Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст её чётко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно, объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акты

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, - как постоянно действующими, так и назначенными распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большинство разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приёма-передачи (при смене руководства, передачи дел, материальных ценностей и т. д.); приёма объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т. п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственные органы, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся событий имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия; актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и составления архивных дел и т. п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, индекс и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2002 №89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель______________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии 1. __________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали:

1. __________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

...

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В названии должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, её результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. – в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должность перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К. Я. Лакин

Члены комиссии Подпись В. Н. Кирилов

Подпись И. Н. Потапов

Подпись Н. Н. Ламшина

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»): «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министерства), акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем учреждения. Утверждается и оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-97.