Действия по организации поставок

Выполняя посреднические функции между производителем книг и розничной книготорговлей, оптовая книготорговая фирма выступает перед издателями в качестве покупателя, а перед розницей - в качестве продавца. Основные логистические процедуры включают:

- маркетинг издательского и розничного книжного рынка;

- заключение договоров с издателями и покупателями² (трансак-ционная активность);

- прием и хранение товара от издательств;

- разукомплектация и хранение поступившей партии;

- комплектация отгрузочной партии для покупателя;

-отгрузка и экспедирование;

-финансовые расчеты с издателями и покупателями.

Особенность технологии ояга заключается в наличии в ней стадий, физически разделенных по месту их выполнения. Маркетинг, отбор литературы и переговоры проводятся в офисе; прием, хранение и от­грузка товара — на складе. Маркетинг состоит в изучении предложе­ний поставщиков и сборе заказов по этим предложениям от покупате­лей. Образцы книг, предлагаемых к оптовой продаже, выставляются в ассортиментном кабинете и на интернет-сайте, предложения рассыла­ются в виде прайс-листов, извещений, рекламы по электронной почте. Для стимуляции спроса применяется система оптовых скидок.

Договоры (контракты) на поставку рознице обычно заключаются на весь год на условиях консигнации, оплаты с рассрочкой платежа или на условиях закупки. Договоры реализуются в ходе формирования и вы­полнения заказов. Наиболее рациональный метод формирования зака­зов и дозаказов на поставку рознице основан на использовании инфор­мационных технологий (подраздел 7.2).

Основой коммерческого взаимодействия оптовой фирмы с издатель­ствами является сводный заказ — список изданий, предназначенных для поставки оптовому предприятию. Он формируется, с одной стороны, на основе предложений издателя, с другой — представляет собой обоб­щение заказов отдельных розничных книготорговых фирм на эти же издания. Одним из важнейших видов сводного заказа является предва­рительный сводный заказ, составляемый на основе перспективных пла­нов издательств, при выходе тиража он становится основой фактичес­кого заказа. Возможны также заказы на литературу, не предусмотрен ную в сводном заказе (внеплановое издание), или на дополнительное количество (срочный заказ).

В крупных оптовых фирмах для организации поставок составляется так называемая «оптовая матрица», содержащая М строк и N столбцов. Строки матрицы упорядочены по покупателям оптовой фирмы, столбцы — по названиям книжных товаров. Каждый элемент матрицы содержит значение а_г, которое означает, что покупателю I необходимо поставить а экземпляров издания ]. Тогда сумма всех элементов строки 1 дает количе­ство экземпляров всех книг, которые заказал 1-й покупатель и одновре­менно является сводным заказом покупателя. Сумма всех элементов стол-бца^ дает количество экземпляров^-ого издания, которое необходимо за­казать у соответствующего поставщика и в то же время представляет со­бой сводный заказ издательству. Матрица облегчает планирование зака­зов и комплектование отгрузочных модулей для экспедирования.

Единицей поставки в заказе для экономии ручного труда слу­жит стандарт упаковки (пачка), нестандартное количество указы­вается отдельной цифрой. Работа по формированию заказа являет­ся важнейшим процессом, определяющим эффективность работы оптового предприятия книжной торговли. Совокупность сводных заказов является источником информации о спросе и предложении на книжном рынке. Условия выполнения заказа, ответственность за его корректировку оговариваются в договоре на поставку между издательством и оптовой фирмой.

Прием товара от издательств и заказы розницы реализуются на оп­товом складе, на котором производится прием, комплектация, отгрузка и экспедирование товара. Технология оптовых продаж должна предус­матривать накопление запасов литературы сезонного спроса (например, учебников или календарей), которые, как правило, приобретаются роз­ницей по договорам купли/продажи с предоплатой, но со значительной оптовой скидкой. Такое накопление избавляет розничные предприятия от необходимости иметь избыточный запас.

Изложенная технология характерна для оптовой фирмы, предостав­ляющей весь комплекс оптовых услуг, юридически независимой от сво­их поставщиков и потребителей. Ее эффективность зависит от устой­чивости и взаимовыгодности трансакционной политики оптового пред­приятия, успешного маркетинга и оптимизации работы склада.

Для издательств технология опта имеет свои особенности, так как она является главной формой сбыта своей продукции и реализации из­дательской наценки, поэтому для оптового подразделения задача зак­лючается в своевременной дистрибьюции тиража.

Для смешанных оптово-розничных предприятий главным условием маркетинга является сбор и учет заказов от собственного розничного подразделения и приоритетность поставок для него. Для других видов посредников характерен более узкий набор оптовых услуг. Оптовая тор­говля аккумулирует информационные потоки от производителей и по­купателей книг, поэтому статистические данные о ней содержат инфор­мацию о спросе и состоянии книжного рынка в ассортиментном и реги­ональных разрезах.

Физические действия по организации поставок производятся на оп­товом складе — подразделении оптовой фирмы, осуществляющим при­ем книжных товаров, размещение их на хранение, организацию хране­ния, разукомплектацию хранимого запаса книг одного наименования, комплектацию отгрузочной партии, отгрузку товара в транспортное средство и организацию экспедирования.

Для размещения хранимых на оптовом складе товаров необходимо соблюдать принцип прямоточности движения товара, т. е. разделения складского помещения на функциональные зоны приема и отгрузки товаров при наличии неразрывной транспортной связи между ними. На складе в соответствии с последовательностью процессов складской об­работки выделяются зоны разгрузки, приема, хранения, комплектации, отгрузки. Разгрузка и отгрузка производятся на особой площадке (рам­па, дебаркадер, эстакада). Склад должен иметь транспортную площад­ку, удобную для маневра большегрузных машин, для их подъезда к зоне разгрузки и погрузки, необходимо иметь буферную зону ожидания. Логистический менеджмент склада включает разработку оптимально­го расписания для приезжающего и отъезжающего транспорта, обеспе­чение минимизации пребывания в очереди и сокращение времени на обслуживание и оформление приходно-расходной документации.

Прием товара производится по количеству и качеству. Если товар прибыл на хранение, например для сезонной продажи, после приема он вместе с документом на внутреннее перемещение поступает в зону хра­нения, в которой каждое издание образует отдельную единицу хране­ния и получает уникальный идентификатор. Хранение на складе без механизации производится в штабелях (крупные партии) и на стелла­жах — небольшие партии. Хранение в штабелях требует наличия дере­вянных поддонов, что позволяет уберечь книги от сырости (особенно важно для полуподвальных и подвальных помещений). На механизи­рованном складе издания хранятся на подвижных металлических стел­лажах, каждый из которых имеет свой автоматизированный адрес. При задании адреса на пульте стеллаж перемещается, доступ к нему осуще­ствляется через штабелеукладчик.

На основе заказов розницы на складе формируется разнарядка — внутрискладской документ, определяющий распределение конкретно­го издания между получателями (покупателями). Разнарядка содержит в виде строк списка наименование покупателя, количество отправляе­мых экземпляров и цену для данного поставщика (она может быть раз­личной для разных поставщиков, так как определяется оптовой скид­кой и договорными условиями поставки). Разнарядка формируется в электронном виде в соответствии с заказами розничных фирм и коли­чеством экземпляров издания, поставленных издательством. Если из­дательство поставило меньше, чем в сводном заказе, разнарядка фор­мируется по особому алгоритму распределения, базой которого служит процент выполнения заказа издательством, критериями — минимизация разукомплектования пачек книг и приоритетность получателей. В слу­чае поставки тиража частями (дробная поставка) удовлетворение зака­зов происходит в соответствии с приоритетом получателей, а также по степени их удаленности. Например, если в качестве критерия берется принцип одновременного получения издания всеми покупателями, то первому производится поставка самому удаленному покупателю.

При формировании отгрузочной партии для конкретного получате­ля на основе разнарядки выписывается развозка — документ внутри-складского перемещения, определяющий количество экземпляров кон­кретной книги, выделяемое для отгрузочной партии, которая форми­руется для отправки покупателю. Выписывается на основе электрон­ной разнарядки для зоны приема или зоны хранения, с которых произ­водится отпуск товаров в зону комплектации. На основе развозки фор­мируются накладные внутрискладского перемещения и отгрузочные накладные и счета-фактуры для получателей. Электронные копии от­грузочных документов высылаются получателю.

После завершения накопления отгрузочной партии на основе разво-зок формируются отгрузочные документы (счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, спецификации), производится отгрузка.

Эффективность работы склада зависит от уровня его автоматиза­ции и механизации (наличия штабелеров, подъемно-транспортного обо­рудования), удобства подъездов для большегрузного транспорта, бли­зости грузовой железнодорожной станции. Для склада планируется товарооборот (в рублях и экземплярах с дифференцированием по раз­делам литературы, поставщикам и получателям), товарные запасы, гру­зооборот (в экземплярах, рублях и тоннах), себестоимость обработки и хранения, коэффициент полезной площади (или объема), уровень ме­ханизации (отношение объема механизированных работ в тоннах к об­щей величине погрузочно-разгрузочных работ в тоннах), а также про­изводительность труда, затраты. Стоимость складского обслуживания составляет самую большую долю затрат в оптовой наценке, однако, уве­личение объемов оптовой торговли значительно сокращает стоимость обслуживания, приходящегося на одну книгу. Склад, ориентированный на долговременное хранение товарных запасов и обеспечивающий постав­ку книг по определенному региону, выполняет роль книжной базы. Зада­чи управления складом, складскими запасами, экспедированием при рос­те объемов, интенсивности транспортных потоков, усложнении транспор­тной сети вызвали необходимость к выделению методов их исследова­ния и решения в отдельную научную дисциплину — логистику.

Заключительным действием по организации поставок является экс­педирование — процесс транспортировки заказанного товара от оптово­го склада отправителя на склад или непосредственно в торговый зал получателя. Финансовые и организационные условия экспедирования определяются в договоре между оптовым поставщиком и получателем. В любом случае возможно экспедирование транспортом получателя («са­мовывоз»). При дальних расстояниях и больших объемах наиболее де­шевой в расчете на одну книгу является доставка по железной дороге контейнерами, причем чем больше тоннаж контейнера (стандартны трех-, пяти-, десяти- и двадцатитонные контейнеры), тем меньше стоимость экспедирования, приходящаяся на одну книгу. Для ряда районов Даль­него Востока применяется экспедирование комбинированным транспор­том железная дорога — море (с двумя перегрузками). Наиболее дорогим и быстрым видом экспедирования являются авиаперевозки.

Для экспедирования формируется отгрузочная партия, вес и объем ко­торой соответствуют виду транспортировки, поэтому срок подготовки партии и периодичнось экспедирования зависят от максимального объе­ма, допускаемого видом экспедирования, предусмотренного договором для данного получателя. Крупным покупателям может отправляться несколь­ко отгрузочных партий в месяц, мелким — по одной в квартал (или реже). Экспедирование по железной дороге осуществляется по договору со служ­бой контейнерных отправок железной дороги. При экспедировании за счет отправителя получателю выставляется отдельный счет либо, по догово­ренности с ним, производится соответствующая надбавка к отпускной цене.

Частным случаем экспедирования является транзит, когда достав­ка осуществляется со склада издателя покупателю, минуя оптовый склад, но расчет осуществляется через оптовую фирму.