Подходы к совершенствованию организационных структур

5.1. Процесс "организация": понятие, делегирование полномочий, ответственность

Функцию "организация" можно рассматривать в 2 аспектах:

1. поведенческий аспект: организация – некий процесс, динамика.

2. структурный аспект: организация – статическая структура (организационная подсистема, организационная структура предприятия).

Одной из задач процесса организации является создание организационной структуры. В основе создания структуры лежит процесс делегирования задач, который включает в себя делегирование на нижний уровень управления полномочий и ответственности.

Задача – это работа, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период времени. Задачи делегируются, как правило, не конкретным людям, а на должность, рабочее место. Любая задача подразумевает, что работник наделяется полномочиями для ее выполнения и ответственностью за ее реализацию.

Полномочия – ограниченное право на использование ресурсов организации:

1. трудовых;

2. финансовых;

3. материальных;

4. информационных;

5. технических;

6. энергетических;

7. временных.

Каждый работник в организации принимает решения, которые связаны с использованием 3-7ресурсами. Так как каждый ресурс требует затрат на приобретение, то каждый работник косвенно влияет на использование финансовых ресурсов. Полномочия по использованию трудовых ресурсов передается только руководителям любого уровня.

Деятельность любого работника в организации осуществляется в рамках действующих ограничений. Такими ограничениями прав являются:

§ законодательство;

§ учредительные документы;

§ должностные инструкции;

§ традиции, культура организации;

§ стиль лидерства ценности, моральные принципы.

Объем полномочий растет, а объем ограничений снижается от уровня исполнителя к высшему уровню управления.

Ответственность – обязательство работника выполнять делегированные задачи и отвечать за их удовлетворительные результаты перед тем руководителем, который делегировал задачу.

Типы полномочий.

1. Линейные - передаются от начальника к подчиненному, формируя цепь команд, благодаря которым осуществляется координация деятельности персонала, а руководитель имеет возможность принимать единоличные решения. Такими полномочиями в организации обладают линейные руководители. Большая часть этих полномочий реализуется в производственной (операционной) функциональной области.

2. Аппаратные – передаются специалистам различного профиля (функциональным руководителям, специалистам, служащим) и позволяют им выполнять конкретные функции управления во всех других функциональных областях. В рамках аппаратных полномочий выделяют:

Ø Функциональные полномочия – специалисты имеют право разрешать/запрещать определенные действия, в т.ч. линейным руководителям в рамках своей компетенции.

Ø Параллельные – специалисты имеют право отклонять/приостанавливать решения линейного руководителя. Основная цель таких полномочий – установление двойного контроля. (Подписи директора и главного бухгалтера на документах; решения администрации, утверждаемые Думой).

Ø Обязательное согласование – определенные виды решений линейный руководитель должен согласовывать со специалистами.

Ø Рекомендательные – специалисты разрабатывают варианты решений, но линейные руководители не обязаны следовать этим решениям.

Ø Линейные полномочия в аппарате управления - цепочка команд, аналогичная линейным полномочиям в операционной системе.

Типы аппарата управления.

Аппарат управления - специалисты, которым переданы аппаратные полномочия.

В зависимости от характера переданных полномочий, аппарат управления подразделяют на:

q Консультативный – специалисты (штатные и внештатные), консультирующие линейных руководителей по определенным вопросам (временные творческие коллективы, проектные структуры).

q Обслуживающий – персонал, который предоставляет руководителю информацию, необходимую для принятия решений. Большую его часть составляют специалисты.

q Личный – персонал, обязанности которого определяются требованиями руководителя.