Правила ведения деловой переписки

Письмо - это обобщенное название документов различного содержания, пересылаемых по почте. Письмо служит средством общения между учреждениями, частными лицами, позволяет сообщить различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в тех случаях, когда невозможно решить вопрос другими средствами (беседа, телефонный разговор).

Существует множество видов писем. Все эти виды можно разделить на две группы: инициативные письма (требуют на них ответа); ответные письма (сами содержат ответ на полученное письмо).

Реквизиты письма:

1. Наименование организации - автора документа;

2. Справочные данные об организации (почтовый адрес, банковские реквизиты, телефон факс);

3. Дата, регистрационный номер (индекс);

4. Адресат (не более 4-х адресатов в одном письме);

5. Ссылка на дату и индекс входящего документа;

6. Заголовок к тексту;

7. Текст;

8. Отметка наличии приложений (если они есть);

9. Подпись;

10. Печать;

11. Фамилия и номер телефона исполнителя;

12. Отметка об исполнении документа;

13. Гриф ограничения доступа (если документ относится к группе закрытых).

Письма оформляют на внешних бланках форматов А4 или А5 (в зависимости от объема текста). Если в тексте письма до 10 строк, то его оформляют на формате А5.

Название вида документа - “письмо” – в письмах не указывают.

Для оформления писем рекомендуют бланк с угловым расположением реквизитов.

Текст письма должен быть лаконичным, простым, последовательным, убедительным и корректным. Письмо должно освещать один вопрос, это упрощает работу с документом.

Текст состоит из 2 частей - вводной, в которой излагают факты, на основании которых составлен документ; и основной - в ней излагают цель: просьбу, предложение, отказ, гарантию и т.п. Вводная часть может отсутствовать.

Начало текста оформляют обращением к лицу - адресату документа.

Оформляют письмо в двух экземплярах (факс - в одном). Один - адресату, второй - в дело.

К тексту письма могут прилагаться различные документы, наименование которых указывают в отметке о приложении, оформляемой после текста.

Исходящие письма часто согласовывают с заинтересованными должностными лицами. На входящих письмах ставят в правом нижнем углу отметку о поступлении (дату, индекс).

Подписывают письма руководители предприятий, структурных подразделений.