Гриф согласования документа, визы согласования документа

Многие управленческие документы перед подписанием требуют согласования с организациями, структурными подразделениями или должностными лицами, интересы которых затрагиваются.

Согласование предполагает оценку содержания проекта документа, при которой определяются целесообразность создания документа, его соответствие действующему законодательству, точность формулировок и др.

Проект документа может быть согласован как со сторонними организациями (структурными подразделениями, должностными лицами сторонних организаций). так и с подразделениями или должностными лицами внутри организации, где подготовлен документ. Другими словами, согласование документа может быть внешним и внутренним.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование может осуществляться:

- с вышестоящими или межотраслевыми органами управления в тех случаях, когда законами или иными правовыми актами организации могут принимать и реализовывать управленческие
решения только с разрешения этих органов;

- органами государственного контроля и надзора в определенной сфере деятельности;

- вышестоящими, подчиненными и неподчиненными организациями, в том числе научно-исследовательскими, если затрагиваются их интересы или они участвуют в решении вопроса;

- при необходимости с общественными организациями.

Внешнее согласование оформляется реквизитом "гриф согласования документа". Документ может быть согласован должностным лицом, которое выступает от имени сторонней организации, или другим документом: письмом, протоколом (решением) и др. В обоих случаях на документе, подлежащем согласованию, проставляется гриф согласования.

При согласовании с конкретным должностным лицом в состав грифа согласования входит: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должность руководителя, включающая наименование организации, с которой согласовывают документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник правового департамент

Если согласование осуществляется отдельным документом (вышестоящей организации, общественной организации, органов государственного контроля и надзора и др.), в грифе согласования указывается наименование этого документа, наименование организации или органа, издавшей документ, его дата и номер. Слово СОГЛАСОВАНО в этом случае также пишется без кавычек, наименование документа указывается в именительном падеже, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

От 29.03.2007 №05-12/46

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

Московско-Парижского банка

от 15.04.2007 №4

Гриф согласования размещается на последнем листе проекта документа, слева ниже подписей.

Согласование может проводиться с несколькими организациями. В этом случае на последнем листе документа располагают несколько грифов согласования или их помещают на отдельный
лист согласования, который является приложением к проекту документа. В этом случае на самом документе делается отметка: "Лист согласования прилагается", например:

Лист согласования проекта

Положении о Совете ректоров

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Решение Ученого совета Решение Ученого совета

финансово-юридической московского технологического

академии университета

ОТ 15.05.2007 №4 от 17.05.2007 №6

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

решение Ученого совета Решение Ученого совета

Московской химико- Высшей школы

технологической академии экономики

oт20.06.2007 №5 от 21.05.2007 № 5

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия должностных лиц, структурных подразделений организации-автора с решением вопроса, изложенного в документе. Оно проводится с подразделениями или должностными лицами, принимающими участие в решении данного вопроса; с юридической и другими службами организации, которые могут удостоверить соответствие документа правовым нормам или подтвердить достоверность фактов, изложенных в содержании (например, с руководителем, курирующим данное направление деятельности организации, главным бухгалтером и др.).

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату согласования, например:

Проставление визы на проекте документа означает согласие визирующего с содержанием документа. Если у него есть замечания и дополнения к проекту, они излагаются на отдельном листе, который должен быть подписан с проставлением даты и приложен к документу. В этом случае визу на документе оформляют следующим образом:

ГОСТ Р 6.30-2003 определил следующие места для проставления виз:

- для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

- для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны (ниже подписи) копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и приложений к нему. Как правило, это касается нормативных документов, договоров и других документов, которые требуют особой защиты от замены и подделки листов.

Возможно оформление большого количества виз на отдельном листе по образцу листа согласования.

В организации должен быть перечень важнейших документов, требующих визирования, с указанием должностных лиц, визы которых требуются при подготовке того или иного документа; Порядок и последовательность визирования могут быть определены инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), В этом случае перечень является приложением к инструкции. Как отдельный документ он должен быть утвержден руководителем, организации или его распорядительным документом.

Оформление визы в соответствии с приведенными правилами облегчает работу с документом, как специалистов аппарата управления при подготовке проекта документа, так и руководителя при его подписании. Кроме того, это помогает делопроизводственной службе контролировать качество подготовки документа и его оформления. Существующая в настоящее время в ряде организаций практика оформления визы только подписью должностного лица (без расшифровки, указания должности и даты) недопустима.

Виза также используется при ознакомлении работников организации с документом.

Виза ознакомления состоит из наименования должности работника, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты ознакомления. Она должна быть дополнена словами: "С... (наименование вида документа в творительном падеже) ознакомлен(а, ы)", например:

Оформленная таким образом виза ознакомления подтверждает факт ознакомления работника с документом. Виза располагается внизу лицевой стороны последнего листа документа или на его, оборотной стороне после реквизитов "подпись", "гриф согласования документа" и "визы согласования документа".