Этикет ведения деловых совещаний и переговоров

Этикет делового совещания – это правила поведения председательствующего и участников. Основная задача председателя - создать условия для эффективного обмена мнениями и выработки коллективных эффективных решений, а также следить за тем, чтобы не нарушался регламент.

Совещание целесообразно проводить при необходимости принятия коллективного решения; при условии, что решение затрагивает интересы нескольких подразделений организации, для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Виды деловых совещаний:

1) диктаторские – право голоса у руководителя, остальные молча слушают;

2) автократические – диалоговый режим, когда руководитель задает вопросы участникам;

3) сегрегативный – когда планируется доклад руководителя и нескольких назначенных им подчиненных;

4) дискуссионные – свободный обмен мнениями, решение принимаются голосованием и утверждаются руководителем;

5) свободные – нет протокола заседания, повестки дня, председателя.

Нужно правильно планировать совещание. Подготовка к проведению делового совещания:

1. принятие решения о проведении совещания.

2. определение тематики, цели, формулировка повестки дня.

3. определение продолжительности совещания, даты и времени начала.

4. определение состава участников.

5. подготовка доклада руководителя, при необходимости размещение, питание, проезд участников.

Тема совещания – это предмет обсуждения. Чем более точно ее сформулировать, тем больше шансов получить хороший результат.

Цель совещания – описание требуемого результата, желательные итоги работы.

Повестка совещания – это письменный документ, посылаемый заранее участникам совещания. Она включает в себя: тему, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания, место проведения. В ней же указываются фамилии докладчиков, ответственных за доклады.

Время – лучшее время для проведения совещания – в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. Начало и конец надо планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени.

Во время торжественных собраний и совещаний на столе либо перед столом устанавливаются цветы.

Регистрацию участников проводят перед помещением, в котором проходит совещание. Она начинается за 30 минут до начала.

Место руководителя – в середине стола президиума. Остальные члены размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей. Самые почетные места – справа и слева от руководителя.

Секретарю поручается ведение совещания.

Бутылок с минеральной водой д. б. не меньше, а стаканов – не больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

Через каждые 40-50 мин. Необходимо делать перерыв. Длительность – 30 мин. - максимум.

Порядок ведения делового совещания:

1) психологи предполагают начать с 2-3 комплиментов участникам. Они ссылаются на «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору.

2) затем вступительное слово руководителя. Оно начинается с самого важного, но в то же время самого легкого, менее дискуссионного вопроса. Руководитель может выбрать стиль ведения: дипломатический или авторитарный. Дипломатический предполагает учет мнения всех участников совещания. Он уместен: когда достаточно времени, чтобы обсудить все доводы, когда решение будет успешным, когда его примут все участники совещания, участники совещания знают проблему и пути ее разрешения, когда возникли большие разногласия и необходимо убедить разногласных в правильности принимаемых решений. При авторитарном стиле некоторые участники пытаются протащить свои проекты, партнерам редко выпадает возможность высказать свое мнение, тогда руководитель совещания берет бразды правления в свои руки, подает множество идей, дает информацию, формирует свое решение категорично, не добивается общего согласия. Он применим: когда необходимо принятие срочного решения, когда нельзя обратиться к помощи партнеров.

Психологические типы участников совещания:

1) «Блокировщик» – упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Советы: напомнить о цели и предмете обсуждения, тактично напомнить об отклонении от темы, задать вопрос: «То, что Вы говорите, относится к нашей теме?»

2) «Агрессор» – критикует всех подряд, понижает статус участников совещания, не соглашается с тем, что предлагается. Советы: на любые его высказывания задать вопрос: «А что Вы предлагаете?», излишняя критичность гасит идеи.

3) «Прыгающий с темы на тему» - постоянно меняет тему разговора. Советы: вопросы:«Мы разве закончили рассмотрение проблемы?», «То, что Вы говорите, относится к теме совещания?»

4) «Удалившийся» – не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные темы. Советы: предложить ему высказаться и внести свои предложения.

5) «Доминирующий» – пытается захватить власть и манипулировать присутствующими. Советы: остановить его высказывание: «Ваше предложение – это только одно из возможных альтернатив! Давайте послушаем других!»

6) «Адвокат дьявола» - специально задает острые вопросы, ведущие в тупик, всеми способами пытается блокировать совещание, стремится к его провалу. Советы: оценить остроту его вопросов, «Ваш новый вопрос не обостряет рассматриваемую проблему, лишь уводит нас от нее», «Ваш вопрос не оправдывает полемичности заявлений, или переадресовать ему его же вопрос».

7) «Ищущий признания» - хвастается, много говорит, стремится утвердить свой статус. Советы: задавайте вопросы, показывающие что его высказывание – это рассуждение о самом себе, вопрос: «То, что Вы говорите, можно отнести к проблеме?»

8) «Повеса» – тратит время, пускает пыль в глаза, рассказывает анекдоты, часто бывает беспечен и циничен. Советы: вопрос: «Соответствует ли Ваше высказывание теме совещания?»

Переговоры – основное средство получения информации, взаимосвязь между людьми, предназначенная для достижения соглашения, когда стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. В переговорах обязательно включают элемент торга, подразумевая, что это равноценные по значимости предметы и что такой обмен принесет одинаковую пользу. Существенным в переговорах является фактические уступки, поэтому старайтесь свои уступки «продавать» отдельно.

Этап подготовки включает в себя:

1. Решение организационных вопросов:

- определение времени встречи;

- определение места встречи

- формирование количественного и качественного состава делегации.

2. Проработка основного содержания переговоров:

- каковы мои цели?

- почему я хочу именно этого?

- что это мне даст? И т.д.

Порядок проведения переговорного процесса. Состоит из 3 этапов:

1. Взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций.

2. Их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений)

3. Согласование позиций и выработка договоренностей.

Методы ведения переговоров:

1. Метод позиционного торга. Существуют 2 варианта: а) строгий: выигрыш одного равен проигрышу другого, принцип: все или ничего; б)нахождение серединного решения: требуется много времени. Цель: реализовать свою исходную завышенную позицию наиболее полно при минимальных уступках. Опыт зарубежных сделок показывает, что партнеры в своих коммерческих предложениях обычно завышают цену на 10-20% по отношению к расчетной.

2 Метод принципиальных переговоров. Разработан в Гарвардском университете. Состоит в том, что партнеры не торгуются, а стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами. Может быть сведен к 4 пунктам: 1. Люди сделайте разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров. 2. Интересы: сосредоточьте внимание на интересах, а не на позициях. 3. Варианты: прежде чем решить что делать, выделите круг возможностей. 4. Критерии: настаивайте на том, чтобы результат основывался на какой-то объективной норме.

Типы принимаемых решений: 1 стороны идут на взаимные уступки. 2 находится принципиально новое решение. 3 уступки одной из сторон значительно превышают уступки другой.

Тактики ведения переговоров:

1 Уход. Применяется в том случае, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения, когда ситуация заходит в тупик, когда необходимо согласовать вопрос с другими организациями или тщательно продумать положительные и отрицательные моменты.

2 Выжидание. Связано с вытягиванием из партнера наибольшего количества сведений, чтобы оценив все условия и имеющиеся данные принять собственное решение.

3 Салями – разновидность выжидания. Медленное, постепенное приоткрывание своих позиций. Цель6 получить максимально возможную информацию от партнера и сформулировать предложение в самом выгодном для себя виде.

4 Пакетирование. К обсуждению предлагается не один, а несколько вопросов. В один пакет увязываются привлекательные и мало привлекательные для партнера предложения. Предполагают, что партнер примет весь пакет будучи заинтересованным в одном или нескольких предложениях.

5 Завышение требований. В состав обсуждаемых вопросов включают пункт, который затем можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой. И потребовать аналогичных действий от партнера.

6 Расстановка ложных акцентов. Демонстрация крайней заинтересованности в решении какого-то вопроса, который на самом деле является второстепенным.

7 Выдвижение требований в последнюю минуту. В конце переговоров, когда остается только подписать контракт, один из партнеров выдвигает новые требования. Если другая сторона очень заинтересована в контракте, то она примет новые требования, постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов.

Методы, приемлемые на этапе уточнения позиций: 1Прямое открытие позиций, 2принятие первого предложения партнера.

Методы, приемлемые на этапе обсуждения позиций: 1Возражение партнеру. 2Упреждающая аргументация.

Методы приемлемые на этапе согласования позиций: 1поиск общей зоны решения. 2сюрприз 3ультиматум или последнее слово 4двойное толкование.

51.Муниципальный сектор в структуре национального хозяйства.

Муниципальный сектор формируется как структурное подраз­деление национального хозяйства — единого комплекса взаимо­связей производства, распределения, обмена и потребления. На­циональное хозяйство обеспечивает производственное, социальное и духовное развитие общества с учетом исторических, геополити­ческих условий, местных традиций, природных и других факторов. Стержнем национального хозяйства является экономика, которая дает методы его рационального ведения.

Необходимость выделения муниципального сектора обуслов­лена наличием и спецификой местного хозяйства и управления. Местное хозяйство является составным элементом национального, оно обслуживает сообщество людей на определенной территории или в каком-либо населенном пункте. Всякий объект базируется на местности, т.е. части территории с общностью каких-либо при­знаков (природных, исторических и т.д.). Организация и ведение хозяйства всегда в большей или меньшей степени опосредуются местными условиями. Промышленность и другие отрасли первоначально зарождаются как местные, т.е. для обслуживания мест­ного населения, с использованием местного сырья.

Впоследствии рынок того или иного товара может расширить­ся вплоть до общенационального, но при этом принадлежность к конкретной местности не, теряется со всеми вытекающими по­следствиями. Одновременно с местной промышленностью форми­руется и форма управления.

Муниципальный¹ сектор зарождается в совместном ведении хо­зяйства, управлении делами общины в интересах всех ее членов. Община, или местное сообщество, характеризуется общностью лю­дей, территориальным единством, социальным взаимодействием, чувством сопричастности и ответственности перед обществом. Ме­стное сообщество есть продукт прежде всего гражданского общест­ва, деятельности, инициативы людей, оно возникает снизу, естест­венным путем, хотя и становится также объектом государственного регулирования. Совместное проживание порождает коллективные потребности, интересы, удовлетворение которых и является функ­цией сообщества.

В хуторе из трех домов уже нужен старший, чтобы представлять и защищать интересы от имени всех. Он же ответит на вопрос, на что израсходованы деньги, собранные на общие нужды. У местного сообщества может не хватать ресурсов для решения задач, но есть право и желание участвовать в их решении.

В соответствии с Законом № 131 слова «местный» и «муниципальный» приме­няются как синонимы в отношении органов местного самоуправления, находя­щихся в муниципальной собственности организаций, и в иных случаях, касающихся осуществления населением местного самоуправления

Ни один человек не может представить свое существование вне конкретной территории, конкретной экономической и социальной среды.

Основной формой местных сообществ в современных условиях является муниципальное образование. Муниципальный сектор — это совокупность первичных (низовых) единиц — муниципальных обра­зований, каждое из которых представляет форму территориальной организации и деятельности населения, сочетает производственные, социальные, управленческие функции на определенной территории.

Функционирование муниципальных образований свидетельству­ет, что наряду с интересами личности и государства признаются и гарантируются местные (муниципальные) интересы, связанные с непосредственным обеспечением жизнедеятельности населения ка­ждой территории. Интересы этих территориально обособленных частей рассматриваются как самостоятельные, имеющие государст­венное значение.

К основным признакам муниципального образования относятся:

• общность территории;

• наличие муниципальной собственности и местного бюджета;

• наличие органов управления.

Территория — это место расположения хозяйствующих субъек­тов, природно-экономического ресурсов, проживания населения. Все эти аспекты имеют значение для организации хозяйственной деятельности и управления. Территория муниципального образова­ния формируется под воздействием состояния местной инфраструк­туры, необходимости поддержания общественного правопорядка, использования ресурсов, характера расселения. Территориальная организация отражается в структуре управления.

Организационное построение муниципального образования включает функционирование производственных, обслуживающих, непроизводственных подразделений и структур управления.

В широком смысле слова это комплекс предприятий, организа­ций и учреждений, находящихся на данной территории, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности и уча­ствующих в удовлетворении потребностей местного населения.

Следовательно, муниципальный сектор имеет две точки опоры: территорию муниципального образования и местное самоуправле­ние. Это объект местного самоуправления на территории конкрет­ного муниципального образования, форма общественного хозяйст­вования, направленная на более полное использование социально-экономического потенциала территории, т.е. производство, распре­деление и использование продукции, работ, услуг.

Предприятия разных форм собственности здесь объединяет принадлежность к общей природной, демографической, экономической среде, социальной инфраструктуре, направленность дея­тельности с ориентацией на местный рынок.

В узком понимании муниципальный сектор представляется сово­купностью хозяйствующих субъектов, имущество которых принадле­жит местному самоуправлению на правах собственника. Организации и предприятия муниципальной собственности — это объект прямого, непосредственного управления со стороны муниципальных органов. Их права в отношении собственных предприятий ничем не отлича­ются от прав других собственников. Регулирование деятельности предприятий других форм собственности на территории муници­пальных образований регламентируется законодательством, а также органами местного самоуправления в пределах их компетенции.

В границах муниципального образования местное самоуправле­ние нацелено на развитие местного хозяйства (общественного, ча­стного, личного подсобного), жилищно-коммунального обслужива­ния, социальной сферы, удовлетворение повседневных нужд людей. Оно влияет на уклад жизни на территории, в населенных пунктах, обеспечивая их жизнеспособность.

Объективная необходимость муниципального сектора обусловлена прежде всего особым характером производимых им видов продукции и услуг и способом их предоставления населению, а также возможностью более рационального использования местных ресурсов. Муниципаль­ный сектор производит или предоставляет общественные блага (про­дукция, работа, услуги). Потребитель не может их выбирать, присваи­вать и хранить индивидуально или мелкогрупповым способом; отсутст­вует связь их оплаты со спросом и предложением, они не подпадают под действие рыночного механизма в полной мере. Их предоставление не должно быть стихийным, игнорирующим принципы социальной справедливости.

В пределах социальных групп, классов такие блага потребляют практически в равной мере, отлучать от их потребления какие-либо слои социально опасно, поэтому они предоставляются по доступ­ным ценам или бесплатно, что можно обеспечить лишь путем соз­дания общественного специального фонда средств. Например, да­леко не все могут купить автомобиль, поэтому нужен обществен­ный транспорт. Общественные блага преобладают, в них нуждаются и предприятия, в том числе частные.

Даже если рынок может предоставить определенные виды об­щественных благ, это не остается вне поля зрения власти, которая обязана проводить определенную политику в сфере обеспечения потребностей в общественных благах, методах ее удовлетворения от имени населения.

Различают субъекты производства благ и субъекты их предос­тавления, а также централизованное и децентрализованное произ­водство и предоставление общественных благ, каждое из них имеет положительные и отрицательные стороны.