Удостоверение документов

Проект документа становится документом и приобретает юридическую силу после его удостоверения подписью. Для ряда документов помимо подписи необходимо также их утверждение и удостоверение оттиском печати.

Подпись. Приобретение юридической силы документом связывают, прежде всего, с наличием на нем подписи.

Подпись - это обязательный реквизит документа, который означает право должностного лица, уполномоченного на это организацией - автором, удостоверять документ, а также его ответственность за содержание документа.

Должностные лица подписывают документы в рамках своих полномочий (компетенции), которые определяются локальными нормативными актами: уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др. Право подписи управленческих документов, оформленных на бланке организации, как правило, входит в компетенцию руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, и это также должно быть закреплено локальными актами организации. Руководители подразделений могут подписывать документы, составленные на бланках структурного подразделения.

Некоторые документы (например, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера) могут быть подписаны исполнителем (автором), но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Такие документы оформляются не на бланках, а на чистых листах бумаги, возможно, с использованием реквизитов бланков.

Под документами, за содержание которых отвечают несколько лиц, ставятся несколько подписей. Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители организаций или должностные лица, имеющие право выступать от имени этих организаций. Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов: протоколы подписывают председатель и секретарь. Документы, составлены комиссией (например, акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Оформление реквизита "подпись" зависит от того, на бланке или на чистом листе бумаги составлен документ. Так, при составлении документа на бланке в состав реквизита "подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен не на бланке, в название должность включают наименование организации или структурного подразделения, например:

или

При подготовке документа несколькими организациями его оформляют не на бланке и подписывают столько экземпляра) документа, сколько организаций принимало участие в его раз
работке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник документа. В этом случае все экземпляры подлинника подписывают лица равных должностей.
подписи располагают на одном уровне, например:

Подписи должностных лиц одной организации располагаются одна под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей, и разделяются двумя межстрочным интервалами, например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Подпись обязательно проставляется на первом экземпляре документа, но если необходимо, подписываются и другие его экземпляры. Например, копия документа, отправленного из организации, также должна иметь подлинную подпись.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Одним из самых распространенных нарушений, допускаемых при подписании документа, является проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности руководителя, которая уже заготовлена на проекте документа. Это может происходить, когда руководитель, должность и фамилия которого напечатаны на документе, не может по уважительной причине его подписать и это должен сделать, например, его заместитель или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя. Неправильное оформление подписи лишает документ юридической силы. В этом случае обязательно должна быть указана фактическая должность подписавшего документ, т. е. допечатано "Зам." или буквы "И. о." (например, Зам. директора или И. о. директора). Кроме того, важно исправить фамилию руководителя, заменив ее на фамилию должностного лица, действительно подписавшего документ. Документ не будет иметь юридической силы, если напечатанные инициалы и фамилия (расшифровка подписи) не будут соответствовать собственноручной подписи. Использование сокращения "Врио" также недопустимо.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле - аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Согласно ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Речь идет об оформлении факсимильной подписи на документах, выходящих за пределы организации. Что касается внутренних документов, то организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и вида документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документе либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

В последнее время все большее распространение получают электронные документы, которые создаются в компьютерных системах и передаются с помощью электронной почты. Пересылке
электронных документов может производиться как внутри организации, так и между различными организациями, которые имеют соответствующие технические и программные средства.

Определение юридической силы документа в полной мере применимо к электронным документам. Условием приобретения электронным документом юридической силы является наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП). В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее – Закон № 149-ФЗ) электронным документом, равнозначным документу подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1 -ФЗ) предусмотрел условная при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной
подписи на документе на бумажной основе (т. е. имеет юридическую силу) и может обеспечить защиту электронного документа от подделки и установить отсутствие искажения информации
в электронном документе.

ЭЦП выдается конкретному лицу. Являясь аналогом собственноручной подписи, она не может быть использована для заверений подписи другого должностного лица. В отсутствие руководителя (владельца ЭЦП) документ, направляемый по электронной почте, должен быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя, в соответствии с распределением обязанностей. ЭЦП в этом случае не используется.

Электронные документы могут передаваться по внутренней информационной системе организации без использования ЭЦП. Порядок удостоверения юридической силы таких документов устанавливается внутренними корпоративными документами, в частности, инструкцией по делопроизводству. Могут разрабатываться отдельные локальные нормативные акты, регламентирующие организацию электронного документооборота организации. Порядок организации работы с электронными документами может быть введен распорядительным документом руководителя организации.