Коммуникации в менеджменте. Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя и более сотрудниками или структурными подразделениями

Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя и более сотрудниками или структурными подразделениями.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента:

«отправитель» - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию по какой-то проблеме.

«сообщение» - собственно информация «закодированная» с помощью символов.

«канал» - средство передачи информации.

«получатель» - лицо, которому предназначена информация.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы стороны поняли и разделили его исходную идею.

К таким этапам относится: зарождение идеи; кодирование и выбор каналов. Кодирование превращает идею в сообщение. К общественным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства коммуникации.

Часто для достижения эффективности сообщения используют несколько каналов передачи информации: слухи (неформальные каналы), передача сообщений, «декодирование» - перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Отправитель становится получателем и наоборот. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Организации пользуются различными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения; с потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, национальном и международном уровне.

Подчиняясь государству организации, заполняют разнообразные письменные отчеты, при этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки и др. внутренние и внешние документы часто являются реакцией на возможные проблемы.

Существует несколько видов коммуникаций внутри фирмы:

межуровневые – перемещение информации по нисходящему (сообщение подчиненным уровням о принятом решении) и восходящему направлениям (отчеты, предложения, объяснительные записки и т.д.)

горизонтальные (между различными отделами) – организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Руководство предприятия должно добиваться того, чтобы подразделения работали совместно.

«руководитель- подчиненный» - связаны с пояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов. Под средством этих коммуникаций подчиненные оповещаются о грядущих изменениях, а руководство получает объективную информацию о состоянии дел на «местах».

между руководителем и рабочей группой – позволяют руководителю повысить эффективность деятельности структурного подразделения.

неформальные – канал распространения слухов.

Проблемы развития коммуникаций. Пути улучшения коммуникаций

Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя и более сотрудниками или структурными подразделениями.

Когда информация «движется внутри» организации она несколько искажается в силу ряда причин:

непреднамеренное искажение может происходить в силу затруднений в межличностных контактах.

сознательное искажение информации – когда отправитель не согласен с сообщением. В этом случае отправитель модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

«фильтрация» т.е. ускорение движения информации вследствие ее суммирования и упрощения.

несовпадение статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом и поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Кроме этого, поскольку подчиненные хотят получить одобрение от руководства, они могут говорить то, что оно хочет услышать.

страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела.

Для улучшения коммуникаций менеджеры на всех уровнях организации должны иметь четкое представление о своих коллегах, начальниках и подчиненных, уметь объективно оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребителей, практиковать короткие встречи с подчиненными, а также периодические собрания с коллективом. Системы обратной связи помогают контролировать и анализировать результаты исполненных решений.