Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники учреждения, которые получили аванс из кассы на служебные командировки или хозяйственные расходы. Выдача наличных денег в подотчет производится только при условии полного расчета по ранее выданному авансу. Выдается аванс по распоряжению руководителя учреждения.

Подотчетные лица обязаны в установленные законодательством срок предоставить в бухгалтерию учреждения или централизованную бухгалтера отчет о потраченных суммах и документах, подтверждающие произведенные расходы. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет, после чего он утверждается руководителем.

Направление работника в командировку осуществляет руководитель бюджетной организации или его заместитель путем оформления приказа (распоряжения), в котором указывается пункт назначения, наименование учреждения (организации), в которую отправляется работник, срок и цель командировки.

Срок командировки определяется руководителем, но он не может превышать в пределах Украины 30-ти, а за границу - 60-ти календарных дней.

Первичным документом, подтверждающим факт нахождения работника в командировке, и одновременно приказом командировочных является командировочное удостоверение, типовая форма которого утверждена приказом Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 г. № 260.

Командированному работнику при наличии документов, подтверждающих расходы, возмещаются следующие расходы:

1) на проезд (включая перевозку багажа) к месту командировки и назад, а также по месту командировки;

2) на пользование постельными принадлежностями в поездах;

3) на пользование в гостиницах холодильником и телевизором;

4) суточная норма, на 2008 г. составляет 30 грн. (если в счет на оплату проживания в гостинице не включает расходов на питание).

Фактический срок нахождения в командировке определяется благодаря отметкам в удостоверении о выбытии с места постоянной работы и прибытия в пункт назначения. Если работник командирован в pазные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и выбытия проставляются в каждом пункте.

В бюджетных учреждениях расходы осуществляются за счет средств, предусмотренных сметой по КЭКР 1140 «Расходы на командировки».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсчете 362 «Расчеты с подотчетными лицами». Субсчет 362 - активно-пассивный Сальдо по дебету счета показывает суммы выданных авансов, по которым подотчетные лица не отчитались на конец отчетного периода (месяца). Сальдо по кредиту субсчета свидетельствует о задолженности учреждения перед подотчетными лицами.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в документе «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» (ф. № 386 (бюджет)), мемориальном ордере № 8. В этой ведомости по каждому подотчетному лицу указывается сумма выданного аванса, сумма фактических расходов и сумма возврата неиспользованных авансов. Операции по расчетам с подотчетными лицами, совершенные за счет средств специального фонда, ведутся в отдельном мемориальном ордере.

Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами представим в таблице 3.3.

Таблиця 3.3.