Приклад 3.8

Працівникові підприємства було видано грошові кошти під звіт у сумі 500 грн. для придбання матеріалів для адміністративних потреб. Наступного дня після видачі коштів працівником при звіті представлено чек на суму 480 грн. (в т.ч. ПДВ – 80 грн.) та податкову накладну.

1. Видано з каси кошти під звіт на придбання матеріалів:

Дебет 372	«Розрахунки з підзвітними особами»	500,00
Кредит 301	«Каса в національній валюті»

2. Відображено придбання матеріалів, сплачених за рахунок підзвітних сум:

Дебет 209	«Інші матеріали»	480,00
Кредит 372	«Розрахунки з підзвітними особами»

3. Відображено податковий кредит по ПДВ:

Дебет 641	«Розрахунки за податками»	80,00
Кредит 372	«Розрахунки з підзвітними особами»

4. Повернена до каси невикористана сума грошових коштів:

Дебет 301	«Каса в національній валюті»	20,00
Кредит 372	«Розрахунки з підзвітними особами»

Порядок відрядження підзвітних осіб в межах України та за кордон регламентується Інструкцією № 59.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Відрядженому працівникові перед виїздом у відрядження видається аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Забезпечувати працівників авансом на відрядження в безготівковій формі, як вже було зазначено, підприємство може шляхом перерахування коштів на картковий рахунок.

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою, а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Після повернення з відрядження працівник разом зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження подає документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат. Такими документами є транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. Добові витрати при цьому є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження. Розмір добових встановлюється підприємством самостійно. Його можна зазначити в колективному договорі, вказати в наказі про відрядження.

Сума добових за час відрядження визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Наведемо приклад відображення в бухгалтерському обліку розрахунків з підзвітними особами за відрядженням в межах України (приклад 3.9).