Облік розрахунків із підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами виникають у підприємства, якщо необхідно доручити працівникові підприємства проведення певної господарської операції, виконання завдання (відрядження, придбання та оплату товарно-матеріальних цінностей чи послуг).

Видача авансу підзвітній особі здійснюється на підставі відповідного наказу (розпорядження) керівника через касу підприємства (з оформленням видаткового касового ордеру) чи шляхом перерахування коштів на видану корпоративну банківську картку.

Підзвітна особа зобов’язана звітуватися перед підприємством про виконання завдання та витрачання коштів. Забороняється видача відповідній особі готівкових коштів під звіт, якщо відсутнє ії звітування за раніше отримані під звіт суми.

Звіт підзвітної особи подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому завершується відрядження або завершується виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок підприємства.

Документи, які представляються підзвітною особою при звітуванні повинні підтверджувати зв’язок операції з господарською діяльністю підприємства, а також суму понесених витрат.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається підзвітною особою у касу або зараховується на банківський рахунок підприємства, до або під час подання зазначеного звіту.

Якщо під час службового відрядження підзвітна особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок підприємства, то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами підприємства використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» до рахунку 37«Розрахунки з різними дебіторами» (рис. 3.5).

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кожною такою особою, термінами виникнення заборгованості та ії погашення.

Наведемо приклади відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних із придбанням товарно-матеріальних цінностей, оплаті робіт, послуг через підзвітну особу (приклади 3.7, 3.8).

Рис. 3.5 Структура субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами»