Які ділові папери, документи, атрибути використовуються у роботі органів самоврядування дітей та учнівської молоді?

Діяльність кожної структури (державної, бізнесової чи громадської) регламентується певними документами, частина з яких затверджується загальними зборами (конференцією), а при необхідності – і нотаріально. Всі документи ведуться постійно і у системі, у певному порядку, з дотриманням вимог. Це дає змогу позбутися більшості проблемних ситуацій, при потребі – презентувати діяльність з будь-якого напряму роботи, дати роз’яснення щодо вирішення різних питань тощо.

Органи самоврядування дітей та учнівської молоді теж ведуть свою ділову документацію.

Це насамперед статутні документи:

- Статут або Положення органу самоврядування дітей та учнівської молоді регіону чи навчального закладу;

- регламент діяльності керівного органу учнівського самоврядування регіону чи навчального закладу;

- угоди про співпрацю у створенні й організації діяльності органу самоврядування дітей та учнівської молоді регіону чи навчального закладу між дітьми та дорослими (керівниками відповідних структур державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, батьківської громадськості тощо).

На загальних зборах (конференції або сесії) ради дітей чи іншого органу дитячого самоврядування обов’язково затверджуються:

- список депутатів та керівний склад ради (на основі результатів виборів), членів асоціації чи спілки (залежно від назви органу самоврядування);

- програми діяльності органу самоврядування в цілому та його підструктур;

- права й обов’язки лідерів та учасників процесу учнівського самоврядування у різних видах діяльності;

- закони чи положення, що регламентують питання правового захисту, дисципліни, участі у вирішенні певних господарських питань, проведенні виборчої кампанії тощо;

- різноманітні пам’ятки, алгоритми з питань послідовності виконання певних доручень та єдиних вимог щодо результативності даної роботи;

- плани діяльності усієї структури та її окремих частин на визначений загальними зборами період часу;

- рішення загальних зборів (конференції, сесії) органу самоврядування дітей;

- інші необхідні для роботи документи.

Крім вищевказаних документів, що затверджуються загальними зборами (конференцією, сесією) органу самоврядування дітей та учнівської молоді, ведуться й інші документи:

- протоколи загальних зборів (конференції, сесії);

- протоколи засідання ради лідерів, комісій (комітетів, центрів тощо);

- заяви кандидатів на керівні посади, їх програми, агітаційні листівки, списки виборців, довірених осіб, протоколи виборів;

- плани роботи комісій (комітетів, центрів тощо);

- плани підготовки певних заходів, розподіл доручень;

- звіти про результати діяльності комісій (комітетів, центрів тощо), літописи, книги відгуків тощо.

Необхідною умовою ефективної діяльності органів самоврядування дітей та учнівської молоді є створення та постійне оновлення інформаційних баз та архівів:

- списки керівного складу органу самоврядування регіону чи навчального закладу;

- списки кожної підструктурної одиниці (ради лідерів, комісії, комітету, центру тощо), включаючи списки лідерів та членів відповідних структур нижчого рівня, тобто на обласному рівні – районних та міських; на районному чи міському – відповідних підструктур навчальних закладів, на рівні навчального закладу – комісій (комітетів, секцій тощо);

- списки партнерів;

- листування (вхідні та вихідні листи), звернення, пропозиції, скарги тощо;

- прес-релізи, інформаційні повідомлення для партнерів про проведений захід;

- інформація щодо проведених анкетувань, опитувань та їх результатів;

- підбірки сценаріїв, планів проведених масових заходів, акцій, ділових зустрічей, пленарних засідань, загальних зборів та конференцій (при можливості – з текстами виступів) тощо;

- матеріали, подані на різноманітні конкурси: на кращий герб, логотип, слоган, девіз, пісню, гімн органу самоврядування дітей та учнівської молоді, малюнків, віршів тощо;

- підбірки матеріалів преси про діяльність даного органу учнівського самоврядування;

- фотоматеріали та відеоматеріали про проведення різноманітних заходів, акцій, зустрічей тощо;

- ксерокопії грамот, дипломів, подяк, сертифікатів тощо учасників самоврядування дітей та учнівської молоді;

- банк ідей – нереалізовані ідеї, пропозиції, проекти тощо, запропоновані учнями під час роботи комісій чи комітетів, проведення тижня планування діяльності на наступний рік та інше.

Безперечно, для педагога-організатора, заступника директора з виховної роботи чи координатора регіонального органу самоврядування дітей та учнівської молоді – це великий об’єм роботи, і при всій своїй завантаженості виділити час для створення, підтримки, наповнення і постійного оновлення такої бази практично нереально. Проте, якщо визначити час для навчання відповідальних дітей (не обов’язково лідерів і не тільки з числа членів керівного органу), та систематично виділяти 10-15 хвилин на тиждень для „п’ятихвилинок” з членами інформаційного центру з метою контролю за поповненням та оновленням документів, правильністю їх оформлення, наявність такої бази стане реальною, що забезпечить підтримку, економію часу в повсякденній роботі, надасть можливості для аналізу, презентації роботи органів самоврядування дітей та учнівської молоді навчального закладу чи регіону в будь-який час.