Практична робота №7

Циклічність процесів управління

Мета – набуття практичних навичків з аналізу та синтезу явищ, що протікають в організації, розкриття змісту циклів процесу управління

1.1 Вирішувані питання

Ознайомитися з теоретичними відомостями.

Виконати практичне завдання.

Презентувати роботу мікро-груп перед аудиторією.

Оформити звіт мікро-групи.

Відповісти на контрольні запитання.

Захистити роботу індивідуально.

1.2 Короткі теоретичні відомості

Процес управління соціально-економічними об′єктами, що здійснюється апаратом управління, має циклічний безперервний характер і протікає в часі та просторі. За своїми часовими параметрами він може вимірюватися тривалістю від декількох хвилин до кількох місяців. Просторові характеристики процесу управління можуть простиратися від груп, бригад виконавців до підприємства в цілому. Таким чином, цикл управління характеризується двома видами вимірів: часом циклу і просторовими рамками циклу.

Управлінська діяльність передбачає реалізацію послідовного ряду процедур, що починаються із визначення цілі, а завершуються виконанням задач, детермінованих цими цілями. Тривалість процесів управління (циклів управління) складається з часу:

на збір, передачу й обробку інформації,

вироблення і прийняття рішень;

організацію виконання рішень.

Фактор часу в управлінні соціально-економічними системами відіграє важливу роль. Тому, необхідно скорочувати час на виконання окремих операцій, спрощувати організаційні і документальні процедури, використовувати технічні засоби для виконання ряду управлінських операцій.

Управління розглядається як змінюючі один одного управлінські цикли, кожен із яких включає певні робочі операції. Управлінський цикл – це своєрідне системне утворення, що складається із певних повторюваних частин – елементів в кожному циклі. Оскільки кожний управлінський цикл має часовий проміжок, то його елементи можуть бути у вигляді етапів, стадій, процедур та операції процесу управління. Один елемент переходить в інший, попередній є основою для реалізації та здійснення наступного. Циклічний характер управління полягає також у тому, що процес управління – є і процесом колооберту циркулюючої інформації.

Управлінський цикл це − повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління.

В теорії управлінння існують різні точки зору щодо визначення елементів процесу управління. Так, болгарський вчений М. Марков управління визначає наступною формулою:

У = М – ПС – УР – СВ,

де У – управління, М – мета; ПС – проблемна ситуація; УР – управлінське рішення; СВ – спосіб вирішення. Оптимізація мети потребує розробки та затвердження відповідних процедур та операцій. Зміст технології управління представлений у табл. 1.1.

Таблиця 1.1 – Зміст технології управління

Зміст технологічних елементів ПС – УР	Зміст технологічних елементів УР – СВ
діагноз; прогноз; обмежувальні умови; поле можливих рішень; вибір оптимального варіанта дії	програмування або підготовка сценарію дії; поопераційний розподіл обов'язків між органами і особами, які їх виконуватимуть; роз'яснення сенсу та змісту прийнятого рішення; безпосередня організація практичної дії; оцінка здобутих результатів; попередній, поточний та кінцевий контроль отримного результату

Технологія абстрагується від змісту процесу та від конкретних дій, необхідних для його розвитку. Зміст технологізації полягає у визначенні найбільш доцільного способу розподілу порядку процедур, що забезпечують хід даного процесу або класу процесів.

Ця особливість технології дозволяє її однаково застосовуваною для управління різними за змістом процесами. Так, наприклад, незалежно від того, в якій сфері розв'язується проблема – в матеріальному виробництві, сфері культури або боротьбі зі злочинністю, – вона обов'язково має пройти певні технологічні фази, де будуть використані операції і процедури, притаманні процесові:

визначення мети,

аналіз проблемних ситуацій,

обробку та аналіз інформації,

обговорення можливих варіантів та зіставлення їх за вибраними критеріями,

вибір рішення та підготовка до виконання вибраного рішення.

М. Марков розглядає управлінський процес як сукупність п'яти стадій (рис.1.1).

Рисунок 1.1 − Стадії управлінського циклу

* Марков М. Технология и эффективность социального управлення. – М.: Прогресс, 1982. – С. 53.

При розробці управлінських циклів доцільно вкористовувати метод моделювання на основі програмно-цільового і комплексного підходу, який:

1) відображає реальний управлінський процес і, разом з тим, є засобом його подальшого вивчення і освоєння, привнесення нововведень. Відокремлені тут стадії відповідають процедурам, що реально здійснюються суб'єктами управління при ухваленні рішень та їх виконанні.

2) інтегрує найбільш важливі досягнення теорії управління. Акцентування домінуючого значення мети модифікує всі наступні стадії і процедури, дозволяє використовувати інноваційний потенціал для ухвалення оптимальних рішень.

3) надає можливість замкнути цикл управління, що забезпечує логічний перехід від ретроспективної стадії одного циклу до цільової стадії іншого циклу та узгодженість і послідовність управління. Точно визначені етапи (стадії) управлінського циклу і їх зміст закладають підгрунття для проектування технології управління.

Поняття "Стадія управлінського циклу" включає відносно відособлену частину процесу вирішення управлінських завдань, в рамках якої здійснюються певні процедури, тобто, обов'язковий порядок послідовних дій. Окрема дія, що розглядається в її внутрішньому зв'язку з рештою елементів процедури, може бути охарактеризована як операція.

1 стадія – Цільова включає наступні процедури і операції:

виявлення головної, пріоритетної проблеми,

усвідомлення необхідності її рішення,

формулювання мети.

Виявлення проблеми, яку необхідно вирішити, є пізнавальним процесом. Особливо важливе значення тут має оволодіння суб'єктом управління усім арсеналом методів наукового пізнання: спостереження, порівняння, експеримент, абстрагування, системний аналіз, синтез, "мозковий штурм", моделювання, прогнозування, проектування, інноваційні ділові ігри і ін. Свідоме і цілеспрямоване використання всього комплексу пізнавального інструментарію сучасної науки дає можливість суб'єктові управління зробити правильні висновки. Специфіка цих висновків в області управління полягає у визначенні головної проблеми, вирішення якої диктується необхідністю інноваційного прориву.

Одна з найважливіших умов ефективності управління – своєчасність виявлення і усвідомлення проблем, які потребують вирішення. Найбільш частою помилкою менеджера є несвоєчасність ухвалення рішення. Аналіз залежності між тривалістю циклу і ефектом управління показує, що чим менше цикл, тим ефективніше рішення.

Ухваленню управлінського рішення передують певні зміни як об'єкта, так і суб'єкта управління. В соціально-економічній діяльності невпинно виникають нові явища і процеси. Правильне формулювання завдань управління потребує:

зібрати інформацію про соціальні, соціально-економічні, політичні, організаційно-технічні та інші процеси, які можуть привести до виникнення певних проблем;

підготувати інформацію, яка відображає взаємозв'язок між цими процесами і причинно-наслідковими залежностями, а також дає можливість зробити необхідні висновки і умозаключення;

проаналізувати назрілі, але ще не вирішені проблеми;

сформулювати проблему, порівнюючи зміст ухвалених рішень з досягнутими результатами.

Цільова фаза управлінського циклу включає також наступні види діяльності:

оцінка актуальності проблеми;

аналіз наявної і бажаної структури суб'єкта і об'єкту управління;

початковий опис ситуації, що виникла.

Найважливішою процедурою на цій стадії управлінського циклу є визначення мети, побудова "дерева цілей". У зв'язку з цим зростає знання теорії і технології цільового управління.

У типових ситуаціях суб'єкт управління формулює своє рішення на основі досвіду і встановлених правил в організації. У таких випадках достатньо інтуіції і досвіду, щоб адекватно відреагувати на проблему.

Інший підхід потрібний, коли необхідно ухвалювати стратегічні рішення в умовах високого ступеня невизначеності. В цьому випадку завдання суб'єкта управління полягають у тому, щоб подолати цю невизначеність, забезпечити ухвалення максимально обгрунтованого рішення. Найбільш істотна частина цього завдання – збір і обробка необхідної інформації. Рішення задачі відбувається на другій стадії управлінського циклу, яка може бути названа дескриптивною (описовою).

Ефективність рішення, що виробляється, визначається не тільки кількістю, але і якістю інформації. Саме інформаційно-аналітичні служби покликані заздалегідь виявити цінність наявної інформації, її глибину і змістовність, ступінь віддзеркалення реальних процесів, для прийняття рішення. Забезпечення достатньою за об'ємом і якістю інформацією оберігає суб'єкти управління від істотних помилок.

Вироблення науково обгрунтованих рішень припускає всебічний аналіз об'єктів управління. Знання тільки окремих фактів недостатньо для виконання цієї вимоги. Тому переробка інформації включає не просто збір даних, але і грамотне використання аналітичних моделей: структурних, динамічних, типологічних, факторних, соціально-технологічних та соціально-економічних. Це обумовлює необхідність системного підходу при підготовці і ухваленні управлінських рішень.

Освоєння інформації, необхідної в різних ситуаціях за сучасних вимог управління, повинне відбуватися не емпірично або інтуїтивно, а на основі відповідних норм. Тому необхідно нормувати інформацію, що потрібна на різних рівнях системи управління.

Важливим питанням на сучасному етапі є розвиток і вдосконалення уміння керівних кадрів користуватися наявною інформацією і вміння трансформувати її в ефективні управлінські рішення. Це припускає систематичне навчання кадрів методам і формам аналізу інформації, фільтрації, виокремлення з неї тих компонентів, які сприяли б підвищенню наукового рівня управлінських рішень.

2 стадія управлінського циклу – дескриптивна. В ній здійснюється опис реальної ситуації. Суб'єкт управління не реєструє механічно всі сигнали, що йдуть з навколишнього середовища, а проводить селекцію, відбір відповідно до поставлених перед системою цілей.

3 стадія управлінського циклу – прескриптивна. Вона охоплює всі види діяльності, пов'язані з трансформацією інформації. Головне на цій стадії − вироблення і ухвалення управлінських рішень.

Поняття "Управлінське рішення" має два основні значення. По-перше, ним позначається майбутня дія, а, по-друге, вибір однієї із найкращих імовірних альтернатив дії в проблемній ситуації.

Управлінське рішення, визначається як соціальний акт, підготовлений на основі варіативного аналізу і оцінки, прийнятий в установленому порядку. Управлінське рішення має директивне загальнообов'язкове значення, містить постановку цілей і обгрунтування засобів їх здійснення, організує практичну діяльність суб'єктів і об'єктів управління.

Основнми причинами неефективних рішень є:

недостатньо точно і повно розкрито об'єктивні умови протікання процесу управління;

брак достовірної і своєчасної інформації, кваліфікації персоналу та відсутність глибокого наукового аналізу;

невдалий вибір самої проблеми управління, що зумовлює неефективність рішення;

наявність необгрунтованих гіпотез та постановка нереальних цілей;

недостатньо визначені сфери правового регулювання.

Разом з гносеологічними існують і соціально-психологічні причини ухвалення неправильних рішень. Нерідко не враховується те, що в умовах ринкової економіки суспільні, державні, корпоративні, групові, особисті та приватні інтереси часто не співпадають.

4 стадія управлінського циклу – реалізаційна. На цій стадії відбувається оргаізація процесу управління. Визначення дієвих шляхів реалізації мети є складною конструктивною і логічною діяльністю, яка включає:

вибір оптимального варіанту дії, згідно даним критеріям;

найбільш ефективний розподіл засобів, ресурсів і сил;

програмування конкретного ходу процесу, який переводить керований об'єкт з одного стану в інше;

розподіл відповідальності між виконавцями і таке інше.

5 стадія управлінського циклу – ретроспективна,основний зміст якої полягає в узагальненні та аналізі результатів виконання управлінського рішення. Оцінка реалізації даного рішення дозволяє встановити дійсну ситуацію на управляємих об'єктах, виявити нові проблеми та започаткувати новий цикл.

Для реалізації ретроспективної стадії управлінського циклу необхідна розробка системи науково обгрунтованих критеріїв оцінки отриманих результатів. На цій стадії повинно здійснюватися:

порівняння запланованих результатів з фактично досягнутими;

оцінка доцільності рішення;

обгрунтування необхідності нових або додаткових рішень.

Для такої оцінки доцільно застосувати наступну технологію, яка включає:

1) аналіз результату діяльності системи і повторна оцінка обгрунтованості цілей (завдань), що стоять перед нею в даний період. Якщо між ними буде певна невідповідність, то це потребує внесення певних коректив до критеріїв оцінки.

2) аналіз взаємозв'язків між системою, що оцінюється і інших підсистем на різних рівнях управління та фіксується вплив, який вони спричинюють на кінцевий результат.

3) аналіз дій суб′єкта управління.

Важливою методологічною вимогою оцінки управлінської діяльності є єдність кількісних і якісних критеріїв. Кожен з цих критеріїв має конкретний зміст, що динамічно змінюється, в залежності від етапу розвитку соціально-економічного об′єкту, від цілей, які ставляться, від досягнень науки і техніки, від характеру і значення відповідного процесу або явища.

Сучасна концепція щодо змісту циклів управління включає їх алгоритмизацію, тобто точну розробку технології управлінського процесу. Сучасні досягнення науки дають можливість деталізувати алгоритм управління, визначивши місце різних процедур і операцій в управлінні.

Необхідність розробки алгоритму управління соціально-економічними системами визначається недостатністю одних тільки нормативних документів, що регламентують механізм суб'єктивного управління системи.

Алгоритм − розпорядження, що визначає зміст і послідовність операцій, які приводять вхідні дані до визначеного результату. Алгоритм управління дозволяє суб′єкту управління обрати найбільш короткий і результативний шлях вирішення певних завдань; інтегрує в управлінському процесі найбільш важливі і перспективні методи аналізу і управління; створює можливість за допомогою формалізації певних процедур раціонально використовувати електронно-обчислювальну техніку, інформаційні мережі в управлінні.

Принципи розробки та впровадження управлінськиї технологій

Проектування та впровадження управлінських технологій базується на таких класичних принципах як: спеціалізація, пропорційність, безперервність, паралельність, ритмічність, а також тих, що детермінуються часом:

технологічної єдності управлінського процесу, згідно з яким технологія має являти єдину систему та мати оптимальні зв'язки з іншими технологіями на усіх рівнях управління;

єдності техніки і технології, який потребує розробляти сучасні технології на основі електронно-обчислювальної техніки;

єдності технології і організації, цільове призначення якого – показати органічну спорідненість можливостей технології з організаційним фактором, особливо із сучасною електронно-обчислювальною технікою.

єдності функцій, організаційних структур та технологій.

оптимальної регламентації нормативно-правовової, соціальної та економічної дій суб'єкта управління.

Трициклічний поділ технології управління

Згідно цього підходу діяльність суб′єкта управління за своєю технологією поділяється на три основних цикли, у рамках яких виконуються різні операції і процедури (рис.1.2):

1) інформаційний – І (пошук, збір, передача, обробка, збереження науково-технічної, економічної, облікової й іншої інформації. Цим займаються переважно технічні виконавці і фахівці);

2) логіко-розумовий – вироблення і прийняття управлінських рішень – Р (дослідження, науково-технічні й інші розробки, техніко-економічні розрахунки, прогнози, вироблення рішень по економічним, організаційним, соціальним і іншим питанням. Тут зайняті в основному фахівці і керівники підприємств і організацій);

3) організаційний – організаційний вплив на об'єкт управління для реалізації рішення – О (підбор і розміщення кадрів, інструктаж, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація трудових процесів персоналу, диспетчеризація, координація, контроль виконання і т.п. Тут зайняті переважно лінійні керівники).

а а₁

б б₁

в в₁

Рисунок 1.2 – Принципова технологічна схема процесу управління організацією

а-а₁ – зовнішні (висхідні і спадні) інформаційні потоки; б-б₁ – внутрішні інформаційні потоки (об’єкт – суб’єкт управління); в-в₁ –організаційний вплив суб’єкта на об’єкт управління

На вході циклу І приймається три види інформації: 1) зовнішня (а); 2) внутрішня, від об'єкта управління (б); 3) вхідна через цикл О (в) (в ході організаційного впливу на об'єкт управління формується безліч потоків інформації між окремими ланками керуючої системи).

На виході циклу І (і на вході циклу Р) знаходиться належним чином оброблена інформація, необхідна системі управління для підготовки і прийняття відповідного управлінського рішення.

На виході циклу Р (відповідно на вході циклу О) приймаються усні або письмові рішення, розпорядження, накази, вказівки й інша директивна інформація.

На виході циклу О здійснюються функції організації виробництва, які виконують керівники за допомогою відповідної системи методів управління.

Технологія роботи організатора виробництва має однаковий циклічний характер незалежно від рівня керуючої системи (рис.3). На будь-якому рівні управління виконуються усі три цикли процедур. Вони сполучаються один з одним (по рівням) через цикли О-І, тобто на рівні керівництва підприємством. В числі організаційних операцій здійснюються постановка задач, передача директивної інформації і вказівок керівникам нижчого рівня, які, у свою чергу, прийнявши й обробивши директивну, планову й іншу інформацію, приймають рішення, організують їхнє виконання і здійснюють той же процес по відношенню до наступного рівня тощо.

Апарат управління

Цех (відділ)

Виробнича

дільниця

(сектор)

Рисунок 1.3 – Система взаємодії циклів управління виробництвом на різних рівнях управляємої системи

Розходження у виконанні операцій і процедур виявляється лише на етапі поділу праці. Наприклад, керівник низового рівня управління сам виконує всі три цикли процедур; у начальника великого підрозділу велику частку у витратах робочого часу займають процедури Р та О (інформаційні процедури виконуються переважно службовцями і фахівцями цього підрозділу); директор і його заступники для виконання інформаційних процедур також мають спеціальний функціональний апарат (відділи і служби). Питома вага різних видів робіт у загальних трудових витратах по зазначеним вище технологічним циклам розподіляється приблизно так, як показано в табл. 1.2

Таблиця 1.2 – Орієнтовні витрати робочого часу на виконання різних видів управлінських робіт

Види операцій, процедур	Витрати робочого часу, % до загальних витрат
Керівники	Спеціалісти	Технічні виконавці
Інформаційні Логіко-розумові (підготовка і прийняття управлінських рішень Організаційні			-
Всього

Як видно з табл. 1.2, керівник витрачає свій робочий час на всі три основні цикли управлінських робіт. Співвідношення цих витрат різе і залежить в основному від посадового положення. Наприклад, у начальника відділу, майстра, начальника ділянки в бюджеті робочого часу до 60 % займає організаторська робота, а у директора підприємства до 60 % робочого часу займають процедури прийняття рішень).

Професійний менеджер має володіти технологією роботи з усною і документальною інформацією, з підготовки і прийняття управлінських рішень і організаторської роботи (організаційною технологією).

1.3 Перелік завдань

1. Дайте відповідь на контрольні запитання:

Який процес управління є циклічним?

Що є циклом? Дайте визначення.

В чому вимірюється циклічність?

З чого складається довжина процесів управління?

Як розподіляється діяльність керівника організації?

Які потоки інформації сприймаються в кожному циклі процесу управління?

Які витрати робочого часу вам відомі для виконання різноманітного виду управлінських робіт?

З яких стадій складається модель управлінського циклу.

Чим відрізняється управлінський цикл від процесу управління, операції?

Що визначається як алгоритм?

2. Виконати завдання за варіантом кожною мікро-групою:

2.1 Виділіть основні цикли процесу управління нижченаведених підрозділів та визначіть імовірні витрати робочого часу працівників даного підрозділу.

2.2 Знайдіть циклічність процесу управління та витрати часу на виконання цих циклів на власному прикладі.