Розробка загальної концепції довідкового видання

Йдеться про розв'язання на початку цілого комплексу організаційних і творчих питань. До організаційних можна віднести: чітке з'ясування читацького призначення, передбачуваного попиту на книговидавничому ринку, економічних можливостей видавництва щодо забезпечення якості майбутнього видання, підбір авторського колективу та створення спеціальної редакторської групи. Серед творчих питань найважливішими є: складання словника, розробка методичних рекомендацій для авторів, з'ясування загальних принципів відбору і систематизації матеріалу.

Повнота відомостей, тематичний діапазон, змістове наповнення і вагомість майбутнього довідкового видання значною мірою залежатиме від того, наскільки всесторонньо і ґрунтовно було відпрацьовано саме словникову частину — цей своєрідний «скелет», на який буде нанизуватися згодом текстовий масив інформації. Тільки уточнений після неодноразового перегляду й погодження з редакційною колегією словник, що формується за алфавітним принципом, дасть змогу визначити кількість статей, їх обсяг і принцип розміщення (в одну, дві чи три колонки на шпальті).

Для забезпечення уніфікації й полегшення майбутньої редакційної обробки статей спочатку готується, як еталон, типова стаття. Такий зразок доцільно робити і для коротких, і для оглядових статей. У деяких видавництвах замість типової статті готують для авторів типову схему підготовки матеріалу відповідно до класифікації термінів за тематикою — скажімо, про країну, місто, наукову дисципліну, персоналію тощо. Як приклад, варто навести розроблену у видавництві «Українська енциклопедія» схему статті про періодичне видання:

1. Назва (в українській транскрипції) Назви видань, що друкувалися до 1917 року російською мовою, подаються у російській транскрипції у лапках. Для іноземних видань вказуються оригінальна назва та переклад її українською мовою.

2. Характер видання (газета, журнал, бюлетень тощо) і його періодичність.

3. У якій країні і якому місті видається.

4. Мова видання (якщо це не випливає з попередніх відомостей).

5. Чиїм органом є або якою організацією видається.

6. Основне призначення, політичний чи науковий напрям.

7. З якого часу виходить.

5. Коротка історична довідка — тоді, коли видання протягом своєї історії зазнавало суттєвих змін або проходило через особливе важливі етапи Вказується, як відбивалась у виданні тематика, пов'язана з Україною, минулим і сучасним життям українського народу.