Основные методы поиска, обработки и хранения информации, ее систематизации и анализа

Поиск научной информации может вестись различными методами, которые можно условно разбить на две группы [33]: методы получения готового информационного продукта и методы моделирования (рис. 6.4).

Естественно, для исследователя наибольший интерес представляют свежие данные авторитетных источников. Но прежде чем начинать их

Рис. 6.4. Основные методы поиска научной информации

поиск, следует уяснить «что нужно искать». Для этого вначале должен быть разработан план научного исследования (его замысел), позволяющий приступить к целенаправленному адресному поиску.

Начиная информационный поиск, следует сразу решить вопрос отображения и хранения отобранных данных (на магнитных носителях, в картотеке, в рабочей тетради), в противном случае найденные сведения могут быть скоро забыты, утрачен точный смысл информации. Если сразу не зафиксировать полный адрес источника, то будет затруднен возврат к нему, если это потребуется.

Поиск готового информационного продукта рекомендуется начинать с ознакомления с информационными изданиями, которые в отличие от библиографических изданий оперируют не только сведениями о самом источнике, но и фактами, идеями, содержащимися в нем. При этом формируется область (границы) дальнейшего поиска.

Далее начинается детальное ознакомление с конкретными документами, выявленными на предыдущем этапе (монографиями, статьями, отчетами по НИОКР, диссертациями). Изучение литературных источников рекомендуется проводить по этапам (рис. 6.5):

- анализ содержания произведения по его оглавлению;

- беглый просмотр публикации с целью получения общего представления о ее содержании;

- детальное изучение той части произведения, которая представляет для исследователя наибольший интерес;

- выписка из текста (копирование) наиболее заинтересовавших исследователя фактов (фрагментов текста);

- обработка полученной информации (ее критический анализ; редактирование; выбор цитат; «чистовая» запись материала в форме, удобной для исследования).

Рис. 6.5. Последовательность изучения литературных источников информации

Следует обратить внимание на следующую рекомендацию при поиске готового информационного продукта: изучая литературные источники, нужно просматривать библиографические списки диссертаций, монографий, обычно помещаемых в конце работы. Это важно, потому что авторы отчетов, монографий, диссертаций в ходе своего исследования уже проанализировали состояние науки и практики в данной области знания, в том числе, изучили имеющуюся литературу. По сути дела, они дают исследователю готовое «поле информации», на котором можно расставлять свои акценты.

При изучении литературных и иных источников следует собирать не любые, а только научные факты – элементы научного знания. Только на их основе можно выявить закономерности поведения систем и явлений, вывести законы, разработать теории.

Если точность научного факта вызывает сомнение, надо провести дополнительный анализ, перепроверку факта путем получения его подтверждения (либо отрицания) из других источников. При этом исследователь должен быть объективным: нельзя отбрасывать факты только потому, что они не отвечают нынешним представлениям автора, что их трудно объяснить или применить сегодня на практике. Многие новые научные факты могут быть необычными для первого восприятия, недостаточно доступно раскрытыми и объясненными читателю. История науки имеет много примеров, когда созданное новое знание или отдельные научные факты оказываются востребованными через десятилетия.

При поиске научной информации любой исследователь стремится получить достоверные сведения, а они в значительной мере зависят от достоверности источника и характера самой информации (быстро стареющие сведения могут существенно утратить достоверность, даже будучи полученными из надежного источника, но по прошествии длительного времени после его образования). Наиболее достоверными следует считать описания изобретений, официальные издания государственных органов и организаций. Высокой степенью достоверности обладают учебники, учебные пособия, монографии, в которых публикуются результаты научной работы коллективов наиболее авторитетных ученых; эти издания проходят коллективное рецензирование и экспертизу ученых советов, кафедр, научных подразделений.

Менее достоверными источниками в этой связи следует считать научные статьи, доклады на конференциях, симпозиумах. В них авторы могут выражать не только коллективное, но и свое личное субъективное мнение, которое, естественно, может быть ошибочным. Тем не менее, подобные источники нельзя игнорировать. Более того, оперативность и свежесть содержащихся в них сведений всегда привлекала и будет привлекать научных работников, но эти источники следует относить к той группе, информацию которой надо перепроверять. Если статья или доклад наряду с самым научным фактом содержит строгое обоснование, доказательство его содержания, то такая информация, факт и сам источник, безусловно, являются достоверными.

Особую ценность имеют научно-технические статьи, в которых излагаются результаты завершенных исследований и приводятся сведения об их реализации, внедрении в практику, полученном при этом экономическом или производственном эффекте. Такие публикации обладают не только достоверностью фактов, положений, но и представляют большой научный и практический интерес.

Статьи о результатах незаконченных исследований и информационные статьи имеют меньшую значимость, т.к. содержат лишь гипотезы, концепции, идеи, предложения постановочного характера, не имеющие строгого обоснования и подтверждения достоверности. Они могут быть приняты к сведению с последующим продолжением поиска новых данных в порядке развития работы авторов статьи, доклада.

Достоверность научной информации во многом связана не столько с характером ее источника, но и с профессиональным и научным авторитетом ее автора, авторского коллектива. Поэтому, организуя информационный поиск, исследователь должен, в первую очередь, изучать труды наиболее известных в отрасли и в науке вузов, научно-исследовательских учреждений, а также отдельных ученых – признанных авторитетов в науке и практике.

Все вышеизложенное касается поиска готового информационного продукта. В научной работе такого рода данные не всегда возможно получить. Например, нельзя сказать, как будет вести себя вновь создаваемая, не имеющая аналогов в прошлом, организационно-штатная структура, предназначенная для строительства дорог в особых условиях, как повлияет инфраструктура строительной организации (банки, карьеры, поставщики материалов, строительные организации – конкуренты и др.) на ее экономические показатели в условиях рынка строительной продукции в перспективе, на несколько лет вперед. Подобная информация может быть получена методом моделирования, который был рассмотрен в разделе 4.

Мы рассмотрели методы поиска информации. Но она поступает к исследователю в различной форме, не всегда удобной для использования в выполняемой им работе. Она должна быть обработана и приведена к соответствующему виду.

Методы обработки информации разнообразны [33]. Получаемые исследователем сведения могут в дальнейшем использоваться прямо или косвенно (рис. 6.6).

Цитирование – наиболее распространенный метод обработки литературных источников, позволяющий использовать в научной работе заимствованные результаты исследований других авторов в их оригинальном виде без искажений и комментариев.

Цитаты обязательно берутся в кавычки, после которых делается ссылка на первоисточник и страницу (нередко авторы ограничиваются лишь ссылкой на первоисточник – автора, название работы, города и года издания или указанием номера первоисточника в перечне литературы).

Цитаты позволяют исследователю подтвердить свою точку зрения, идею, гипотезу, равно как отвергнуть то или иное утверждение, построить систему доказательств. На основе цитат можно развивать собственную мысль, анализируя их содержание, анализируя и синтезируя факты, идеи, взгляды других авторов.

Рис. 6.6. Методы обработки информации

Группировка – метод обработки информации, заключающийся в рассмотрении многочисленных сведений по группам, разделам, классам данных, построенным по определенным признакам (критериям). При этом признаки могут быть различными. Например, автор высказал идею, гипотезу и хочет подтвердить ее, зная, что у ряда авторов он получит поддержку, а некоторые будут возражать. Поэтому, анализируя труды специалистов данной отрасли знаний, автор может «делить полученную в них информацию на две группы: высказывания «за» (т.е. в поддержку своей идеи) и «против». В каждую группу он может заносить цитаты, факты и цифры со своим комментарием и т.п.

Классификация данных как метод обработки информации имеет общее с группировкой, так как основана на разбиении сведений на классы, группы. Однако классификация – это не простая группировка, а построение строгой иерархической системы разделения информации по принципу «от общего к частному» или наоборот (т.е. на принципах анализа и синтеза). Примером классификации информации являются информационные системы: универсальная десятичная классификация (УДК), библиотечно-библиографическая классификация (ББК).

Классификация научной информации может осуществляться по различным критериям и на разную глубину [33]. В рассмотренном выше примере информация, сгруппированная по признаку «за» и «против», может быть классифицирована по схеме, представленной на рис. 6.7.

Подобная классификация позволит автору не только выявить единомышленников на основе изучения их трудов, но и уяснить логику противников, подготовить выводы к дискуссии с ними.

Три рассмотренные метода ориентированы на прямое использование данных. Однако это не всегда возможно (либо нецелесообразно). Допустим, для подтверждения какого-либо факта, суждения, имеется несколько источников, из которых исследователь выписал цитаты, сгруппировав их в своем банке данных.

Цитаты громоздки, имеют некоторые противоречия, и в тексте работы автор должен кратко отразить свое резюме. Для этого надо провести редактирование информации. Редактирование применяется в тех случаях, когда нужно в нескольких фразах сформулировать мысль, аккумулирующую данные нескольких источников, либо когда цитата первоисточника громоздка, и ее удобнее изложить в сжатом виде.

Агрегирование данных предполагает соединение двух и более разнотипных банков данных в интересах выполнения исследования в целом или его раздела.

Преобразование информации в новую форму характерно для обеспечения экспериментальных исследований.

Рис. 6.7. Вариант классификации информации для подготовки к защите научной идеи (гипотезы)

Преобразование данных наиболее характерно в автоматизированных информационных системах. Здесь к форме и содержанию данных предъявляются четкие требования унификации информации, которые воспринимаются техническими средствами.

После поиска информации и ее соответствующей обработки возникает проблема хранения данных. Здесь исследователь должен решить несколько вопросов: как долго должна храниться информация (нужна ли она только для промежуточного этапа исследования или к ней будут возвращаться многократно; она может использоваться в первоначальном виде или будет преобразована и сохраняться в новой форме); на каких носителях следует хранить данные; следует ли их хранить с открытым доступом, либо в силу конфиденциальности к ним должен быть санкционированный доступ.

Сроки хранения определяются содержанием информации (нормативные документы, сведения фундаментального характера хранятся дольше), скоростью ее старения (быстро стареющие данные, как правило, часто обновляются), видом научного исследования, в интересах которого информация собирается (в исторических, экономических и других науках, где перспектива формируется с учетом ретроспективы, т.е. данных прошлого времени, следует постоянно хранить старые сведения, т.к. они позволяют установить тенденции развития систем, общества от прошлого в будущее). В науке не существует строгих правил расчета сроков хранения данных. Здесь весьма сильное влияние оказывают субъективные факторы (опыт и стиль работы исследователя, уровень его информированности и др.).

Важным вопросом хранения данных является выбор носителей информации. Это могут быть специальные папки для хранения документов (папки–скоросшиватели, папки архивные), картотеки, магнитные и другие современные носители. В качестве носителей используются также рабочие тетради, подшивки газет и журналов и т.п.

В настоящее время, наряду с магнитными носителями информации (гибкими и жесткими дисками), широко используются оптические (CD-диски, DVD-диски) и электронные носители информации (flash-устройства) [27].

Возможность переноса на дискету, оптический диск и флэш-карту содержания книги, быстрого обновления содержащейся информации, редактирования, копирования и выполнения других процедур обусловила огромную популярность оптических и электронных носителей в среде научно-технических специалистов, аспирантов, студентов. Эта популярность особенно возросла с появлением системы ИНТЕРНЕТ [21].

В то же время выявились и недостатки цифровых носителей информации:

- хранение данных на жестких дисках компьютеров нередко приводит к утрате информации из-за выхода из строя ЭВМ, нарушения правил пользования ими. Это требует дублирования данных (например, записав их на жесткий диск компьютера, пользователь должен сделать копию на дискете, оптическом диске, flash-устройстве либо распечатать ее на принтере и поместить в папку документов);

- к информации, хранящейся на цифровых носителях, в компьютерных информационных системах, возможен несанкционированный доступ, что затрудняет сохранение конфиденциальности информации с точки зрения авторского права, новизны, секретности и т.д.;

- установление защиты от несанкционированного доступа часто требует значительных затрат.

Сбор исходных источников информации – это, вероятно, одна из самых простых процедур. Для ее выполнения исследователю достаточно к определенному сроку сконцентрировать большую часть искомых источников вблизи своего рабочего места.

Систематизация – это не что иное, как упорядочение и группировка собранного материала по содержанию и с учетом последовательности его использования. В результате все собранные источники должны быть разложены по соответствующим главам.

Анализом систематизированных источников завершается рассматриваемая процедура. Такой анализ – это тщательная проверка полноты отбора источников и проверка соответствия их выходных данных и содержания.

Рассмотрим основные средства поиска, сбора, систематизации и анализа исходных источников информации.Наиболее часто при подготовке научных работ используются библиотечные каталоги, так как библиотеки по-прежнему представляют собой наиболее полный и доступный информационный фонд.

Дополнительные возможности для научно-исследовательской работы в настоящее предоставляют электронные библиотеки. Так, электронная библиотека Российской таможенной академии решает следующие задачи:

- поддержка образовательного процесса посредством предоставления учебных изданий в электронном виде;

- совершенствование библиотечного и информационно-библиографического обслуживания читателей, используя новейшие информационные компьютерные технологии;

- пополнение фонда электронных ресурсов библиотеки;

- освоение современных систем хранения и передачи данных;

- формирование собственного электронного ресурса;

- запрос в случае отсутствия в фондах библиотеки необходимых читателям изданий из других библиотек, используя службу электронной доставки документов;

- распространение фондов электронных ресурсов и предоставляемых электронной библиотекой услуг.

В процессе научно-исследовательской работы, особенно на ее начальных этапах, трудно отрицать очевидные удобства работы с библиотечным каталогом (как традиционным, так и электронным). Каталог представляет собой систематизированный перечень источников, состоящих на хранении в информационном фонде и учтенных в соответствии с установленными правилами. Он содержит в себе документально выверенную справочную информацию о важнейших выходных данных книжного, периодического или электронного издания, состоящего на хранении и учете в данной библиотеке (рис. 6.8).

Рис. 6.8. Средства поиска, сбора и систематизации исходных данных об источниках информации

Чаще всего в библиотеках используются алфавитные, алфавитно-предметные, предметные, хронологические, библиографические, архивные, генеральные систематические и специальные каталоги. Все они различаются, во-первых, принципами отбора источников и, во-вторых, принципами расположения описательной (справочной) информации о них.

Алфавитный каталог – перечень библиотечных источников, систематизированных в алфавитном порядке. При этом за основу могут быть взяты как названия (наименования) источников, так и фамилии их авторов (редакторов, составителей и пр.).

Каталог, организованный по алфавитному принципу, дает достаточно общее, если не сказать формальное описание наличествующих в библиотечном фонде источников. К подобному каталогу прибегают обычно в том случае, когда располагают лишь самыми минимальными сведениями об источнике – его названии и авторе.

Тематический каталог – перечень библиотечных источников, систематизированных в тематическом порядке. За основу в этом случае принимают тематическую направленность содержания источника.

Каталог, организованный по тематическому принципу, дает описание библиотечных источников по различным отраслям и разделам знаний. Указанным каталогом пользуются в тех случаях, когда возникает необходимость за короткое время произвести обзор и отбор источников, предположительно содержащих информацию по теме научной работы.

Предметный каталог – перечень библиотечных источников, систематизированных в предметном (т.е. значительно более дифференцированном по сравнению с тематическим каталогом) порядке. При этом сведения о предметах, непосредственно не связанных между собой, систематизируются по алфавиту, что дает право рассматривать предметный каталог в качестве разновидности алфавитного. Этот каталог используется в тех случаях, когда возникает необходимость за короткое время произвести обзор и отбор источников, самым непосредственным образом относящихся к конкретному предмету (событию, явлению и т.п.).

Хронологический каталог – перечень библиотечных источников, систематизированных в хронологическом порядке, отражающем время выхода в свет того или иного издания, чаще всего периодического. За основу в данном случае принимается дата (год) издания источника.

К подобному каталогу прибегают обычно в том случае, когда об источнике известна лишь предполагаемая или реальная дата его публикации или когда необходимо оперативно подобрать все заслуживающие внимания источники, относящиеся к определенному периоду времени.

Архивный каталог – перечень архивных библиотечных источников, систематизированных чаще всего в алфавитном (реже – хронологическом) порядке. Для отыскания требуемого источника по архивному каталогу требуется располагать либо сведениями о его названии и авторе, либо о времени выхода издания в свет.

Библиографический каталог – перечень библиотечных источников, содержащих в себе библиографические (описательные) сведения о наиболее важных (наиболее часто используемых в работе) книжных и периодических изданиях, состоящих на хранении и учете в данной библиотеке.

К такому каталогу прибегают в тех случаях, когда сведений общего характера об источнике (полученного из алфавитного каталога) недостаточно и требуется за короткое время получить о нем дополнительную, более обширную информацию.

Генеральный систематический каталог – перечень библиотечных источников, систематизированных в соответствии с неким основополагающим принципом, отличным от алфавитного и иных, рассмотренных выше. Очень часто в качестве такого принципа используется принадлежность того или иного источника не к условной теме, а к вполне определенной области научного знания или системе учебных дисциплин (история, экономика и т.д.). В свою очередь, каждая область или система разделяется на рубрики, подрубрики и т.д. Генеральный систематический каталог предоставляет оптимальные возможности для поиска, сбора, анализа и систематизации требуемых источников.

Специальный каталог – перечень библиотечных источников определенного типа. Примером специального каталога может послужить каталог статей, опубликованных в периодических изданиях, состоящих на хранении и учете в данной библиотеке, или каталог новых поступлений.

Научно-справочный аппарат книги. Важную роль в процессе поиска, сбора, анализа и систематизации основных и вспомогательных источников информации играет и научно-справочный аппарат книги. К научно-справочному аппарату книги (от лат. apparatus – «приспособление») принято относить различные дополнительные материалы в составе издания, информирующие читателей об особенностях его содержания, состава, структуры, функциональном предназначении источника.

Элементы научно-справочного аппарата книги подразделяются на информационные, пояснительные, поисковые и вспомогательные. Информационные элементы научно-справочного аппарата книги служат для того, чтобы помочь читателю составить предварительное мнение об источнике и его особенностях. К ним относятся:

- сведения о названии источника;

- сведения об авторе (авторах) источника;

- сведения о функциональном назначении источника;

- сведения об издателях;

- краткая характеристика издания;

- выходные данные издания.

Информационные элементы научно-справочного аппарата книги обычно располагаются на титульном листе и его обороте, а в ряде случаев – и в конце источника. Перечисленные сведения помогают читателю составить предварительное мнение об источнике, и о том, насколько он соответствует его требованиям.

Пояснительные элементы научно-справочного аппарата книги определенным образом дополняют и разъясняют авторский (основной) текст источника. К ним относятся предисловие и послесловие. Располагаются они до и после основного текста источника. С их помощью читатель получает дополнительную характеристику содержания источника, в том числе о причинах и условиях написания.

Поисковые элементы научно-справочного аппарата упрощают отбор необходимой читателю информации. К ним относятся содержание (оглавление) и указатели (в том числе предметные, алфавитные, указатели имен, географических названий, псевдонимов, иллюстраций и т.п.). Используя поисковые элементы, читатель имеет возможность быстро разыскать детальную информацию, содержащуюся в источнике (например, относящуюся к определенному году, персоналии и т.п.).

В ряде случаев научно-справочный аппарат книги включает в себя вспомогательные элементы. Они дают возможность без задержки получить дополнительные, иногда достаточно специфические сведения об исходном источнике информации и его содержании. К таким элементам относятся и комментарии.

Комментарий (от лат. commentanum – заметка, толкование) представляет собой разновидность примечания, несущего в себе дополнительную информацию об отдельных сведениях и фактах, излагаемых в содержании. Автор прибегает к комментариям в тех случаях, когда считает необходимым сообщить читателям информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст, не совпадающую по своему существу со сведениями, изложенными в других источниках, но в то же время являющуюся существенной для понимания отдельных моментов, излагаемых в книге. Комментарии располагаются в конце книги и обычно выносятся в самостоятельный подраздел. Различают историко-литературные, текстологические, реальные и лингвистические комментарии.

Историко-литературный комментарий содержит дополнительные сведения о времени написания источника, его происхождении, направленности, значимости.

Текстологический комментарий информирует читателя об изменениях в тексте, а также источнике, на котором основана публикация.

Реальный комментарий содержит фактологические и биографические справки.

Лингвистический комментарий содержит перевод иностранных слов, а также толкование устаревших и редко употребляемых слов и выражений.

Заметим, что не все книги снабжаются полным научно-справочным аппаратом (поскольку в ряде случаев этого и не требуется), поэтому часто элементы научно-справочного аппарата выполняют одновременно несколько функций. Тем не менее, важно уметь эффективно использовать их возможности в научно-исследовательской работе.