Види інформації: вхідна, вихідна, внутрішня

В. Н. Тростніков уважав, що без наявності споживача, хоча б уявного, говорити про інформацію не має рації. Він підкреслює, що ті, хто вважає, що інформація існує сама по собі, нібито повторюють помилки хіміків ХVІІІ ст., які вірили в існування теплороду — особливого матеріалу вогню і вважали, що процес горіння є виділенням цього матеріалу. Зараз ми знаємо, що теплота є наслідком хімічної реакції між двома речовинами і залежить від них обох. Аналогія з інформацією проглядається достатньо прозоро. Якщо говорити про інформацію, яка обертається у суспільстві, то її поділяють на:

· семантичну;

· естетичну.

Семантичною є інформація, яка підлягає універсальній логіці, має структуру, допускає точне уявлення, яку можна перекласти на інші мови. Естетична — це інформація, яку не можна перекласти, яка належить не до універсального набору символів, а тільки до набору знань, спільних для сприймача та передавача; вона теоретично не перекладається на іншу "мову" чи у систему логічних символів тому, що іншої такої мови для передачі цієї інформації просто не існує.

Але це тільки одна з багатьох пропонованих схем класифікації інформації.

В. З. Коган спробував охарактеризувати евристичне функціонування інформації у суспільстві такими ознаками: розмах циркуляції, час циркуляції, напрямок руху, емоційне забарвлення інформації, спосіб виробництва, мета виробництва. Розглянемо класифікацію інформації по В.З. Когану більш детальніше:

Ø Розмах циркуляції інформації. Від мінімального (міжособистісного) до максимального (глобального).

Ø Час циркуляції інформації. Від мінімального (однократного) до практично невизначених часових меж.

Ø Напрямок руху інформації. Горизонтально (між індивідами чи групами одного соціального рівня) чи вертикально (між індивідами чи групами, які перебувають у ієрархічних відносинах).

Ø Емоційне забарвленняінформації. Вона, як правило, має імперативний характер при русі зверху вниз, умовний — при русі знизу вверх, а також при горизонтальному русі.

Ø Спосіб виробництва інформації. Він може бути як персоніфікованим, так і безособистісним. У першому випадку ставлення висловлюється безпосередньо, у другому — опосередковано.

Ø Мета виробництва. Мета єдина — це вплив. Він може мати різний характер: ідеологічний, економічний, естетичний, якийсь інший.

Узагалі, у людському суспільстві інформація відіграє все важливішу роль.

Деякі вчені вважають, що інформація за своїм обсягом і важливістю є продуктом, який можна порівняти з усіма іншими продуктами нашої цивілізації. Від її запасів та впорядкованості залежить спосіб розв'язання тієї чи іншої проблеми. Тобто вона первинний продукт, який треба переробити для отримання інших продуктів. Вони пропонують уважати переробку інформації першим промисловим циклом. Причому виробництво інформації стосується всього суспільства.

Як справедливо підкреслив Б. І. Шенкман, духовна праця є виявом людської спільності, вона має розглядатися як загальна форма діяльності. Будь-яке відкриття є безпосереднім результатом загальної праці і разом з тим передумова загальної праці. Тут треба звернути увагу на таку важливу обставину. Справа в тому, що виробництво інформації весь час збільшується. Це закономірний процес і боротися з ним — все одно, що воювати з вітряками. Але постає проблема споживання інформації. Людина не може охопити і маленької частки того потоку, який проходить за різними інформаційними каналами кожного дня. Цю проблему можна вирішити тільки шляхом упорядкування інформації, її сортування і спеціалізації.

Під економічною інформацією розуміють корисні дані сфери економіки, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників планову й фактичну виробничо-господарську діяльність та причинний взаємозв`язок між керуючим і керованим об`єктами. Економічна інформація використовується на всіх рівнях управління господарством країни, зокрема в усіх галузях агропромислового комплексу.

Різновидом управлінської інформації є економічна інформація, тобто ті економічні дані, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв'язки між системою управління та об'єктами управління.

Цінність і своєчасність управлінського рішення значною мірою залежить від здатності управління в потрібний момент зібрати, проаналізувати та проінтерпретувати інформацію. Спеціалісти кажуть, що рецепт для ефективного рішення є тільки один: 90 % інформації і 10% натхнення. Прийняття управлінських рішень пов'язане з постійним перетворенням інформації, а сам процес управління має інформаційний характер. На кожній зі стадій управління використовується конкретна вхідна інформація й одночасно формується результатна вихідна інформація, яка є вхідною на інших стадіях управління. Стадії управління повторюються, утворюючи замкнутий контур. Широкий доступ користувачів до інформації на всіх стадіях управління можливий завдяки сучасним інформаційним технологіям, а також організації баз і банків даних, які забезпечують прямий і зворотний обмін інформацією.

Інформацію для економічного аналізу поділяють на кілька типів, які є суттєвими для розробки технологій. Це: факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки, конфіденційна інформація, чутки.

Факт - це інформація про подію або умову, що їх можна безпосередньо спостерігати та аналізувати (наприклад, виробництво, продаж). Фактична інформація, яка використовується для аналізу, є дуже різноманітною і великою за обсягом, формується з різних джерел, потребує накопичення в базі даних і дальшої обробки, в основній масі циклічно повторюється.

Розв'язання аналітичних задач потребує фактичної інформації як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовище. Ця інформація є основою для аналізу виконання планів, вивчення динаміки економічних показників та прогнозування на майбутнє.

Оцінка ґрунтується на висновках, зроблених щойно чи колись у минулому. Вона не завжди є достовірною і може мати різні похибки, пов'язані із використанням певних методів вимірювання і розрахунків, похибками у вибірці, глибиною професійних знань спеціаліста, який вибрав методику розрахунку та дав оцінку. За результатами оцінки формується база даних для прогнозування майбутнього, особливо коли використовуються бази знань та експертні системи.

Прогнози частково ґрунтуються на аналогії і частково на тому, що заведено називати "здоровим глуздом". Для прогнозування використовуються різні методи й моделі розрахунків (кореляційний і регресивний аналіз, екстраполяція тенденцій), знання експертів і спеціалістів у конкретній сфері. Для забезпечення достовірності прогнозу доцільно використовувати різні методи прогнозування та порівнювати отримані результати. Також майже завжди є можливість порівняти прогнозну й фактичну інформацію та зробити необхідні висновки. Основою для оцінки та прогнозування є узагальнені зв'язки, які характеризують рівень залежності досліджуваного показника від одного чи кількох інших показників, як, наприклад, обсяг продажу і план витрат ресурсі в підприємства.

Конфіденційна інформація, як і джерело її отримання, не піддягає розголошенню і має різний рівень надійності. До неї відносять відомості про плани конкурентів, про науково-технічні досягнення, можливі зміни в законодавстві країн стосовно виробництва, торгівлі, податків тощо.

В аналітичних розрахунках багато важать чутки. Хоч чутки є не дуже надійним джерелом інформації, проте коли їх опубліковано в пресі, оприлюдненою в публічних виступах і заявах, вони можуть тимчасово спричинити зміни на ринку, навіть якщо зміст чуток не відповідає дійсності.

Аналітичну інформацію можна подати в табличній та графічній формах, у вигляді текстів і динамічних рядів.

Найбільш поширеною формою подання первинної та результатної інформації є таблична. Таку форму мають первинні документи (рядки в документах і реквізити, які можна розглядати як графи), вихідні документи (звіти, відомості, розрахунки, таблиці), дані на машинних носіях у реляційних базах даних.

Обробка табличної інформації забезпечується засобами електронних таблиць (Ехсel, Quattro Рго, Lotus 1-2-3 в сучасних версіях) та організацією реляційних баз даних з використанням систем управління базами даних (СУБД): FохРго fог Windows, Ассеss, Informix, Огасlе. Табличні процесори сприяють виконанню традиційних розрахунків, пов'язаних з маніпулюванням даними рядків і граф, завдяки наявності вбудованих функцій, а також дають змогу виконувати спеціальні аналітичні розрахунки. Передбачено також функцію експорту-імпорту даних з формату електронних таблиць у бази даних, і навпаки.

Чільне місце у відображенні результатів аналітичних розрахунків належить графічній формі, яка дає наочне й концентроване уявлення про динаміку процесів, функціональні залежності між двома і більше факторами економічного аналізу, сприяє виявленню тенденцій і закономірностей.

Графіки різних видів будуються за допомогою електронних таблиць, окремих текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення (наприклад STATGRAPHICS). Аналітик може користуватися графічною інформацією, яка є результатом розв'язання аналітичних задач на підприємстві або надійшла з зовнішніх джерел. Сучасні засоби оргтехніки з відповідним програмним забезпеченням уможливлюють використання зовнішньої графічної інформації.

Текстова інформація - найменш формалізована форма відображення інформації. Переважну більшість такої інформації не фіксовано на машинних носіях, певна частина її перебуває в базах даних. Для її формування в електронному вигляді використовуються текстові процесори Windows Word, ЛЕКСИКОН та ін. Текстові файли не підлягають автоматизованій обробці (наприклад, пошуку та групуванню даних, видачі інформації на запит). Використання Web-технологій забезпечує організацію, ведення і дальше використання баз даних у вигляді гіпертексту. Гіпертекстова технологія дає змогу користувачеві переміщуватися від одних об'єктів інформації до інших з урахуванням їхніх змістових і семантичних зв'язків.

Усю сукупність інформації, яка використовується в економічному аналізі й забезпечує управлінську систему та заінтересованих сторонніх користувачів, можна розподілити (з урахуванням головних джерел) на внутрішню та зовнішню групи, які утворюються з планово-облікових та позаоблікових даних.

До зовнішньої інформації відносять: матеріали перевірок податкової служби, пояснювальні й довідкові записки, листування з керуючою організацією, з фінансовими й кредитними органами; " матеріали цільових обстежень, перевірок, особистих спостережень працівників та аналітиків, спеціальних вибірок, відомості, передані по радіо чи телебаченню, технічну документацію та устаткування, технологію тощо. Зовнішню офіційну бухгалтерську й статистичну звітність уніфіковано відповідними стандартами бухгалтерського, податкового та статистичного обліку і звітності. Джерелом зовнішньої інформації можуть бути:

1. Публікації; звіти державних агентств; звіти торговельних асоціацій; наукові

публікації; аналітичні журнали; довідники та списки.

2. Інші підприємства: постачальники; замовники; конкуренти.

3. Інформаційна індустрія: фірми, які надають інформаційні послуги

(консультування), досліджують відповідні проблеми.

Основними споживачами результатів обробки зовнішньої аналітичної інформації є контрольні органи, банківські установи, фондові та товарні біржі, інші ділові партнери підприємства, у тому числі потенційні інвестори, кредитори.

Як правило, найбільша частина інформації надходить із внутрішніх джерел. Використовуються дані оперативного й бухгалтерського обліку, планування тощо. Збирання інформації відбувається регулярно (у строки бухгалтерської та статистичної звітності), або епізодично (у разі потреби). Збирання епізодичної інформації потребує розробки спеціальних процедур проведення обстежень, одержання індивідуальних і групових оцінок.

До джерел внутрішніх облікових даних належать: бухгалтерський облік і звітність; статистичний облік і звітність; оперативний облік і звітність. Дані бухгалтерського обліку дають об'єктивну кількісну характеристику різноманітних господарських операцій, узагальнену характеристику всієї сукупності засобів господарства за складом і розміщенням, за джерелами утворення і цільовим призначенням. Для цього використовуються методи наскрізного і безперервного спостереження, суворе документування, систематизація на рахунках, групування в балансі та інших звітних таблицях.

Крім даних бухгалтерського обліку, для оцінки виконання планів (щомісячних, квартальних, річних) використовуються й статистичні дані, завдяки яким виявляються певні економічні закономірності.

Поточний аналіз використовує відомості оперативного обліку і звітів, забезпечуючи швидке отримання відповідної інформації. Результатна інформація подається у вигляді даних про недоліки в роботі та відповідних винуватців або про невикористані резерви та способи їх мобілізації. На відміну від поточного аналізу оперативний використовує щоденну інформацію про діяльність підприємства, дані первинних бухгалтерських та інших документів, матеріалів контролю, спостереження, нарядів тощо. Для нього характерна певна приблизність результатної інформації.

У проектуванні інформаційної бази економічного аналізу враховують основні характеристики економічної інформації, які впливають на вибір інформаційних технологій розв'язування задач. Це можна зробити за допомогою її класифікації за певними ознаками:

Ø За стадіями управління: прогнозна, планова, облікова, нормативна інформація та інформація для аналізу господарської діяльності, оперативного управління.

Прогнозну інформацію пов'язано з функцією прогнозування, планову - з плануванням (стратегічним, техніко-економічним, оперативно-виробничим); облікову - з управлінським, фінансовим обліком; інформацію аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу; оперативного управління й регулювання - з відповідними функціями.

Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян).

Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та нормативно-довідкову. До нормативно-правової належать розпорядження органів законодавчої та виконавчої влади (закони, акти), які регулюють економічну діяльність підприємства.

Нормативно-довідкова інформація - це норми та нормативи, які визначаються керівництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію, однакову для всіх функціональних різновидів: назва підприємства, міністерства, відомства, штатний розпис, список постачальників і покупців тощо.

Нормативна й довідкова інформація створюють фонд нормативно-довідкової інформації, призначений для розв'язання різноманітних управлінських завдань.

Ø За місцем утворення: внутрішню й зовнішню. Внутрішня інформація - це сукупність даних, що виникають на самому об'єкті і характеризують його діяльність. Вона формується на стадії конструкторсько-технологічної підготовки виробництва, у поточному виробництві товарів і їх збуті, оперативному, бухгалтерському та статистичному обліку. Частину внутрішньої інформації фіксовано на машинних носіях, частину - тільки на паперових документах. Зовнішня інформація виникає за межами об'єкта і має безпосереднє відношення до досліджуваної предметної області.

Ø За стабільністю: постійна (сталу), умовно-постійна та змінна. Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані); умовно -постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). Період стабільності має конкретний характер для певних задач, управлінських робіт. Його визначають за певний проміжок часу (наприклад, за місяць).

Ø За стадіями створення: вхідна та вихідна. До вхідної інформації відносять дані, що необхідні для розв'язання аналітичних задач (наприклад, наявність основних засобів, кількість і склад працівників). Вхідна інформація реєструється в місці її збирання чи виникнення і вводиться в ПЕОМ без попередньої обробки. Вхідна первинна інформація є найбільш детальною і становить основу для наступної логічної та арифметичної обробки даних. До вхідної інформації може належати не лише змінна, а й умовно-постійна та постійна інформація за особливо великої ролі умовно-постійної. Вихідна інформація є підсумком обробки вхідних даних, але вона містить поряд з результатною інформацією і певні первинні дані. Спеціального значення набуває проміжна інформація, яка потрібна для розв'язування тих самих задач у наступних періодах. Результатні дані в багатьох випадках архівуються й накопичуються у базі даних для розв'язування інших взаємозв'язаних задач, для вивчення динаміки показників чи процесів.

Ø За насиченістю реквізитами: достатня, недостатня і надлишкова. Достатня - це цілком конкретна за змістом мінімальна інформація, яка необхідна для розв'язання певної задачі. Недостатність інформації робить розв'язання задачі неможливим; надлишкова містить зайві дані, які або зовсім не використовуються, або виконують контрольно-дублюючі функції. Для сучасної економічної інформації характерним є поєднання надмірності й недостатності даних. Це пов'язане з традиційними методами обробки даних, що призводять до дублювання інформації, із наявністю застарілих даних, браком окремих показників, необхідних для аналізу, у звітності, статистиці, поточних документах.

Ø За способом фіксації: усна й документальна інформація, зафіксована на паперових і машинних носіях. Запис даних на машинних носіях - необхідна умова наступної автоматизованої обробки інформації. Запис - це найбільш трудомісткий процес, на який припадає до 95 % усіх помилок. Треба брати до уваги також і те, що на сучасних підприємствах значна частина внутрішньої інформації є фіксованою, записаною в базі даних, а другу її частину відображено в традиційних документах, звітах і за необхідності вона додатково формується в базі даних. Зовнішня інформація є переважно нефіксованою і зберігається в друкованому вигляді. З розвитком інформаційних служб і засобів телекомунікацій значну частину зовнішньої інформації також можна буде вводити в базу Даних підприємства з використанням машинних носіїв.

Ø За елементами структури: реквізит, показник, масив, потік.

Ця класифікація має значення для розробки баз і банків даних.

Відомі й інші схеми класифікації економічної інформації: за формою подання даних - алфавітна, цифрова, алфавітно-цифрова; за стабільністю руху відносно системи керування: періодична (регулярна), неперіодична (епізодична), одноразова; за певними додатковими ознаками - наприклад, інформація про фінансовий стан тощо; за предметом господарської діяльності - інформація про продукцію; інформація про послуги.

Названі ознаки класифікації інформації є одночасно ознаками її ідентифікації (кодифікації) у разі подання в документальній формі і використовуються в операціях пошуку інформації. Найважливішими особливостями економічної інформації є: динамічність, взаємозв'язаний характер, нерівномірність виникнення протягом року, дискретність, єдність і взаємообумовленість показників (як передумова системного використання економічної інформації в процесі машинної обробки).

Специфічними ознаками економічної інформації є її залежність від об'єкта управління; переважання у формі подання даних алфавітно-цифрових знаків; необхідна висока точність результатів обчислень та оформлення їх у вигляді, зручному для сприйняття людиною; значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки; великі обсяги оброблюваної інформації; можливість одержання значної кількості похідних даних у разі обробки тих самих показників за різною методикою, постійне нагромадження й тривале зберігання.

Економічна інформація досить неоднорідна, вона має складну схему взаємозв'язків окремих її видів. Різновидами економічної інформації є облікова інформація та інформація аналізу господарської діяльності, яким притаманні як спільні властивості, так і низка специфічних особливостей.