Сущность и организация управления

Итак, для того, чтобы организация могла добиться своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, т.е. управления. Поэтому управление является существенно важной и неотъемлемой деятельностью для организации. В малых организациях может не быть четкого разграничения, выделения управленческой деятельности, но эти функции все равно будут выполняться.

В крупных организациях определяется круг обязанностей и ответственности для руководителей, т.е. выделяется управленческая деятельность. Эту деятельность Милцберг описывает через 10 ролей, которые на себя принимает руководитель в разные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех категорий:

межличностные роли,

информационные роли,

роли по принятию решений.

Все эти роли взаимосвязаны между собой.

Межличностные роли охватывают различные взаимодействия с людьми (вытекают из статуса руководителя и его полномочий).

Информационные роли руководитель выполняет исходя из того, что для выполнения работы по координации деятельности различных структурных элементов руководитель должен получать информацию об их деятельности и в этом смысле руководитель становится пунктом сосредоточения информации, которую необходимо обрабатывать. Из этого следует необходимость выполнения информационных ролей (работа с информацией) руководителем.

Принятие решений руководителем -это работа по распределению различных ресурсов (временных, трудовых, материальных, финансовых), выделенных для выполнения работ или достижения целей организации. Принятие решений может касаться также выбора, определения путей достижения целей, поставленных перед организацией, поиска возможностей и т.д. Однако, это не достаточно полное описание работы управленческого работника, т.е. в другом аспекте управление можно представить как процесс, заключающийся в реализации определенных функций в определенной последовательности: это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Питер Друкер, ведущий теоретик в области управления и организации, считает, что управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу.

В крупных организациях не все руководители выполняют одну и ту же работу. Одна из форм носит горизонтальный характер: это расстановка руководителей во главе конкретных подразделений. Внутри каждого подразделения могут быть выделены группы или секторы, возглавляемые руководителями более низкого уровня и т.д., т.е. происходит вертикальное развертывание управленческого труда и в результате этого образуются уровни управления.

В организации различают три уровня управления:

· высший уровень управления (уровень высшего звена),

· средний уровень управления (уровень среднего звена),

· низовой уровень управления (уровень низового звена). Рассмотрим характеристики каждого из представленных уровней управления.

Руководители высшего звена – это первые и вторые лица среди управленческого персонала организации. Это самое малочисленное звено. К ним относятся генеральный директор, директор, их заместители, главные специалисты. Это звено специалистов имеет вошедшее сегодня в обиход общее название топ-менеджры.

Руководители среднего звена с одной стороны - непосредственные подчиненные руководителей верхнего уровня управления, а с другой - руководители младших начальников. К ним относятся: заведующий отделом, декан, директор филиала, начальник цеха. Следует отметить значительную многочисленность этой группы руководителей.

Руководители низового звена – это младшие руководители, непосредственно руководящие рабочими или другими неуправленческими работниками (мастер, мастер смены, старший мастер, сержант, заведующий кафедрой).

Итак, мы говорим, что управление необходимо для успешной деятельности организации. Что это значит? Что подразумевается под успехом? Много прибыли? Это не всегда критерий успеха.

Успех – это достижение поставленных целей. Макдоналды продали свое имя и систему Рею Кроку не потому, что они неудачники, а потому, что они достигли того, чего хотели и не желали больше трудиться в поте лица.

Некоторые организации планируют свой роспуск после достижения целей (правительственные комиссии), но, в основном, организации планируют выживание и успех, т.е. существовать как можно дольше – это первейшая задача каждой организации.

Примерами длительного существования организаций в обществе могут быть: католическая церковь, Английская монархия, компания «Форд» и т.д.

Результативность и эффективность деятельности организации. Для того, чтобы организация была успешной на протяжении долгого времени, т.е. могла выжить и достичь своих целей она должна быть как результативной так и эффективной.

Результативность по Друкеру – это то, что делаются правильные и нужные вещи.

Эффективность – то, что эти вещи делаются правильно. Эффективность часто можно определить количественно, в первую очередь производительностью, чем выше производительность, тем выше эффективность.

Менеджеры определяют цели организации в области производительности с учетом влияния внешней среды и внутреннего состояния организации.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что успешная, результативная и эффективная деятельность организации невозможна без управленческой деятельности.

Говоря о разделении управленческой деятельности по горизонтали и вертикали, мы говорим об организационной форме управления.

Но, говоря о содержании управления, мы рассматриваем его как процесс реализации функций, т.е. мы рассматриваем организацию как составную часть управления. (До этого мы рассматривали организацию как, объект управления).

Организация управления – это организация взаимодействий и полномочий или взаимоотношения полномочий. Организация управления реализуется через делегирование полномочий, ответственность.

Делегирование. Передача задач и полномочий лицу, которое берет на себя обязательство и ответственность за их выполнение. Отметим, что полномочия мы здесь трактуем как ограниченное право принятия решений. По своей сути делегирование – это инструмент, при помощи которого руководство распределяет задачи среди сотрудников, если что-то не поручено подчиненному, то руководитель должен выполнить это сам. Делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя. Эффективное делегирование связано с ответственностью и организацией полномочий.

Ответственность – это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное выполнение. Под обязательством понимается, то, что от человека ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность, т.е. это предусматривается в контракте за определенное вознаграждение.

При делегировании полномочий передаются полномочия, задачи, а ответственность остается за тем лицом, которое контролирует выполнение, кто делегировал полномочия. В управлении чаще всего используются организационные полномочия, которые понимаются как ограниченное право использовать ресурсы и направлять усилия людей на выполнение определенных задач. Существенным в процессе делегирования является то, что полномочия, как, правило, делегируются должности, а не личности, хотя в исключительных случаях возможно делегирование полномочий и личности.

Пределы или границы полномочий определяются политикой предприятия, процедурами и должностными инструкциями, которые составляются в письменном виде или могут передаваться устно. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия. Установление четких границ полномочий является очень важным моментом в процессе организации управления и в то же время достаточно сложной задачей, которая сложно поддается формализации, что подтверждает многочисленный практический опыт. Поэтому этому вопросу при разработке в организации различных регламентов, нормативных документов решению этой проблемы необходимо уделять должное внимание.