Преграды на пути эффективных коммуникаций в организации

Управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Искажение сообщений. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения с тем, чтобы с одного какого-либо уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что подчиненный не проинформирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме. Далее, поскольку подчинённые часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать. Исследования показали, что статусные различия сильно отражаются на качестве обмена информацией.

Информационные перегрузки. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Однако понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность искажения информации, т.к. каждый последующий уровень организационной структуры может корректировать и фильтровать информацию.

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы к коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. И, наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Очевидно, что плохая проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.