Язык и стиль письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом.

В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста.

Язык делового письма сложился за последние 100-150 лет; его определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

В связи с этим специалистам фирмы целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

· точность, ясность выражения мысли;

· лаконичность ( от греч. lakōnikos=немногословный) и краткость текста;

· нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Она достигается путем правильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

С помощью уточнений, дополнений, уместных причастных и деепричастных оборотов и других языковых средств можно конкретизировать детали письма.

Нейтральность тона является нормой делового документа, поскольку официальная управленческая информация формальна по своему характеру и должна быть лишена слов с эмоциональной и экспрессивной окраской (междометий, слов с суффиксами преувеличения, пренебрежительными).

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям: