Організація обліку і звітності з кадрових питань

Значний обсяг робіт служби персоналу пов'язаний з об­ліком, документуванням руху кадрів і звітністю з кадро­вих питань. Облік кадрів вимагає ретельної фіксації всіх подій трудового життя людини у відповідних документах, адже помилки, неточності в записах можуть спричинити значні неприємності для працівника як протягом його тру­дової діяльності, так і після її закінчення, особливо при виході на пенсію.

Документування трудової діяльності працівника при прийомі на роботу починається з написання ним відповід­ної заяви. Кандидат пише її особисто від руки і підписує (допускається трафаретна форма заяви, до якої претен­дент вписує від руки особисті дані). У заяві, адресованій керівнику організації, вказується повністю прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання заявника, посада, на яку він претендує, в якому підрозділі організації, на який термін — постійно чи тимчасово; якщо тимчасово — то вказується на який строк.

Заява, перед тим як потрапити до керівника організа­ції, підлягає візуванню. Першу візу про згоду чи мотивова­ну незгоду щодо прийому на роботу нового працівника на­кладає його потенційний безпосередній керівник; другу — працівник військово-облікового столу або працівник служ­би персоналу, відповідальний за облік військовозобов'яза­них запасу. У

ній повинен бути відображений статус кан­дидата щодо військової служби (підлягає призову до лав збройних сил, військовозобов'язаний запасу, знятий з вій­ськового обліку, з яких причин тощо). Текст візи форму­люється на підставі відповідного документа — військового квитка чи призовного свідоцтва. Далі заяву візує керівник служби персоналу. Ця віза має засвідчити, що всі повідом­лені кандидатом дані про себе відповідають дійсності і під­кріплені відповідними документами: дані про освіту, тру­довий шлях, сімейний стан, місце проживання, відношення до військової служби. Для отримання візи керівника служби персоналу претендент повинен особисто пред'яви­ти паспорт, військовий квиток чи інший документ, що під­тверджує його відношення до військової служби, трудову книжку, документ про освіту, а також написати автобіо­графію, заповнити особовий листок з обліку кадрів. За не­обхідності керівник служби персоналу може затребувати від претендента інші документи, наприклад довідку про стан здоров'я, довідку про наявність щеплень від певних хвороб, якщо специфіка майбутньої роботи накладає певні обмеження на стан здоров'я працівника. Після цього заява подається на підпис керівнику організації. У разі позитив­ного вирішення керівник дає доручення службі персоналу підготувати відповідний наказ.

Працівник вважається прийнятим на роботу з моменту виходу наказу у світ. Наказ є підставою для формування особової справи працівника, до якої входять заява праців­ника про прийом на роботу, трудова книжка, копія доку­мента про освіту, завірена нотаріусом або керівником служби персоналу, особовий листок з обліку кадрів, авто­біографія, особова картка. Якщо робота новоприйнятого працівника пов'язана з матеріальною відповідальністю, з ним укладається відповідний договір.

Важливим напрямом роботи служби персоналу є скла­дання статистичної звітності, яка поділяється на держав­ну і відомчу. Подання статистичної інформації регулюєть­ся Законом України «Про державну статистику».

Державна статистична звітність із персоналу здійсню­ється за формою № 6-ПВ «Звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання» і формою № 3-ПВ «Звіт про використання робочого часу».

Відомства, у підпорядкуванні яких є організації, під­приємства і установи, можуть вимагати від них подання внутрішньої статистичної звітності з персоналу за умови затвердження форм цієї звітності їх вищими органами уп­равління, погодженими з Держкомстатом України. Нап­риклад, у системі споживчої кооперації України раз на рік складається відомча звітність за формою 72-К (споживспілка), розділами якої є «Склад кадрів» також «Рух кадрів». Відомства можуть вимагати і подання підвідом­чими організаціями окремих разових даних про роботу з кадрами.

Контрольні питання

1. Розкрийте сутність, значення і цілі кадрової політики підприємства

2. Назвіть і охарактеризуйте типи кадрової політики підприємства

Тема 5 Пошук і відбір персоналу