Культура разговора по телефону и официальной переписки

Краткость, точность и организованность – моральные качества, которые имеют непосредственную деловую, служебную результативность во время телефонных переговоров и в официальной переписке – т.е. в той форме служебной деятельности, которая во многих коллективах занимает значительную часть служебного времени.

Специфика служебного времени.

Специфика служебной деятельности сотрудников органов внутренних дел требует особой лаконичности, четкости и продуманности в телефонном разговоре (также и в служебной переписке), строгого соблюдения служебной тайны, умение коротко и лаконично изложить информацию и записать полученные сведения. Разговор по телефону с сотрудником в служебное время по частным делам, равно как и звонок к нему домой по служебным делам (кроме экстренных, не терпящих отлагательства случаев) является этически некорректным.

В начале разговора следует поздороваться и представиться. Разговор ведется негромко, в нормальном тоне. Фамилии, названия, цифры произносятся особенно четко. Любой ответ должен быть предельно информативным и исключать повторные звонки, вызванные потребностью дополнительных пояснений. Например, если вызываемый сотрудник отсутствует, следует сообщить, когда он будет на место или записать переданную для него информацию и затем ознакомить его с ней; в случаях, не терпящих отлагательства, необходимо переадресовать собеседника к сотруднику, который может принять оперативно решение по данной информации. Длительность разговора определяет старший, а при разных условиях – позвонивший. Немногословность абонента – служебное требование, свидетельство профессиональной компетенции и четкого выполнения требований служебной этики сотрудникам органов внутренних дел.

При официальной переписки употребляются следующие формы выражения:

а) начальник по отношению к подчиненному: приказывает, предписывает, требует, предлагает, утверждает, препровождает, посылает (документы, материалы);

б) подчиненный по отношению к начальнику: докладывает, просит ходатайства, разрешения, просит прибыть, просит разрешения явиться, представляет (документы, материалы);

в) по отношению к лицам, не связанным прямой субординацией: сообщает, извещает, просит содействия, помощи, распоряжения, приглашает, дает согласие, не возражает, направляет (документы, материалы).

Служебное письмо должно быть деловым, логичным и отвечать требованиям: максимум информации в минимальном объеме текста. Ответ на письмо направляется в возможно короткий срок. В том случае, если ответ на письмо требует значительной работы и вследствие этого задерживается, следует кратко уведомить об этом адресата. Правила оформления служебных писем излагаются в соответствующих инструкциях, однако не следует забывать, что полнота содержания, стилевые особенности, орфографическая безукоризненность и т.п. являются и показателем деловой компетентности и критерием уровня культуры, такта и воспитанности автора письма.