Оперативный учет персонала и использование рабочего времени

Право на труд в бюджетных учреждениях граждане реализуют заключением трудового договора или контракта. Трудовой договор – это соглашение между администрацией учреждения и работником для выполнения конкретной работы. Контракт является разновидностью трудового договора. Он заключается на установленный срок или на время выполнения определенной работы.

Численность работников бюджетных учреждений определяется штатным расписанием. Штаты – это перечень и количество должностей, утвержденных вышестоящей организацией.

В зависимости от функций, которые выполняются или сфер применения труда персонал бюджетных учреждений разделяется на:

1) основных работников, на которых положено выполнение главных функций, закрепленных за данным учреждением в общей системе деле-ния труда (педагогической, профессорско-преподовательский персонал, научные работники, врачи);

2) вспомогательно-технический персонал, задача которого, – обслуживать основных работников, способствуя выполнению возложен-ных на них функций (средний медицинский и учебно-вспомогательный персонал);

3) административно-хозяйственный и младший обслуживающий персонал (обеспечивает согласование работ между структурными подразделениями, создает условия труда, удерживает помещение).

Работники, которые занимают должности в государственных органах и их аппарате, по закону Украины «О государственной службе» являются государственными служащими. При приеме на работу они принимают присягу государственного служащего, после чего им присваивается соответствующий ранг в пределах категории.

Общую численность работников бюджетного учреждения принято называть списочной численностью, или штатным составом.

Для выполнения отдельных работ на короткий срок могут привлекаться лица, которые не учитываются в штате учреждения и работают по трудовому соглашению. Taкие работники относятся к внештатному (несписочному) составу.

Оперативный учет персонала учреждения ведет отдел кадров в типовых формах первичного учета, которые были введены в действие с 01.01.96 г. согласно приказу Министерства статистики Украины № 253 от 09.10.95 г. И № 277 от 27.10.95 г. Прием на работу, перевод и освобождение работников оформляются на основе разного рода документов: заявления работника, приказа (распоряжение) о приеме на работу (Ф. № П-1), о переводе на другую работу (Ф. № П-5), о предоставлении отпуска (Ф. № П-6), о прекращении действия трудового договора (контракта) (Ф. № П-8) и др.

Первичные документа используются не только отделом кадров для ведения личных карточек работников, но и другими отделами и службами. Например, в бухгалтерии на основе копий приказов открываются карточки-справки ф. № 417 или лицевые счета на каждого работника, принятого на работу. В карточках личного учета (ф. № П-2) фиксируются анкетные данные, информация о трудовой деятельности личного состава учреждения. Лицам, впервые принятым на работу на срок больше пяти дней, открывается трудовая книжка (сохраняется в отделе кадров), в которых делается запись о приеме на работу, указывается идентификационный код, который вносится во все документы относительно учета труда и заработной платы.

На основе карточек личного учета и первичных документов, которые отображают движение персонала, в учреждении ведется статистический учет численности и состава персонала.

Задачами учета персонала является: обеспечение своевременного замещения вакантных должностей в структурных подразделениях бюджетного учреждения соответствующими специалистами, а также соблюдение штатной дисциплины.

Основным источником информации об использовании рабочего времени в бюджетных учреждениях являются данные табельного учета (для вспомогательно-технического и административно-хозяйственного персонала), которые находят свое отображение в «Табеле учета испо-льзования рабочего времени» (Ф. № П-13). Табель представляет собой список работников структурного подразделения (отделение, отдел, кафедра) или учреждения в целом и ведется в алфавитном порядке лицом, назначенным руководителем учреждения. Открывается табель ежемесячно к началу расчетного периода на основе табеля за прошлый месяц с указанием фамилии, инициалов, должности каждого работника. Вносить в табель недавно принятых работников и исключать из него освобожденных необходимо только на основе первичных документов из учета движения персонала учреждения.

Существуют два способа ведения учета использования рабочего времени:

1) ежедневная регистрация в табеле отработанного времени каждым работником, неявок на работу с указанием причин их неявок и опозданий, времен работы в ночной период, времен сверхурочной работы (указываются с помощью условных обозначений-шифров);

2) регистрация только отклонений от нормальной длительности рабочего дня (опоздание, прогулы), неявки на работу по уважительным причинам (отпуск, командировка, выполнение государственных долгов и т. д.), сверхурочные работы, работа в ночное время.

Более прогрессивным является второй cnocоб, который и рекомендуется применять для ведения учета использования рабочего времени в бюджетных учреждениях.

В любом случае по окончанию месяца подсчитывается общий календарный фонд рабочего времени, время неявок и другие потери. Из общего календарного фонда высчитывают все потери и получают фактически отработанное время. В конце месяца данные табелей подытоживаются по каждому работнику, а также по структурным подразделениям.

Подписан руководителем структурного подразделения (заведу-ющим отделения, кафедры, лаборатории) табель и другие документы передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы, составления отчетности и анализа трудовой дисциплины за отчетный месяц.

Для бюджетных учреждений существует государственная регла-ментация рабочей недели. Согласно со ст. 50 Кодекса законов Украины о труде, рабочая неделя работников бюджетных учреждений не должна превышать 40 часов. Исключение составляют работники, для которых законодательно установленная сокращена длительность рабочего вре-мени. Данное положение распространяется на некоторых работников умственного труда, деятельность которых связана с повышенным интел-лектуальным и нервным напряжением (преподаватели, учителя, врачи).

В связи с этим в бюджетных учреждениях ведется учет количества и качества тратящего труда путем установления работнику объема работ, который необходимо выполнить в определенный период времени и на соответствующем качественном уровне. Да, в высших учебных заведениях для профессорско-преподовательского персонала основой нормирования труда является годовая учебная нагрузка, которая устанавливается в академических часах в соответствии с учебным планом работы.

Учителям, воспитателям и другим педагогическим работникам средних, средних специальных и дошкольных заведений устанавли-ваются ставки заработной платы за определенное количество часов педагогической работы на день (неделю).

Длительность рабочего дня для научного, учебно-вспомога-тельного и административно-хозяйственного персонала – 7 часов.