Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Большинство документов, создающихся в организации и поступающих от других организаций и физических лиц, регистрируются. При регистрации документу присваивается соответствующий номер, который на нем проставляется.

Регистрационный номер придает всем управленческим документам официальность. Проставленный на отправляемых из организации документах (исходящих документах) номер устанавливает ответственность организации-автора за содержание документа. Регистрация поступивших (входящих) документов означает, что организация, получившая их, принимает на себя ответственность за поступившую документную информацию. Без регистрационного номера недействительно большинство внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и т. п.). Регистрация свидетельствует, что они включены в информационный массив организации и устанавливает ответственность за их прохождение через управленческую систему.

Регистрацию проводят отдельно по группам документов, которые соответствуют их видам: приказы (отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу), распоряжения, протоколы, договоры, письма и т. д.

Регистрационный номер внутренних документов, как правило, является порядковым номером документа в соответствующем массиве (группе). В конкретной системе делопроизводства реквизит "регистрационный номер документа", проставляемый на входящих и исходящих документах, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др., например 03-09/15, где:

- 03-индекс структурного подразделения (отдела) или участка деятельности (например, реклама), проставляемые по внутренним классификаторам структурных подразделений или участков деятельности;

- 09 - номер дела по номенклатуре дел данного структурного подразделения, в которое будет помещен входящий документ после окончания работы с ним или копия исходящего документа;

- 15 - порядковый номер полученного или отправляемого документа.
При подготовке ответных писем на них проставляется еще один реквизит: "ссылка на регистрационный номер и дату документа", т. е. указываются номер и дата письма, на который дается ответ. Если письмо является инициативным, т. е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа" не указывается и соответствующая отметка на бланке остается незаполненной. Данный реквизит дает возможность быстро найти документ, на который дан ответ, и получить полную информацию о вопросе и ходе его решения. Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номе-
ров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В этом случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов
документа, например: 12/23, где 12 - это регистрационный номер документа, присвоенный ему в одной организации-авторе,

23 - регистрационный номер, присвоенный документу в другой
организации.