разрезах. Он предназначен для упрощения процедур составления отчётности, а также для повышения её качества и оперативности предоставления. Основным объектом процесса являются результаты работы сотрудников управляющей компании с контрагентами.

Процесс формирования отчётной документации состоит из операций выбора даты или интервала времени, за который требуется составить отчёт, настройки параметров отчёта, отбора необходимых сведений из БД, вывода отобранных данных на экран или печатающее устройство. Технологическая схема бизнес-процесса представлена в прил. 40 (рис. П40.13). Подготовку регулярной отчётности осуществляют бухгалтер 1 и 2 категорий, главный бухгалтер, главный экономист и ведущий специалист планово-экономического отдела.

Технология формирование аналитических диаграмм представляет собой процесс автоматического формирования диаграмм в рамках управления взаиморасчетами с контрагентами, позволяющих оценить степень загруженность сотрудников и временя обслуживания заявки от количества поступающих пакетов документов от клиентов.