Если звоните Вы

До разговора:

- подумать, нужно ли звонить;

- определить цель звонка;

- подготовить бумагу, карандаш, календарь, нужные материалы.

Во время разговора:

- услышав собеседника, поздороваться;

- представиться;

- говорить прямо в трубку;

- произносить слова четко;

- выяснить, с тем ли человеком говорите;

- спросить, есть ли у человека время или лучше перезвонить позже;

- создать положительное настроение;

- не возражать «в лоб» собеседнику;

- внимательно слушать;

- не перебивать;

- подтверждайте присутствие;

- говорить спокойным голосом, не кричать;

- избегать монотонности, меняя интонацию и темп;

- не говорить быстро или медленно, подстройтесь под темп собеседника;

- используйте паузы;

- если собеседник не понял, найдите новые слова;

- в конце разговора уясните, кто и что будет делать дальше.

После разговора:

- запишите, что пообещали сделать;

- проанализируйте, все ли нужное сказано; продумайте, кому передать сообщение.

Если звонят Вам:

- отвечая на приветствия, назовите свое имя, отдел, предприятие;

- если позвонивший не представился, попросите его об этом;

- запишите фамилию;

- если Вы не можете ответить на вопрос, передайте содержание разговора человеку, знающему эту проблему. В этом случае спросите, можно ли позвонить когда все узнаете.

Правила общения по телефону:

- не говорить громко, т.к. это искажает голос;

- говорить в нормальном темпе, четко произнося слова;

- помните, что телефон усугубляет недостатки речи;

- следите за лаконичностью разговора;

- не пытайтесь перекричать;

- отвечайте на звонок после 2-3 звонка;

- заканчивайте разговор, когда оба получили все ответы на вопросы;

- говорите максимально вежливо, чтобы у собеседника возникло ощущение, что он самый важный собеседник.