Средства автоматизации управления проектами

Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние сроки начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже такие системы были дополнены функциями ресурсного и стоимостного планирования, а также средствами контроля за ходом выполнения работ. К настоящему времени количество таких продуктов измеряется десятками, а то и сотнями.

Имеющиеся на рынке программного обеспечения продукты различаются набором предоставляемых функций, уровнем поддержки пользователя, надежностью и, соответственно, стоимостью. По набору реализуемых функций средства сетевого планирования и управления разделяют на две группы: профессиональные и настольные. Профессиональные системы реализуют более сложные алгоритмы планирования и анализа проектов, и для их освоения требуются более глубокие знания в области менеджмента.

К базовому набору функций, реализованному на сегодняшний день практически во всех системах, можно отнести следующие:

- описание логической структуры проекта с указанием иерархии работ;

- расчет критического пути, а также вычисление резервов времени для некритических работ;

- возможность указания произвольного типа связи между работами, в отличие от «классического» варианта метода PERT-CPM, в котором предусмотрен только один тип связи – «конец–начало»;

- возможность указания для каждой некритической работы способа ее планирования («как можно раньше», «как можно позже», «фиксированная дата начала», «фиксированная дата окончания»);

- поддержка расписания из неограниченного количества работ с учетом их приоритетов;

- возможность выбора минимальной единицы измерения длительности работ и проекта в целом (в минутах, в часах, днях, и т. д.);

- работа с календарем (указание рабочего и нерабочего времени, выходных и праздничных дней) с возможностью индивидуальной настройки календаря для каждого ресурса;

- назначение ресурсов работам с указанием типа ресурса (возобновляемый или невозобновляемый);

- выявление конфликтующих и перегруженных ресурсов, возможность их «выравнивания» (устранения перегруженности);

- фиксация исходного (базового) плана проекта и регистрация фактического текущего состояния работ и проекта в целом;

- применение графических средств представления структуры проекта (как в виде диаграммы Ганта, так и в виде сетевого графика, который в некоторых пакетах называется PERT-диаграммой);

- возможность импорта/экспорта данных по проекту в другие системы управления проектами, а также поддержка стандартов SQL и ODBC;

- возможность создания различных отчетов по проекту, необходимых для планирования и контроля.

Профессиональные системы управления проектами помимо базовой функциональности имеют следующие возможности:

- организации совместной работы проектной группы;

- управления общим пулом ресурсов организации при мультипроектном управлении;

- оценки рисков проекта.

Система управления проектами MS Project является одним из наиболее известных и широко распространенных инструментальных средств управления проектами. В этой системе реализованы современные методы структуризации, планирования времени, ресурсов и стоимости, контроля за выполнением проекта.

MS Project входит в группу приложений MS Office и наряду с системой управления персональной информацией MS Outlook и средством организации работы группы составляет комплекс программ рабочего места менеджера.

MS Project 2003 выпускается в двух версиях – Microsoft Office Project Standard 2003 и Microsoft Office Project Profeccional 2003. Стандартная версия предназначена для автономной работы и содержит все базовые функции управления проектами. Microsoft Office Project Profeccional 2003 предоставляет те же возможности, что и Microsoft Office Project Standard 2003, а также:

- возможность совместной работы через веб-интерфейс;

- глобальные шаблоны, корпоративные поля и другие элементы, обеспечивающие стандартизацию и настройку в соответствии с нуждами организации;

- использование ресурсов из общего пула организации; обзор всех проектов на уровне организации.

Компонентами Microsoft Office Project Profeccional 2003 являются:

– Project Profeccional, представляющий среду для создания проектной информации, обрабатываемой через сервер Project Server.

– Project Server – отдельный программный продукт, обеспечивающий обработку информации, содержащейся в базе данных проекта, и взаимодействие с Project Web Access.

– Project Web Access представляет собой веб-узел, предназначенный для работы с сервером Project Server и отображения проектных данных.

Дальнейшее изложение относится к описанию функций и работы в системе Microsoft Office Project Standard 2003.

MS Project позволяет разрабатывать детальный сетевой график проекта, назначать ресурсы отдельным этапам проекта и получать сводные данные о загрузке ресурсов и стоимости проекта, определять критические для проекта этапы. Однако только планированием возможности MS Project не ограничиваются. Он дает менеджеру в руки мощный инструмент управления проектом в ходе его реализации. По мере ввода фактических данных можно на основании отчетов типа «План – факт» своевременно выявлять узкие места и производить перепланирование работ и ресурсов.

С помощью MS Project можно планировать бюджет проекта и получать отчеты по движению денежных средств в разбивке по задачам и видам издержек.

MS Project позволяет вести многоуровневое планирование, когда на верхнем уровне создается укрупненный план деятельности, а на следующих уровнях происходит его необходимая детализация. Проекты нижнего уровня могут быть связаны или консолидированы в проект верхнего уровня, что позволяет независимо разрабатывать большой проект как группу подпроектов.

Определим теперь основные понятия, используемые в системе MS Project.

Проект состоит из серии взаимосвязанных задач, составляющих основу плана работ. Проект должен иметь четкие цели и временные границы. Руководство проектом состоит в обеспечении выполнения проекта в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием.

Задача должна представлять собой определенную часть работ по проекту с ясной постановкой и конкретными сроками. Задача должна быть достаточно короткой, чтобы иметь возможность регулярно отслеживать ее исполнение и идентифицировать проблемы на ранних этапах. Рекомендуемая длительность – от 1 дня до двух недель. Каждая задача должна приводить к определенному измеряемому или поддающемуся оценке результату, так чтобы всегда можно было оценить % ее выполнения. Отдельные задачи могут быть разбиты на подзадачи с целью более гибкого планирования времени и ресурсов. Однако структурирование задач не должно приводить к чрезмерной детализации плана.

При составлении плана проекта рекомендуется вводить задачи-вехи, представляющие собой контрольные точки проекта. Вехами обычно отмечают начало или конец крупной фазы проекта и внешние события, такие как заключение договора, сдача документации заказчику и т. п. В MS Project задачи-вехи имеют нулевую длительность.

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Ресурсы разделяются на людские (исполнители работ по задаче) и материальные. К материальным ресурсам относятся оборудование, сырье и материалы, используемые при выполнении задачи. Ресурсы имеют определенную стоимость и назначаются задачам с указанием их доли использования в задаче. Эффективное и гибкое управление проектом возможно только через ресурсы. Включение ресурсов в проект позволяет детально планировать бюджет, отслеживать загруженность каждого сотрудника в проекте, повышает ответственность исполнителей.

В MS Project важным понятием являются трудозатраты, которое измеряется как совокупность трудозатрат по задаче и измеряется в единицах времени.

Для определения объема работ по задаче используется соотношение

Трудозатраты = Длительность × Объем ресурсов

При вводе длительности и единиц использованных ресурсов определяется общий объем работ в минутах.

Каждой задаче присваивается определенный тип задачи: фиксированная длительность, фиксированный объем ресурсов или фиксированный объем работ. Выбор типа задачи влияет на дальнейшее переназначение ресурсов. При изменении, например, количества ресурсов для задачи с фиксированным объемом работ соответственно автоматически изменяется ее длительность. Кроме того, в системе по умолчанию предполагается, что задачи всех типов являются задачами с постоянным объемом работ. Это означает, например, что для задачи с фиксированной длительностью и постоянным объемом работ невозможно после первого назначения ресурсов в дальнейшем добавлять новые.

При разработке календарного плана проекта (сетевого графика) отдельные задачи должны быть связаны между собой логическими временными связями. Связи между задачами позволяют системе автоматически рассчитывать время выполнения крупных задач на основании данных по подзадачам и определять временные сроки проекта в целом на любом этапе планирования.

Резерв времени задачи – то время, на которое задача может быть задержана без сдвига даты окончания проекта. Критические задачи – это те задачи, от выполнения которых непосредственно зависит длительность проекта. Критическая задача имеет нулевой резерв времени. Критический путь представляет собой цепочку связанных между собой задач с самой поздней датой окончания работ.

После анализа, уточнения и корректировки плана его следует сохранить как Базовый план. Это необходимо сделать для дальнейшего управления проектом, так как именно с базовым планом будут сопоставляться фактические данные о ходе реализации проекта.