Отметка о заверении копии

В управленческой практике организаций часто используют копии служебных документов. Исходящие документы копируют для того, чтобы в делах организации остались их копии, поступающие в организацию и внутренние документы - если их нужно передать вазу нескольким исполнителям и т. д.

При копировании документов полностью воспроизводят информацию подлинного документа и его внешние признаки. Чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверение.

Заверение копий (в т.ч. ксерокопий) оформляется заверительной надписью, которая подтверждает полное соответствие копии подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется работником делопроизводственной службы, которому такое право предоставлено. Она помещается ниже реквизита "подпись" и включает слово Верно (без кавычек или скобок), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения, например:

Такой же порядок установлен для заверения выписки из документа (выписки из протокола, выписки из приказа), которая представляют собой точную копию части документа.

Отметка о заверении копии заменяет собой личные подписи подлиннике документа. Так, например, выписка из протокола заседания коллегиального органа не содержит личных подписей председателя и секретаря заседания или собрания. Секретарь заседания заверяет выписку, проставляя на ней отметку о заверении, после чего выписка приобретает юридическую силу, например:

В ряде учреждений и организаций устанавливается порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется еще и проявлением оттиска печати. Например, в практике деятельности федеральных органов исполнительной власти копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью делопроизводственной службы. Проставление оттиска печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации.

Для копий ряда документов законодательно установлено их нотариальное заверение. К таким документам относятся, например, устав, свидетельство о регистрации, некоторые виды доверенностей, лицензии и др.