Гарантийное письмо

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы, предоставленных услуг.

В этом письме организация-адресант (отправитель) берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Стандартные фразы текста:

“Качество продукции фирма гарантирует”

“Оплату товара в срок гарантируем”

На письмах – гарантиях ставят печать организации – адресанта.

Письмо – претензия

Письма–претензии обычно посылают предприятия–покупатели в адрес нерадивой организации–поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования, и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Письмо – ответ

Текст письма – ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма – запросы, - просьбы, - обращения, - предложения, - требования и др.

Письмо – ответ должно содержать ссылку на дату и индекс инициативного (входящего) письма, на которое дается ответ: на №_____от_____. Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего письма.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ или согласие на предложение, просьбу, запрос, приглашение и т.п. Ответ излагают в четкой, краткой, ясной форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть убедительно аргументирован.

Устойчивые фразы текста:

“Мы не можем принять Ваше предложение по причине…”

“К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу мы не можем”

“Мы согласны с предложенными Вами сроками проведения…”

“Ваше предложение отклонено по следующим причинам…”