Теоретичний матеріал до теми

Розглядаючи процес управління на перспективу, можна визначити, що будь-яка організація планує свою діяльність на майбутнє і прагне досягти певного ідеального стану Цей ідеальний стан може бути представлений комплексом параметрів, що з більшим чи меншим ступенем імовірності описують майбутній стан системи. Ці параметри, що можуть бути кінцевими чи проміжними, і є цілями функціонування організації. Таким чином цілі управління – це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, який планується досягти спільною працею колективу всієї організації.

Першим етапом процесу розробки цілей організації є визначення її основної, загальної цілі діяльності. Така чітко виражена причина існування організації називається її місією.

Досить часто керівники організації її місію вбачають в отриманні прибутку. Однак прибуток, хоча і є суттєвою метою організації, все ж таки загальною її метою бути не може. Прибуток – це внутрішня проблема організації, і щоб його мати організація повинна систематично стежити за станом і змінами середовища, в якому вона функціонує. Саме для існування в навколишньому середовищі керівництво організації розробляє загальну мету (місію) організації. Науково обгрунтоване визначення мети і цілей має виняткове значення для створення корпоративного духу організації, дозволяє застосувати різні механізми мотивації її працівників. Цілі є вихідною точкою планування діяльності організації.

Усвідомлене формулювання цілей досягається на основі всебічного аналізу процесів, що відбуваються в навколишньому середовищі, і прогнозу майбутнього стану організації. При формулюванні місії організації необхідно розглянути на ряд питань, а саме:

· які товари чи послуги виробляє (надає) або буде виробляти ваша організація?

· хто буде основними споживачами товарів чи послуг і яка саме продукція їм потрібна?

· чому споживачі купують або будуть купувати вашу продукцію?

· на яких ринках (сегментах ринку) буде працювати ваша організація?

· в чому полягає специфіка ваших товарів чи послуг з точки зору задоволення потреб споживачів?

· які є або будуть ваші конкурентні переваги?

Сформульована місія організації повинна складатися із таких елементів:

· призначення організації з точки зору її конкретного виду діяльності в умовах конкретного сегменту ринку;

· представлення у будь-якій формі основних напрямків, орієнтирів до яких прямує організація;

· переваги організації, що виділяють її серед конкурентів.

Як ми вже визначали, цілі – це конкретні стани окремих характеристик організації. Зазвичай в організації цілі встановлюються в розрізі діяльності її основних функціональних підсистем.

В процесі визначення цілей відбувається їх класифікації за певними критеріями. Класифікація цілей за різними ознаками дозволяє конкретизувати задачу формулювання цілей та використовувати відповідні механізми і методи, які розроблені для різних класів цілей.

Наведемо класифікацію цілей за деякими критеріями:

· за змістом – економічні, організаційні, наукові, соціальні, технічні, політичні;

· за періодом встановлення – довгострокові, поточні, оперативні;

· за структурою – маркетингові, виробничі, іноваційні, кадрові, фінансові, адміністративні;

· за середовищем – внутрішні, зовнішні;

· за пріоритетністю – найбільш пріоритетні, пріоритетні, інші;

· за вимірюваністю – кількісні, разові;

· за ієрархією – організації, підрозділи.

Правильно сформульовані цілі повинні бути:

· Конкретними, кількісно визначеними, вимірними.

· Зорієнтованими у часі, тобто вказувати не тільки на те, чого організація хоче досягти, але і коли вона хоче це зробити.

· Реалістичними, досяжними.

· Не суперечливими, погодженими, взаємозв'язаними.

· Сформульованими письмово.

Для побудови цільової моделі організації можна використовувати такий інструментарій, як побудова графу, що має вид дерева. Він має назву – «дерево цілей».

«Дерево цілей» будується шляхом упорядкування цілей. У процесі їх визначення виконується класифікація і градація цілей за певними критеріями, формується ієрархія цілей, яка завершується постановкою задач. Задачі – це роботи, які можуть бути виконані визначеним способом і у раніше встановлені строки.

У процесі ієрархічного розгортання цілей на вершині піраміди записується сформульована генеральна мета (ціль) організації, а потім – підцілі першого порядку, реалізація яких має забезпечити досягнення генеральної мети. Засоби, що послуговують для реалізації підцілей першого порядку, уявляють собою підцілі другого порядку. Засобами для їх реалізації є підцілі третього порядку і т д. Завершується дерево цілей задачами.

Оскільки матеріальні, фінансові, трудові та інші ресурси організації завжди обмежені, то при формулюванні та оцінці цілей їх можна умовно поділити на такі, що обов'язково можуть бути досягнуті, і альтернативні, які бажано досягти, але за наявних ресурсів досягти їх неможливо. Тобто, доводиться надавати перевагу одній меті перед іншою. Тут може допомогти встановлення експертним шляхом рангу переваг для різних цілей.

Одна мета або сукупність цілей з найвищим пріоритетом порівнюється і узгоджується з цілями інших підсистем як по вертикалі, так і по горизонталі. Цим самим виявляють, наскільки дана мета відповідає досягненню мети вищого порядку (вертикально) і співпадає з цілями підсистем такого ж рівня (горизонтально), з якими вона перебуває у складних функціональних і структурних зв'язках. Не повинно бути стану, коли досягнення однієї мети створює значні перешкоди для іншої. Отже, при визначенні цілей з'ясовують їх пріоритет, ієрархію та взаємний зв'язок або суперечність.

На рис. 1 наведено схему «дерева цілей», де генеральною метою є збільшення прибутку організації на якусь конкретну величину. Можливі ключові цілі (перший рівень декомпозиції), які наведені по функціональних підсистемах.

Маркетинг – 1. Збільшити кількість продаж (визначеного виду товарів чи послуг) на встановлену величину відсотків.

Виробництво – 2. Досягти найвищого рівня продуктивності праці при виробництві всіх або деяких видів продукції.

Науково-дослідні розробки (НДР) – 3. Завоювати лідерські позиції по випуску нових видів товарів або послуг, витрачаючи на дослідження і розробку певний відсоток доходів.

Фінанси – 4. Зберегти і підтримати на певному рівні всі види фінансових ресурсів

Персонал – 5. Забезпечити умови, які необхідні для розвитку творчого потенціалу працівників і підвищити рівень задоволення від праці.

Менеджмент – 6. Визначити критичні області управлінського впливу і пріоритетні задачі, які забезпечують отримання запланованих результатів.

Декомпозиція головної цілі виконується з урахуванням таких правил:

• генеральна ціль, яка знаходиться у вершині графи повинна мати опис кінцевого результату;

• при декомпозиції генеральної (загальної) цілі в ієрархічну структуру виходять з того, що реалізація підцілей кожного наступного рівня є необхідною і достатньою умовою досягнення цілі попереднього рівня;

• підцілі кожного рівня повинні бути незалежними одна від одної і такими, що не виводяться одна з одної;

• фундамент дерева цілей повинні складати задачі, які представляють формулювання робіт, що можуть бути виконані визначеним способом і в визначені строки.