Описание АРМ пользователей информационной системы

Автоматизированное рабочее место пользователя системы представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических и других средств, установленных на рабочем месте пользователя и предназначенных для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе реализации конкретных задач.

В рамках проектируемой ИС реализуются восемь рабочих мест: АРМ бухгалтера, АРМ специалистов ПЭО, отдела материально-технического снабжения, отдела технического надзора, АРМ юрисконсульта, АРМ начальника отдела по работе с населением, АРМ ведущего специалиста отдела по работе с населением, АРМ специалиста 1 категории отдела по работе с населением, АРМ специалиста 2 категории отдела по работе с населением и АРМ администратора системы.

АРМ бухгалтера. Сотрудник бухгалтерии осуществляет большую часть функций предметной области. Он занимается учётом контрагентов, ведением договорной работы, взаиморасчетами с контрагентами, формированием уведомительных писем контрагентам, составлением регулярной отчётности, а также ведением локальных справочников системы.

При реализации указанных функциональных подзадач сотрудник работает с различными экранными формами, позволяющими ему зарегистрировать информацию из первичных документов для обеспечения централизованного размещения её в базе данных (формы регистрации контрагентов, формирования договоров, проведения взаиморасчетов, формы заполнения справочников). Кроме того, бухгалтер осуществляет подготовку исходящих документов, заполняя при этом соответствующие формы, которые позволяют сохранять созданные документы в системе и выводить их на печать (формы подготовки договоров, платежных поручений, уведомительных писем к гражданам). По окончании отчётного периода, а также по мере возникновения необходимости бухгалтер проводит подготовку различного рода отчётной документации посредством формирования и вывода на экран и печать необходимых отчётов, каждый из которых может быть настроен или отредактирован в специальном окне создания отчётов.

АРМ специалистов ПЭО, отделов материально-технического снабжения и технического надзора. Специалисты планово-экономического отдела, отделов материально-технического снабжения и технического надзора выполняют функции, связанные с подготовкой и согласованием договоров.

Сотрудник отдела материально-технического снабжения формирует выписку о наличии материально-технических средств, необходимых для реализации конкретных заявок.

Специалист отдела технического надзора контролирует качество проведенных ремонтных работ на соответствие условиям, указанным в договоре с контрагентом. Если услуги оказаны на заявленном уровне, то сотрудник подтверждает правомерность подписания акта оказанных услуг; в противном случае, составляется претензия к контрагенту.

АРМ юрисконсульта. Юрисконсульт управляющей компании участвует в процессе подготовки и согласования договоров и сопроводительных документов, а также занимается приёмом, регистрацией и рассмотрением претензий клиентов. Регистрация претензии производится путём заполнения специальной формы, после чего юрисконсульт проверяет правовые аспекты полученной претензии и подготавливает запрос ответственным исполнителям по договору. По результатам анализа фактов выявленных нарушений принимается решение об удовлетворении или отклонении претензии. Информация о результатах рассмотрения претензии фиксируется в базе в карточке соответствующей претензии и используется для автоматического заполнения отдельных полей при подготовке уведомительных писем клиентам. Также юрисконсульт обеспечивает ведение статуса претензии («отклонена», «рассматривается», «удовлетворена» и т. п.). Наличие статуса документа позволяет отслеживать и контролировать уровень обработки претензий и замечаний клиентов управляющей компании.

АРМ начальника отдела по работе с клиентами. Начальник отдела по работе с клиентами обязан контролировать работу всего подразделения и в случае выявления факта недобросовестного исполнения своих обязанностей специалистами принимать соответствующие меры в отношении данных работников. Вследствие этого, начальнику отдела доступны все функциональные возможности информационной системы, т. е. ему разрешено вносить, корректировать или удалять сведения из системы в случае возникновения такой необходимости.

Начальник отдела обязан следить за своевременностью обновления информации о должниках управляющей компании, а также об оплате жилищно-коммунальных услуг. Кроме того, он наравне с ведущим специалистом отдела обязан предоставлять отчетность вышестоящему руководству об эффективности деятельности организации в отчетном периоде по предоставлению жилищно-коммунальных услуг, а, следовательно, о количестве поступивших заявок и претензий за месяц, о количестве временно отклоненных заявок и др.

Начальник отдела по работе с клиентами обязан раз в месяц предоставлять руководству компании полный отчет о результатах работы отдела по принятию мер взыскания долгов с клиентов организации.

Все отчеты, создаваемые системой, могут быть представлены как в табличной, так и в графической форме (в виде круговой диаграммы). Для этого начальнику службы необходимо выбрать в специальном окне создания отчетов –

тип отчета (полный или частный) и вид его представления.